Word Tips

   ปกติเวลาเราวาดเส้นโดยการลากจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง เส้นที่ได้ก็จะไม่ขนาดไปกับบรรทัดซักที เส้นที่่ได้ก็มักจะเฉียงขึ้นหรือลงเสมอ แต่ผมมีวิธีที่จะทำให้เส้นมันตรงแนวกับบรรทัดไม่เฉียงไปมาเหมือนแต่ก่อน ด้วยการกดปุ่ม Shift ค้าง 1.คลิ้กที่เมนู Insert 2.แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Shapes 3.คลิ้กเลือก Line 4.จากนั้นลองสร้างเส้นโดยไม่กด Shift ค้าง เส้นที่ได้จะเบี้ยวไม่ตรงแนว 5.แต่ถ้าวาดด้วยการกด Shift ค้าง เส้นจะถูกบังคับให้วาดตรงกับแนวบรรทัดอย่างสวยงาม ----- ถือเป็นเทคนิคเล็กๆ ที่ช่วยให้การวาดเส้นได้ตรงและทำให้เอกสารออกมาสวยงาม  ส่วนการที่จะแก้เส้นที่เบี้ยวไปแล้วให้ตรงด้วยการกด Shif นั้นดูจะไม่ได้ผลนะครับ เพราะเส้นที่วาดแล้วเมื่อกด Shift ค้าง...

 จากประสบการณ์ของคนที่ใช้ MS Office ทั้งเพื่อนที่เรียนด้วยกัน เพื่อนร่วมงาน คนรู้จัก หรือแม้แต่คนในครอบครัว มีสิ่งหนึ่งที่ผมสังเกตเห็นคือ ชอบทำเรื่องยากๆ ให้เป็นเรื่องง่ายๆ ทั้งที่ MS Office มีนิยามที่ว่า ทำเรื่องยากๆ ให้เป็นเรื่องง่ายๆ ซึ่งบางคนอาจขำ แต่บางคนอาจจะขำไม่ออกเพราะทำอยู่เป็นนิจ เรามาดูกันว่ามีข้อไหนไหมที่คุณยังเป็นอยู่ 1.ชอบเคาะ Spacebar ย่อหน้า ทั้งที่ใช้ Tab แทนได้ 2.ชอบใช้...

   หลายคนคงคุ้นเคยกับการพิมพ์คำศัพท์ที่ใช้เป็นประจำ แต่ไม่รู้ตัวมาก่อนว่า คำนั้นพิมพ์ผิดมาตลอด ยกตัวอย่างเช่นผมชอบพิมพ์คำว่า เกมส์ ซึ่งจริงๆ แต่ที่ถูกต้องคือ เกม ถ้าต้องมานั่งแก้คำที่ผิดทั้งเอกสารทีละตัว ซึ่งบางทีอาจมีไม่ตำกว่า 100 คำ คงไม่สนุกแน่ แถมถ้าแก้ทีละตัวก็อาจมีตกหล่นแก้ไขไม่ครบก็ได้อีกต่างหาก ดังนั้นจึงขอแนะนำ เคล็ดลับที่จะมาแก้ปัญหานี้ นั้นคือ Find & Replace ซึ่งเป็นวิธีการแทนที่คำผิดคราวล่ะมากๆ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย 1.เปิดเอกสารที่ต้องการแก้ไข โดยให้จำหรือคัดลอกคำที่ผิดเอาไว้ใน Clipboard โดยกด Ctrl...

   เวลาที่คุณต้องการคัดลอกข้อความจากเอกสารไฟล์ที่ 1 ไปยังเอกสารไฟล์ที่ 2 คุณคงใช้วิธีสลับหน้าต่างโดยใช้ Taskbar หรือไม่ก็ Alt+Tab สลับไปมาเพื่อคัดลอกและวางข้อความดังกล่าว แต่มีเทคนิคหนึ่งที่จะช่วยให้คุณสามารถคัดลอกข้อความหรืออะไรก็ตามจากเอกสารหนึ่งไปยังอีกเอกสารหนึ่งได้ด้วย View Side By Side โดย Word จะทำการย่อหน้าต่างของเอกสารทั้ง 2 ไฟล์คู่กัน ทำให้เราสามารถคัดลอกข้อมูลได้ง่ายขึ้น เพราะไม่ต้องไปยุ่งกับ Taskbar ให้วุ่นวาย และข้อดีอีกอย่างคือหากมีการแก้ไขเอกสารให้ตรงกันทั้ง...

   ลายน้ำหรือ Watermark มีไว้เพื่อกำกับเอกสารให้รู้ว่ามันมีความพิเศษอย่างไร เช่นเป็นเอกสารสำเนา, เอกสารที่เป็นความลับ, แสดงความเป็นเจ้าของเอกสาร หรือเพื่อจุดประสงค์ต่างๆ ซึ่งวันนี้จะมาแนะนำเทคนิคการใช้ Watermak ในแบบของคุณเอง 1.คลิ้กที่เมนู Page Layout ในหัวข้อ Pages 2.คลิ้กที่ปุ่ม Watermark จะปรากฏเมนู Gallery ขึ้นมา 3.ให้คลิ้กที่เมนู Custom Watermark 4.ในหัวข้อ Text ใส่ข้อความที่คุณต้องการให้เป็นลายน้ำ 5.จากนั้นเลือกรูปแบบลายน้ำทะแยงในหัวข้อ Layout คลิ้กที่...

   การแทรกคอลัมน์ที่มีข้อความในตาราง MS Office Word นั้นทำได้หลากหลายวิธี  จะยาวจะสั้นก็แล้วแต่ แ่ต่ผมมีวิธีหนึ่งที่แทรกคอลัมน์ที่มีข้อความไปยังตำแหน่งที่ต้องการได้ในแบบที่หลายคนอาจคิดไม่ถึง ด้วยการวางคอลัมน์ด้วยการวางเคอร์เซอร์ที่หน้าข้อความในตารางที่ต้องการแทรกก่อน หรือวางคอลัมน์ด้วยการวางเคอร์เซอร์ที่หลังข้อความในตารางที่ต้องการแทรกหลัง พูดแบบนี้อาจจะงง เรามาดูการอธิบายผ่านรูปกันดีกว่าครับ เปิดตารางที่ต้องการแทรกคอลัมน์ โดยตัวอย่างต้องการนำสัปห์ดาภาษาอังกฤษไปแทรกอยู่หน้าคอลัมน์ตัวเลขหรืออยู่หลังคอลัมน์สัปห์ดาภาษาไทย เลือกคอลัมน์สัปห์ดาภาษาอังกฤษ แล้วกด Ctrl+X เพื่อตัดคอลัมน์ออก หรือจะ Cut ผ่านปุ่มก็เหมือนกันครับ 1.จากนั้นเอาเมาส์คลิ้กซ้ายวางเคอร์เซอร์ที่หลังข้อความในตารางแถวแรก/คอลัมน์แรก 2.หรือไม่ก็วางเคอร์เซอร์ที่หน้าข้อความในตารางแถวแรก/คอลัมน์ที่สอง จากนั้นกด Ctrl+V เพื่อวางคอลัมน์ที่ตัดก่อนหน้านี้ ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือสามารถแทรกคอลัมน์ลงใปในคอลัมน์ที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย ----- วิธีนี้ถือเป็นเคล็ดลับในการวางคอลัมน์ผ่านการวางเคอร์เซอร์ โดยต้องวางที่แถวแรกถึงจะได้ผลลัพธ์ในการวางคอลัมน์ที่ถูกต้อง...

 หนึ่งในความสามารถที่มีใน Office รุ่นใหม่ๆ ที่สร้างความรำคาญในการพิมพ์เอกสารเป็นอย่างมากก็คือ Auto Switch Keyboard Language ซึ่งเป็นความสามารถในการสลับคีย์เปลี่ยนภาษาอัตโนมัติ เมื่ออยู่ใกล้ตัวอักษรภาษานั้นทันที ซึ่งคนที่เคยใช้ Office รุ่นเก่าๆ แล้วมาเจอกับความสามารถนี้ก็จะไม่ชิน และต้องเปลี่ยนคีย์ภาษาไปมาเสมอ ใครที่เจอปัญหาแบบนี้ ผมมีวิธีแก้ปัญหามาให้แล้วครับ 1.คลิ้กที่ปุ่ม Office 2.จากนั้นคลิ้กที่ปุ่ม Word Options จะเปิดหน้าต่าง Options ขึ้นมา 3.ให้คลิ้กที่เมนู Advanced...

   ปกติเวลาพิมพ์ภาษาอังกฤษในเอกสาร ผมมักจะพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ขึ้นต้นเสมอ เช่น Hello World ซึ่งถ้าเป็นในรุปเล่มวิทยานิพนธ์ก็ใช้หลักแบบนี้เป็นมาตรฐานคือภาษาอังกฤษต้องขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ แต่เมื่อนำเอาข้อความจากแหล่งอื่นเข้ามาใช้ในเอกสารมักจะเป็นตัวพิมพ์เล็กบ้าง ใหญ่บ้างไม่ตรงกับมาตรฐาน เลยต้องนั่งไล่เปลี่ยนตัวใหญ่เฉพาะตัวแรกให้หมด แต่เราสามารถเปลี่ยนตัวอักษรภาษาอังกฤษตัวพิมพ์เล็กตัวพิมพ์ใหญ่ให้ตรงกับความต้องการได้ด้วย Change Case ครับ 1.เริ่มที่เลือกข้อความที่ต้องการจะเปลี่ยนตัวพิมพ์ในแบบที่ต้องการ 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Home 3.ในหัวข้อ Fonts กดที่ปุ่ม Change Case 4.คลิ้กที่ Capitalize Each Word 5.ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ ตัวข้อความที่มีตัวพิมพ์เล็กก็จะเปลี่ยนเป็น ข้อความที่ขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ในแต่ละคำ ----- สมมุติว่า...

   สังเกตไหมครับเวลาคัดลอก URL อะไรก็ตามไม่ว่าจะเป็นเว็บไซต์หรืออีเมล์ แล้วไปวางในเอกสาร พอเคาะ Space Bar หรือไม่ก็เคาะ Enter ตัว URL ที่เห็นก็จะกลายเป็นข้อความสีน้ำเงินขีดเส้นใต้โดยอัตโนมัติทันที และสามารถคลิ้กลิงก์โดยกด ctrl ค้างไว้แล้วคลิ้กเมาส์ซ้ายก็จะไปเปิด URL นั้นทันที ซึ่งผมและใครหลายคนต่างไม่ต้องการ URL ที่เป็น HyperLink แต่ต้องการเฉพาะ URL ที่เป็นข้อความเท่านั้น...