PowerPoint Tips

 ปกติแล้วสไลด์ที่ใช้ในการนำเสนอจะเรียงลำดับไปเรื่อยๆ การที่จะกลับไปยังหน้าใดหน้าหนึ่งนั้นก็ต้องค่อยๆ เลื่อนสไลด์ไปมา หรือหากมีสไลด์ที่ไม่สำคัญขนาดนำเสนอ ก็จะซ่อนหรือไม่ใส่ลงไปในสไลด์ แต่บางครั้งระหว่างการนำเสนอสไลด์ เกิดมีคนถามคำถามที่คุณมั่นใจว่าอาจมีคนถาม คุณสามารถเตรียมสไลด์คำตอบนั้นไว้ แล้วสร้างปุ่มเพื่อข้ามไปยังสไลด์คำตอบที่ซ่อนอยู่ได้ซึ่งมีวิธีการสร้างทางเลือกแบบนี้ได้ดังต่อไปนี้ครับ 1.เปิดเอกสาร PowerPoint แล้วสร้างหรือเลือกสไลด์ที่ไม่สำคัญสำหรับเป็นคำตอบ 2.คลิ้กที่เมนู Insert 3.คลิ้กที่ปุ่ม Shapes 4.คลิ้กเลือก Action Button : Return 5.เสร้จแล้ววาดปุ่มลงบนสไลด์ 1.เมื่อสร้างปุ่ม Return แล้วจะปรากฏหน้าต่าง Action Settings ให้คลิ้กที่ Hyperlink to: 2.เลือกรายการ Last...

 โดยปกติแล้ว หากมีการใส่ HyperLinks ลงไปในข้อความใด ข้อความนั้นก็จะเปลี่ยนสีและมีขีดเส้นใต้ และหากคลิ้กก็จะเปลี่ยนเป็นสีอื่น ซึ่งทำสีไม่เป็นไปเหมือนที่ตั้งใจไว้ แต่เรามีวิธีเด็ดๆ ที่จะทำให้ชี้ไปที่ข้อความแล้วกดเว็บลิงก์นั้นได้ โดยที่ข้อความไม่เปลี่ยนแปลงใดๆ ทั้งสิ้น ทำอย่างไรนั้นมาติดตามได้ที่บทความนี้ได้เลยครับ 1.สร้างกล้องข้อความเพื่อใส่ข้อความ 2.พิมพ์ข้อความลงไปในกล่องข้อความ 1.คลิ้กที่ Insert 2.จากนั้นคลิ้กที่ Shapes 3.คลิ้กที่กล่องสี่เหลี่ยม Rectangle 4.วาดกล่องสี่เหลี่ยมให้พอดีกับข้อความ 1.คลิ้กที่กล่องสี่เหลี่ยมที่สร้างขึ้น 2.คลิ้กทีเมนู Insert 3.คลิ้กที่ปุ่ม Links 4.คลิ้กที่ Hyperlink 5.ใส่ URL ในหน้าต่าง Insert Hyperlink 6.กดปุ่ม OK 1.คลิ้กที่เมนู...

   การซ้อมก่อนนำเสนอจะช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาได้พอดีกับเวลาที่กำหนดการณ์ระบุไว้ ที่บางคนอาจใช้นาฬิกาจับเวลาเอง แต่ว่า PowerPoint ก็ได้เตรียมเครื่องมือในการจับเวลาไว้แล้วด้วย Rehearse Timmings ซึ่งมีขั้นตอนใช้งานดังต่อไปนี้ครับ 1.เปิดเอกสารที่ต้องการซ้อมการนำเสนอก่อนแล้วไปที่เมนู Slide Show 2.จากนั้นกดปุ่ม Rehearse Timings 1.ลองซ้อมการบรรยายในแต่ละสไลด์ เสร็จแล้วกดปุ่ม Next เพื่อบรรยายในสไลด์ต่อไป 2.เมื่อบรรรยายจนจบจะมีหน้าต่างขึ้นมาบอกเวลาทั้งหมดที่ใช้ไปกับการบรรยาย ซึ่งถ้าต้องการบันทึกเวลาที่ใช้ในแต่ละสไลด์กดปุ่ม Yes 1.PowerPoint จะเปลี่ยนเป็นหน้าต่าง Slide Sorter ซึ่งในแต่ละสไลด์จะมีเวลาระบุว่าใช้ไปนานแค่ไหน 2.ถ้าต้องการกลับไปหน้าต่างเดิมกดที่ Normal หรือถ้าต้องการนำเสนอให้กด F5 ----- ด้วยวิธีนี้จะทำให้คุณสามารถกำหนดเวลาในการนำเสนอในแต่ละสไลด์ได้ รวมถึงผลรวมในการนำเสนอทั้งหมดว่าใช้ไปกี่นาที...

 สำหรับคนที่ใช้ Outline เป้นประจำ คุณสามารถตัดข้อความที่ยาวจนเกินสไลด์เพื่อขึ้นสไลด์ใหม่ได้ โดยไม่จำเป็นต้องสร้างสไลด์ใหม่แล้วคัดลอกข้อความไปอีกสไลด์ เพียงแค่กด Enter ที่ข้อความใน Ouline เพียงเท่านี้ก็จะได้ข้อความที่พอดีกับพื้นที่ของสไลด์และข้อความที่เกินก็จะไปอยู่อีกไสลด์หน้าใหม่ทันที เรามาดูวิธีทำกันครับ 1.คลิ้กที่ Outline 2.จากนั้นวางข้อความที่คัดลอกลงมาแล้วลงไปที่ Ouline 3.จะเห็นว่าข้อความนั้นล้นเกินหน้าสไลด์ 4.หาตำแหน่งตัดข้อความที่ตอ้งการขึ้นบรรทัดใหม่แล้วกด Enter 1.จะเห็นได้ว่าข้อควาที่ตัดแยกไปเป็นอีกสไลด์ทันที 2.สไลด์แรก ข้อความก็จะพอดีไม่เกินหน้าสไลด์ ----- คุณสามารถวางข้อความที่ยาวมากๆ ลงไปใน Outline แล้วค่อยๆ กด Enter ตัดแบ่งข้อความทีละส่วน โดยแต่ละส่วนก็จะแยกเป็นแต่ละสไลด์โดยอัตโนมัติ ทำให้การสร้างสไลด์ประเภทข้อความมากๆ...

 ปกติแล้ว PowerPoint มักจะเป็นโปรแกรมที่ต้องมีการวางภาพและข้อความในตำแหน่งต่างๆ ซึ่งแตกต่างจาก word และ excel ที่จะเป็นไปตามบรรทัดหรือตามเซล จึงเป็นการยากที่จะวางวัตถุต่างๆ ทั้งข้อความและรูปภาพหรือกราฟได้ตรงแนวหรือตำแหน่งได้พอดี วันนี้จึงอยากแนะนำเครื่องมือที่จะช่วยใ้ห้การจัดวางในตำแหน่งต่างๆ ของสไลด์ได้อย่างลงตัวพอดี ด้วย Grid and Guides ครับ 1.คลิ้กเมาส์ขวาในหน้าเอกสารว่างๆ จะปราะกฏเมนูขึ้นมา 2.คลิ้กที่เมนู Grid and Guides 3.จากนั้นกาถูกที่ Display drawing guides...

   สำหรับคนที่ยังไม่ค่อยเก่งในด้านการนำเสนอผ่านสไลด์ หรือมีเวลาเตรียมตัวไม่มาก สิ่งหนึ่งที่ช่วยได้ก็คือการโน้ตย่อการนำเสนอว่ามีอะไรที่ต้องไม่ลืมบ้าง เพราะว่าสไลด์โดยปกติแล้วจะไม่ใส่ข้อความที่ยาวนัก มักมีเฉพาะหัวข้อ แล้วโน้ตย่อต่างๆ ก็ไม่มีใครใส่ลงไปใสสไลด์อย่างเด็ดขาด บางคนก็อาจจะพิมพ์โน้ตย่อใส่ Word แต่อาจจะมีปัญหาว่าไม่รู้โน้ตย่อนี้เป็นของสไลด์ไหน หรือจะพิมพ์โน้ตบ่อใส่ใน Notes Page ใน Powerpoint ก็ต้องเปลืองกระดาษเพราะเวลาพิมพ์ออกมา ก็จะใช้กระดาษ 1 แผ่นต่อ 1 สไลด์ แถมโน้ตย่อก็ไม่ได้ยาวอะไร วันนี้ผมจะมาแนะนำวิธีพิมพ์โน้ตย่อให้ประหยัดกระดาษ แล้วก็ไม่ทำให้โน้ตย่อสับสนกับสไลด์อีกด้วย...

   ความสามารถอีกอย่างหนึ่งของ PowerPoint 2007 ขึ้นมา ก็คือการนำเข้าเอกสาร Word ให้มาอยู่ใน PowerPoint ได้ โดยไม่จำเป็นต้องคัดลอกข้อความจากหน้าต่าง Word มาใส่ในสไลด์เหมือนแต่ก่อน โดยใช้ความสามารถที่เรียกว่า Slide from Outline ครับ 1.คลิ้กที่เมนู Home ในหัวข้อ Slies 2.คลิ้กที่คำว่า New Sldie 3.จากนั้นคลิ้กเลือกทีึ่เมนู Slides from...

 ใครที่เคยใช้ PowerPoint ในการสร้างสไลด์นำเสนอเจ๋งๆ ให้มีการเคลื่อนไหวของวัตถุต่างๆ เช่นรูปวาด รูปภาพ หรือข้อความ ที่บางทีอาจเล็กมากจนเกินคลิ้กด้วยเมาส์ไม่โดน หรือซ้อนกันจนคลิ้กไงก็ไม่โดน การที่จะเลือกวัตถุเหล่านั้นเพื่อแก้ไขก็ต้องลากย้ายไปแอบบ้าง หรือค่อยๆ บรรจงคลิ้กให้ถูกบ้าง ทำให้การทำงานกับเอกสารลำบากเป็นอย่างมาก แต่โชคดีที่มีเทคนิคในการเลือกวัตถุเหล่านั้นได้ง่ายขึ้น โดยใช้ปุ่มเดียวนั้นคือปุ่ม Tab ไงครับ กด Tab ไปเรื่อยๆ จะเลือกวัตถุโดยสังเกตเห็นได้จากวัตถุที่ถูกเลือกจะมีกรอบสีเหลี่ยนเล็กๆ ล้อมรอบ เลือกจนกว่าจะเลือกโดนวัตถุที่ต้องการ จากนั้นก็สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าวัตถุที่เลือกยากได้แล้วครับ ----- เทคนิคนี้จะช่วยให้เราสามารถเลือกวัตถุที่ไม่สามารถใช้เมาส์คลิ้กได้...

 สมมุติว่าคุณต้องการนำเอาตารางใน  Word มาใช้ในการนำเสนอด้วย PowerPoint ผมเชื่อว่าหลายคนคงจะต้องคัดลอกตารางทั้งหมดจาก Word มาใส่ใน PowerPoint ซึ่งผลที่ได้ก็คือ แม้จะมีข้อมูลตารางเหมือนกัน แต่เหมือนกับความคมชัดมันลดลงไปซะอย่างงั้น ดูไม่ค่อยเหมือนกับตารางใน Word เท่าใดนัก และเมื่อจะแก้ไขอะไรก็ทำได้ยุ่งยาก เพราะ PowerPoint ไม่ได้มีไว้เพื่อทำงานกับตาราง ไม่เหมือนกับ Word ที่จะแก้ไขตารางได้ดีกว่า ดังนั้นเราจะมีวิธีอะไรในการนำเข้าตารางจาก Word มาได้เหมือนทุกกระเบียดนิ้วและสามารถแก้ไขตารางได้ใน...