Word Tips

 จากที่แนะนำ SmartArt ในบทความก่อน มาบทความนี้ผมจะเจาะลึกวิธีใช้ SmartArt ให้ลึกขึ้นไปอีก โดยจะแนะนำการแทรกแผนภูมิลงไปด้วย Add Shapes ครับ การวาดแผนภูมิแบบเก่านั้นจะวาดลงในเอกสารทีละอัน แต่สำหรับ SmartArt การจะวาดแผนภูมิเพิ่มเติมนั้นต้องอาศัยคำสั่งที่เรียกว่า Add Shapes โดยจะเพิ่มก่อนหรือหลัง บนหรือล่างแผนผังเพื่อเป็นการกำหนดตำแหน่งการแทรกแผนผัง ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องวาดเอง เพราะแค่ใช้ Add Shape แล้วกำหนดตำแหน่งแผนผังที่ต้องการเพิ่มเท่านั้น เรามาดูวิธีเพิ่มแผนผังกันเลยครับ ขั้นตอนการสร้างแผนผังด้วย...

 ปัญหาหนึ่งที่หลายคนเคยเจอคือการวาดแผนผังในรูปแบบต่างๆ ที่ต้องแทรกรูปทรงแล้วใส่ข้อความลงไป แล้วยังต้องลากเส้นเชื่อมโยงแผนผังทีละอัน สุดท้ายก็นั่งประดิษฐ์ประดอยตกแต่งให้ดูสวยงามจนเป็นที่น่าพอใจ ซ้ำร้ายเวลาจะย่อขยายแผนภูมิ ข้อความก็ดันไม่ลดขนาดให้สัมพันธ์กับแผนผังที่วาดไปอีก ต่อไปนี้ฝันร้ายแบบนี้จะหายไป ด้วยการใช้เครื่องมือที่มีใน MS Office Word 2007 ขึ้นไป ด้วย Smart Art เครื่องมือที่ใช้สร้างแผนผังอัตโนมัติที่สามารถย่อขยายได้อย่างสวยงาม จะเจ๋งแค่ไหนลองมาใช้กันดูครับ สร้างแผนผังด้วย Shape 1.แผนภูมิที่สร้างจาก Shape นั้น ข้อความและกล่องก็จะพอดีกัน 2.แต่เมื่อมีการย่อขยายแผนผังจะเห็นว่ากล่องเล็กลงก็จริงแต่ข้อความนั้นขนาดไม่เล็กลงทำให้ข้อความถูกตัดขาดหายไป สร้างแผนผังด้วย Smart Art 1.แผนภูมิก่อนขยายอัตราส่วนของข้อความและกล่องจะพอดีกัน 2.แผ่นภูมิหลังขยายเมื่อใช้...

 บางครั้งเราอาจต้องใส่สัญลักษณ์แปลกๆ ที่ไม่มีอยู่บนแป้นพิมพ์ อย่างเช่น เครื่องหมายถูก รูปโทรศัพท์ และอื่นๆ อีกมากมาย จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ผมเคยเห็นบางคนอาจะใช้วิธีการคัดลอกสัญลักษณ์เหล่านั้นเป็นรูปมาแทรกใน เอกสาร ทั้งที่จริงๆ แล้ว เราสามารถใส่สัญลักษณ์เหล่านั้นได้อย่างไม่ยากเย็นอะไรนัก ด้วยการใช้ Symbol ครับ 1.คลิ้กที่เมนู Insert 2.จากนั้นในหัวข้อ Symbols คลิ้กที่ปุ่ม Symbol 3.แล้วคลิ้กที่เมนู More Symbols... 1.ปกติใน Normal Text...

 บางครั้งการจัดวางเอกสารนั้นเพียงมองแค่ตาอาจไม่ทราบว่าใช้รูปแบบใดในการจัด ซึ่งสิ่งที่เห็นอาจไม่ใช่อย่างที่ตั้งใจไว้ เช่นเห็นเว้นวรรคเหมือน Tab แต่ดันเป็นการใช้ Space Bar หรือการขึ้นบรรทัดใหม่ตั้งใจให้เป็นแบบขึ้นย่อหน้า แต่ดันเป็นแบบตัดบรรทัดใหม่ ซึ่งแม้จะแสดงผลเหมือนกันแต่การทำงานต่างกัน ดังนั้นคนที่เชียวชาญในการจัดวางเอกสารนั้นจะนิยมใช้ Formatting Mark ซึ่งจะทำให้การจัดวางเป็นไปได้อย่างถูกต้องตรงกับที่ตั้งใจไว้ เรามาดูวิธีการใช้งานกันดีกว่าครับ 1.เมื่อต้องการแสดง Formatting Marks ให้คลิ้กที่ปุ่ม Formatting Mark ในหัวข้อ Paragraph ที่อยู่ในเมนู Home 2.ซึ่งเมื่อกดแล้วจะแสดงเครื่องหมายแทนหรือต่อท้ายดังภาพครับ และนี่ก็เป็นความหมายของสัญญลักษณ์ครับ -----...

 ถ้าถามว่าคุณจะรู้ได้อย่างไรว่า ข้อความที่กำลังพิมพ์อยู่มีขนาดเท่าไหร่ ใช้ฟอนต์อะไร หรือขนาดกระดาษ ขอบกระดาษกว้างแค่ไหน อาจจะต้องเข้าไปดูในหลายๆ หน้าต่าง แต่ผมมีวิธีที่จะดูข้อมูลเหล่านี้ภายในหน้าต่างเดียวด้วย Reveal Formatting 1.เปิดเอกสารขึ้นมาแล้วลากคลุมข้อความที่ต้องการจะดูรายละเอียด 2.จากนั้นกดปุ่ม Shift + F1 3.เพียงเท่านี้หน้าต่าง Reveal Formatting ก็จะเปิดขึ้นมาด้านขวามือ ----- หน้าต่างนี้จะบอกรายละเอียดของข้อความและหน้าเอกสาร ซึ่งแสดงผลในหน้าต่างเดียว ซึ่งจะมีประโยชน์มากในการดูรูปแบบการจัดวางข้อความเพื่อนำค่านั้นไปใช้กับเอกสารอื่นๆ ได้ครับ -----

   ในบางครั้งเราอาจจะต้องหนักใจในการเรียงชื่อของบุคคลว่าจะให้ใครมาก่อนและหลังดี ถ้าให้คนนั้นก่อนคนอยู่หลังก็อาจจะน้อยใจว่าไม่สำคัญ วิธีแก้ปัญหานี้ก็คือ การเรียงตามลำดับตัวอักษรตามพจนานุกรม และใน MS Office Word ก็ได้จัดคำสั่ง Sort เพื่อจัดเรียงลำดับตามพจนานุกรม เรามาดูวิธีการเรียงลำดับกันเลยดีกว่าครับ 1.เปิดเอกสารที่มีข้อความที่ต้องการเรียงลำดับตามพจนานุกรม แนะนำว่าควรเป็นข้อความที่แยกเป็นคนละบรรทัด จากนั้นลากคลุมข้อความที่ต้องการเรียงลำดับ 2.กดปุ่ม Sort เพื่อเข้าสู่หน้าต่าง ฆนพะ ธำปะ 1.เมื่อหน้าต่าง Sort Text จะปรากฏขึ้นมา ในหัวข้อ Sort By...

   ถ้าคุณสร้างสารบัญให้กับเอกสารของคุณโดยใช้ Content of Table นอกจากข้อดีในด้านความสะดวกในการสร้างและความถูกต้องแม่นยำแล้ว มันยังมีความสะดวกอีกอย่างที่ซ่อนไว้ ซึ่งเป็นเคล็ดลับในการคลิ้กที่หัวข้อในสารบัญก็สามารถวิ่งไปสู่หัวข้อที่อยู่หน้านั้นได้ทันที โดยไม่ต้องเลื่อนเอกสารไปยังหน้าเอกสารเหมือนเคย เรามาดูกันครับว่ามีเคล็ดลับอย่างไร 1. เปิดหน้าสารบัญซึ่งสร้างจาก Content of Table 2.จากนั้นหาหัวข้อในสารบัญที่ต้องการจะไปยังหน้านั้น โดยเลื่อนเมาส์ไปอยู่ที่หัวข้อนั้นกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิ้กเมาส์ซ้าย 1 ครั้ง ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ โปรแกรมจะวิ่งไปสู่หัวข้อที่เราได้เลือกไว้ทันที ซึ่งทำให้การกลับไปแก้ไขเอกสารในหัวข้อนั้นทำได้ง่ายขึ้นกว่าเดิมครับ ----- เคล็ดลับช่วยผมได้อย่างมากในการต้องจัดการกับเอกสารที่มีหลายสิบหัวข้อ เวลาจะเข้าถึงหัวข้อในบทไหนก็สามารถเข้าถึงได้เพียงคลิ้กเดียวจากสารบัญที่สร้างไว้แล้ว เป็นอะไรที่สะดวกมากเลยครับ...

   เรามาพักสมองกับคำสั่งลับใน Microsoft Office Word 2007 กันดีกว่าครับ ด้วยการใส่คำสั่งลับลงไป ดูซิจะมีอะไรเกิดขึ้น 1.เปิดเอกสารว่างๆ ขึ้นมาใส่คำนี้ลงไป =Rand(99,100) ตามด้วย Enter ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะเปิดหน้าเอกสารอะไรไม่รู้มากมายขึ้นมาดังภาพด้านบน ----- สำหรับข้อความในนั้นจะมีอะไรก็อยากให้คุณผู้อ่านไปลองทำกันดู ถึงจะรู้ว่าเขียนว่าอะไรบ้าง ถือเป็นคำสั่งที่ผู้พัฒนาคงใส่ไว้แล้วไม่ได้เอาออกไป หรือไม่ก็อาจจะเป็นลูกเล่นขำๆ ให้คนใช้แอบงงกันเล่นแน่ๆ ก็เป็นได้ครับ -----

   เวลาที่ผมต้องตั้งค่าตัวอักษรในแบบของผมเอง ไม่ว่าจะเป็นชนิดของตัวอักษร ขนาด สีสันและรูปแบบต่างๆ ที่ต้องใช้บ่อยๆ ผมก็ต้องมาตั้งค่าเหมือนเดิมทุกครั้ง แต่บางทีมันก็ไม่เหมือนเดิมซะทีเดียว เพราะอาจหลงลืมการตั้งค่าในบางส่วนไป แต่ใน MS Office Word 2007 เป็นต้นมาได้เตรียมเครื่องมือที่ชื่อว่า Style เพื่อให้พวกเราสามารถเก็บค่าการปรับแต่งตัวอักษรเอาไว้ใช้ได้ง่ายๆ เพียงคลิ้กเดียว ค่าต่างๆ ก็จะคืนกลับมา ไม่ต้องไปเสียเวลานั่งตั้งค่าใหม่ให้วุ่นวาย ซึ่งวิธีการใช้ Style ก็สแนง่ายดาย ลองมาดูกันครับว่าทำอย่างไร 1.ก่อนอื่นก็เขียนข้อความอะไรก็ได้ 2.แล้วลากคลุมข้อความแล้วตั้งค่าตัวอักษรตามแบบของคุณ 1.คลิ้กเลือกที่เนู...