PowerPoint Tips

 ในบางครั้งเวลาในการนำเสนออาจถูกลดเวลาลงเหลือไม่มาก แต่สไลด์ที่เตรียมมานั้นมีมาก อาจจำเป็นต้องลบสไลด์ที่ไม่ต้องการทิ้งไปได้ แต่ผลงานที่อุตส่าห์ทำมาถ้าจะลบทิ้งก็เสียดาย แถมภายหลังอาจจะนำกลับมาใช้งานอีกได้ แต่ถ้าไม่ลบแล้วเราจะทำอย่างไร ผมก็ขอเสนอวิธีซ่อนสไลด์เหล่านั้นด้วย Hide Slide ซึ่งจะยังคงมีสไลด์นั้นอยู่แต่เมื่อนำเสนอสไลด์ที่ถูกซ่อนไว้จะไม่ถูกนำมาแสดง เพียงเท่านี้เราก็ไม่ต้องลบผลงานของเราทิ้งไปอีกแล้วครับ สำหรับวิธีการนั้นก็ง่ายแสนง่าย แค่คลิ้กขวาสไลด์ที่ต้องการซ่อนจาก Slide Preview แล้วก็เลือก Hide Slide ก็เป็นอันเสร็จ ส่วนวิธีการนั้นดูตัวอย่างในรูปจะเข้าใจง่ายขึ้นครับ 1. คลิ้กเลือกไสด์ที่ต้องการซ่อน 2. คลิ้กเมาส์ขวาที่่สไลด์ 3. เลือกเมนู Hide...

 โดยปกติแล้วการนำเสนอไฟล์ PowerPoint นั้นก็มักจะต้องมีจอขนาดใหญ๋อย่างจอโทรทัศน์หรือจอโปรเจ็คเตอร์อยู่แล้ว ซึ่งจอมอนิเตอร์ของเครื่องคอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊กก็มักจะไม่ค่อยได้ใช้งานมากนัก แต่คุณสามารถนำจอมอนิเตอร์มาใช้เพื่อการนำเสนอพรีเซ็นเตชันอย่างมืออาชีพ โดยใช้ความสามารถขอว Show Presenter View ซึ่งจะใช้จอมอนิเตอร์เล็กๆ มาเป็นจอที่มีทั้งโน้ตย่อประกอบการนำเสนอและก็สไลด์พริวิวประกอบการนำเสนอ โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์กระดาษโน้ตย่อมาอ่านแต่อย่างใด ก็ใช้จอมอนิเตอร์ที่มีอยู่แล้วให้เป็นประโยชน์ ซึ่งวิธีการใช้ Show Presenter View จะทำได้อย่างไร เรามาติดตามได้เลยครับ 1.เมือเปิดไฟล์ PowerPoint ที่ต้องการนำเสนอแล้ว ให้คลิ้กที่เมนู Slide Show 2.คลิ้กที่ปุ่ม...

 การนำข้อมูลจากโปรแกรมหนึ่งไปยังอีกโปรแกรมหนึ่งของ Microsoft Office ถือว่าทำได้ง่ายดายมาก แถมยังเชื่อมโยงให้สามารถแก้ไขกันได้ด้วย อย่างเช่นการนำภาพ Chart จากตาราง Excel ไปใส่ในสไลด์ของ PowerPoint ก็สามารถทำได้ง่ายมากๆ แถมยังสามารถแก้ไขดดยคลิ้กที่ Auto Shape Chart แล้วคลิ้ก Edit Data โปรแกรม Excel ก็จะเปิดเอกสารตาราง Chart นั้นขึ้นมาให้แก้ทันที...

 นอกจากการใส่ Hyperlink ด้วย URL แล้ว เรายังสามารถใส่ Hyperlink ด้วยสไลด์ได้ด้วย โดยลิงก์ที่คลิ้กจะข้ามไปยังสไลด์ที่ระบุไว้ เหมาะสำหรับเอกสารที่ต้องการข้ามไสลด์ไปมา สำหรับวิธีที่จะใส่ Hyperling ด้วยสไลด์นั้นทำได้ดังนี้ครับ 1.เปิดเอกสาร Powerpoint และไปยังหน้าที่ต้องการสร้างลิงก์ข้ามไปยังสไลด์ที่ต้องการ 2.คลิ้กที่ข้อความหรือวัตถุที่ต้องการใส่ลิงก์ ในตัวอย่างคือข้อความ "ไปหน้าแรก" 3.จากนั้นคลิ้กไปที่เมนู Insert 4.แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Link 5.ต่อด้วยคลิ้กปุ่ม Hyperlink 1.เมื่อหน้าต่าง Insert Hyperlink เปิดขึ้นมาคลิ้กที่ Place...

 เมื่อต้องการนำเสนอคุณสามารถกดปุ่ม F5 เพื่อเริ่มการนำเสนอแบบเต็มจอ แต่ในบางครั้งคุณอาจจำเป็นที่จะต้องแสดงผลหน้าต่างอื่นควบคู่กันไปด้วยจึงต้องสลับหน้าต่างไปมาแต่ก็ต้องซ่อนหน้าสไลด์นำเสนอทุกครั้ง แต่ก็มีวิธีที่จะเปลี่ยนการนำเสนอแบบเต็มจอให้กลายมาเป็นการนำเสนอในหน้าต่างที่สามารถย่อขยายได้ไม่ต้องเต็มจอเหมือนก่อน ซึ่งเพียงแค่ปรับแต่งนิดหน่อยก็สามารถเปลี่ยนเป็นหน้าต่างได้แล้ว มาดูกันครับว่าทำอย่างไร 1.คลิ้กที่เมนู Slide Show 2.ต่อจากนั้นคลิ้กที่ปุ่ม Set Up Slide Show 3.เมื่อหน้าต่าง Se Up Show เปิดขึ้นมาคลิ้กที่หัวข้อ Browed by an individual (Windows) 4.จากนั้นกาถูกที่หัวข้อ Show Scrollbar 5.จากนั้นกดปุ่ม...

 สมมุติว่าคุณเตรียมสไลด์มาสำหรับการนำเสนอ 1 ชั่วโมง และก็เตรียมาซะดิบดี แต่อีกไม่กี่นาทีกำหนดการณ์ถูกย่นให้สั้นลงเหลือแค่ครึ่งชั่วโมง คุณคงไม่มีเวลาไปแก้ไขอะไรมากนัก หรือถ้าจะลบสไลด์ก็ดูจะวุ่นวายทีเดียว คราวนี้ผมก็เลยเสนอวิธีในการเลือกไสลด์ที่สำคัญเท่านั้นในการนำเสนอ เพื่อให้สามารถย่นระยะเวลาในการนำเสนอให้ทันโดยไม่ต้องไปแก้ไขไฟล์เอกสาร PowerPoint ด้วย Custom Show สำหรับวิธีการนั้นติดตามกันได้เลยครับ 1.เมื่อเปิดเอกสารที่ต้องการย่นให้สั้นลงให้คลิ้กที่เมนู Slid Sshow 2.จากนั้นกดปุ่ม Custom Slide Show 3.เมื่อหน้าต่าง Custom Show เปิดขึ้นมา ให้คลิ้กที่ปุ่ม New 4.จะมีหน้าต่าง...

 ถ้าคุณเป็นคุณครูในโรงเรียน หรือประกอบธุรกิจอยู่ก็ตาม เชื่อว่าต้องมีการจัดการแข่งขันหรือมอบรางวัลให้แก่นักเรียนหรือพนักงานเป็นประจำอยู่แล้ว และมักจะต้องมีใบประกาศนียบัตรเพื่อเป็นกำลังใจในการทำความดี แต่จะสร้างแบบเองไปทำไมในเมื่อ Microsoft Office ได้จัดเตรียม Template ให้ดาวน์โหลดใช้งานได้ทันที ซึ่งวันนี้จะมาแนะนำ Template ที่เกี่ยวกับใบประกาศในรุปแบบต่างๆ กันครับ แถมยังไม่ต้องดาวน์โหลดจาก url แล้วติดตั้งอะไรให้วุ่นวาย เพราะสามารถสร้างเอกสารจากเมนู New แล้วเลือกจากโปรแกรมได้โดยตรง ส่วนจะทำอย่างไรนั้นติดตามได้เลยครับ 1.คลิ้กที่ปุ่ม Office 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู New เพื่อสร้างเอกสารใหม่ 1.ปกติโปรแกรมจะให้สร้าง...

 ใครที่เคยใช้ Numbering ใน PowerPoint จะทราบดีว่า เมื่อใช้ลำดับหมายเลขจะมีขนาดที่ใหญ่กว่าข้อความเสมอ แม้จะเปลี่ยนขนาดของข้อความแล้วก็ตาม แต่ก็มีเทคนิคในการลดขนาดลำดับหมายเลขให้พอดีกับข้อความได้ ด้วยการตั้งเปอร์เซนต์ของ Numbering ได้ดังนี้ครับ 1.หมายเลขลำดับหัวข้อหรือ Numbering ตัวใหญ่กว่าข้อความ 2.ให้เลือกข้อความเหล่านั้นที่มี Numbering ทั้งหมด 3.คลิ้กที่เมนู Home 4.กดปุ่มตรงลูกศร Numbering เพิ่อเปิดการตั้งค่าเพิ่มเติม 5.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Bullets and Numbering... 1.เมื่อหน้าต่าง Bullets and Numbering เปิดขึ้นมาให้ใส่ขนาดในหัวข้อ...

บางครั้งที่คุณต้องการแสดงข้อมูลเพิ่มเติมที่อาจถูกซ่อนไว้ให้แสดงผลออกมาโดยใช้บอลลูนป็อปอัพ เมื่อมีการคลิ้กเมาส์ไปบริเวณใดบริเวณหนึ่งบนสไลด์ อย่างเช่นชี้ไปที่รูปหน้าของบุคคลใดก็จะปรากฏป็อปอัพโชว์เบอร์โทรศัพท์หรืออีเมล์ขึ้นมาทันที แต่น่าเสียดายที่ PowerPoint ไม่มีฟังก์ชันการสร้างบอลูนป็อปอัพโดยตรง แต่คุณก็สามารถใช้เทคนิคต่างๆ ที่มีอยู่เพื่อทำมันได้ ด้วยวิธี้นี้ครับ 1.ก่อนอื่นก็สร้างเอกสารในตัวอย่างผมใสหน้าผมแล้วจะให้มีกล่องบอลลูนป็อปอัพขึ้นมา 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Insert 3.แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Shpaes 4.เลือก Rectangles รูปสี่เหลี่ยม 5.จากนั้นวาดกล่องสี่เหลี่ยมที่บริเวณหนึ่งที่ต้องการคลิ้กเพื่อให้ป็อปอัพขึ้นมา ในตัวอย่างผมวาดกล่องลงบริเวณหน้าของผม 1.ต่อไปคลิ้กที่ปุ่ม Shapes 2.แล้วคลิ้กที่ Round Callout หรือกล่องบอลลูน 3.จากนั้นวาดกล่องบอลลูนใกล้ๆ กับรุปสี่เหลี่ยม ซึ่งผมวางให้เหมือนกล่องคำพูด 4.จากนั้นพิมพ์ข้อมูลที่ต้องการแสดงผลลงไปในกล่องบอลลูน 1.ต่อไปคลิ้กที่เมนู Animation 2.คลิ้กที่ปุ่ม Custom Animation 3.คลิ้กที่กล่องบอลลูน 4.กดปุ่ม Add Effect 5.แล้วคลิ้กที่เมนู Entrance 6.ตามด้วยเมนู...