Word Tips

 สมมุติว่าเรามีภาพอยู่จำนวนหนึ่ง ตั้งแต่ 2 ภาพขึ้นไป เราสามารถจัดวางให้ภาพทั้งสองนั้นวางในแนวเดียวกันได้โดยไม่จำเป็นต้องเลื่อนภาพเอง ทิป-เทคนิคดังกล่าว ก็คือการใช้ Text Wrapping และ Align ในการจัดวางรูปภาพให้เรียงกันโดยอัตโนมัติครับ 1.แทรกภาพเข้ามาด้วยวิธีปกติ 2 รูปขึ้นไปจากนั้นคลิ้กเลือกรูปที่ 1 2.คลิ้กที่เมนู Format 3.จากนั้นคลิ้กที่ปุ่ม Text Wrapping ในหัวข้อ Arrange 4.แล้วคลิ้กที่ In Front of Text 5.ต่อไปคลิ้กเลือกรูปที่...

 ภายในตารางของ Word นั้นหากคุณอยากที่จะเว้นย่อหน้าด้วย Tab โดยการกดปุ่ม Tab เหมือนที่เคยทำกับหน้าเอกสารปกติ ผลลัพธ์ที่ได้กลายเป็นการเลื่อนช่องถัดไป แล้วจะแก้ปัญหานี้อย่างไร ผมมีคำตอบมาให้แล้วครับ  1.กด Tab จะเลื่อนไปยังช่องถัดไป 2.แค่กด Ctrl+Tab แทนการกดปุ่ม Tab เดียว ----- วิธีการก็ง่ายแสนง่ายคือกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วกด Tab ภายในช่องนั้นจะได้ผลลัพธ์เป็นการเว้นย่อหน้าทันทีง่ายๆ แบบนี้แต่หลายคนก็อาจคาดไม่ถึงเหมือนกัน และบางคนก็ใช้...

 โดยปกติเมื่อเราติดตั้งชุดโปรแกรม Microsoft Office โปรแกรมจะนำเอาข้อมูลที่อยู่ในเครื่องของเราไปใช้เป็นข้อมูลที่แนบติดไปกับเอกสารด้วยเช่นชื่อผู้ใช้หรือข้อมูลที่ไม่อยากให้เปิดเผย เพราะเราจำเป็นต้องส่งไฟล์เอกสารให้ผู้อื่นหรือสู่สาธารณะ ข้อมูลสำคัญของคุณก็อาจถูกแอบดู หรือคนที่มุ่งร้ายก็อาจใช้ข้อมูลนั้นเข้ามาโจมตีคุณได้ เพื่อไม่ให้เอกสารมีข้อมูลสำคัญแนบติดไปด้วย เราจำเป็นต้องป้องกัน โดยไปแก้ไขแม่แบบเอกสารหรือที่เรียกว่า Tempalte นั้นเอง ส่วนวิธีนั้นมีขั้นตอนอย่างไร เรามาติดตามกันได้เลยครับ 1.ไฟล์ Template ปกติแล้วจะเก็บไว้แตกต่างกันตามแต่ละเวอร์ชันของวินโดวส์สำหรับ XP คือ C:Documents and Settingsyour nameApplication DataMicrosoftTemplates ส่วน...

 บางครั้งบางเอกสารจำเป็นต้องใช้สัญลัษณ์พิเศษที่ไม่มีบนแป้นพิมพ์ ทำให้ต้องแทรกสัญลักษณ์ผ่านเมนูหลายขั้นตอนกว่าจะได้สัญลักษณ์นั้นมาใช้ แต่ต่อไปนี้คุณสามารพิมพ์คำพิเศษหรือคีย์เวิร์ดเพื่อจะเปลี่ยนคำเหล่านั้นให้กลายเป็นสัญลักษณ์โดยอัตโนมัติ ทำให้การแทรกสัญลักษณ์เป็นเรื่องง่ายๆ 1.ก่อนอื่นก็เลือกสัญลักษณ์ที่ต้องการใช้คำแทนที่ซะก่อนแล้วเอาเมาส์ลากคลุมซะ 2.จากนั้นคลิ้กที่ปุ่ม Office 3.แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Word Options 1.คลิ้กที่เมนู Proofing 2.จากนั้นกดปุ่ม AutoCorrect Options 3.เมื่อหน้าต่าง Options เปิดขึ้นมา คลิ้กที่แถบ AutoCorrect 4.ในช่องตรงหัวข้อ Replace ใส่คีย์เวิร์ด รหัส หรือคำอะไรที่จะใช้แทนสัญลักษณ์ เช่นในตัวอย่างสัญลักษณ์ค่าเงินยูโร ก็ใส่เป็น Euro2 5.จากนั้นกดปุ่ม OK 6.เสร็จแล้วกดปุ่ม OK อีกที 1.ลองพิมพ์คำที่ใช้แทนทีดู...

 ปกติเวลาเราใส่เลขหน้า ตำแหน่งของเลขหน้าก็มักจะชิดขวา ไม่ก็ชิดซ้าย หรืออยู่ตรงกลางทุกหน้า แต่ถ้าเราไปดูในหนังสือมาตรฐานทั่วไปกลับไม่เป็นเช่นนั้น เพราะเลขหน้าจะวางอยู่ตรงข้ามกันเสมอเมื่อเปิดหน้าคู่ โดยหน้าเลขคู่จะชิดขวา ส่วนเลขคี่จะชิดซ้าย แล้วจะชิดหน้าแบบนั้นได้อย่างไร ผมมีคำตอบให้ครับ 1.คลิ้กที่ไหนก็ได้ในหน้าแรกหรือหน้าคี่ 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Insert 3.แล้วกดปุ่ม Header 4.คลิ้กเลือก Austere (Odd Pag) ก็จะได้เลขหน้าในหน้าคี่ 1.ยังคงอยู่ในหน้าเดิมในเมนู Design 2.จากนั้นกาถูกที่ Different Odd & Even Pages 3.กดปุ่ม Next Session 4.เคอร์เซอร์ก็จะไปอยุ่ที่หน้าถัดไป 5.กดปุ่ม...

   บางครั้งที่เราสร้างไฟล์เอกสารอาจจะมีส่วนที่ต้องอธิบายความที่ไม่อยากให้แสดงผลในเอกสาร และก็ไม่อยากจะนั่งพิมพ์ข้อความอธิบายให้เมื่อยนิ้ว เรามีวิธีการแทรกเสียงอธิบายไว้ในหน้าเอกสารโดยที่เอกสารยังคงรุปแบบเดิมแค่มีเส้นขีดสีแดงและกล่องสำหรับคลิ้กเปิดไฟล์เสียงอธิบายเท่านั้น ที่เหลือก็แค่อัดเสียงใส่โปรแกรม Recorder เท่านั้น ซึ่งใครที่ใช้ windows 7 หรือเวอร์ชันอื่นๆ จะมีโปรแกรมสำหรับอัดเสียงที่ชื่อว่า Sound Recoder ส่วนวินโดวส์เวอร์ชั่นอื่นๆ ก็มีโปรแกรมนี้เช่นกันครับ 1.คลิ้กที่ปุ่ม Start 2.คลิ้กที่เมนู Accessories 3.คลิ้กที่โปรแกรม Sound Recorder 4.เมื่อโปรแกรมเปิดขึ้นมาให้กดปุ่ม Start Recording เพื่อบันทึกข้อความที่คุณอยากอธิบายแล้วก็บันทึกเป็นไฟล์ wma 1.เนื่องจาก Word นั้นไม่มีปุ่ม Insert...

   ถ้าเกิดมีการเปลี่ยนแปลงขอบกระดาษด้านข้างไม่ว่าจะเป็นทางซ้ายหรือทางขวา นอกจากข้อความในเอกสารจะขยาย จนเลื่อนบรรทัดขึ้นมาแล้ว สิ่งที่ได้รับผลกระทบอีกอย่างคือตารางที่เราได้บรรจงวาดให้พอดีชิดขอบอย่างสวยงาม แต่ผลปรากฏว่าตารางกลับไม่พอดีกับหน้าที่จัดไว้อีกต่อไป เราจะมีวิธีอะไรบ้างที่จะช่วยให้ตารางชิดชอบโดยที่ไม่ต้องไปยืดหดตารางทีละช่อง แต่สามารถจัดตารางให้ชิดขอบพอดีโดยช่องยังสมส่วนเหมือนเดิม มาดูเทคนิคนี้กันครับ 1.ให้เราหาหรือสร้างตารางที่ไม่ชิดขอบมาซัก 1 ตาราง 2.เลือกตารางทั้งหมดด้วยการลากคลุมตารางนั้น 3.จากนั้นคลิ้กเมาส์ขวา 1 ครั้งจะปรากฏเมนูขึ้นมาให้คลิ้กเลือกเมนู AutoFit 4.แล้วคลิ้กเลือกที่ AutoFit to Windows ผลลัพธ์ที่ได้คือตารางจัดชิดชอบพอดี อีกทั้งช่องในต่างรางก็ไมขยายขนาดเท่าๆ กันพอดีเหมือนกับตารางก่อนที่จะจัดชิดขอบ ----- ผมเชื่อว่าหลายคนคงจะเลื่อนตารางโดยลากขอบตารางไปชิดหน้ากระดาษเอง ซึ่งผลที่ได้ในคอลัมน์สุดท้ายจะมีช่องที่ใหญ่กว่าช่องอื่น แต่ด้วยวิธีที่ผมแนะนำไปนั้น ช่องในตารางจะยังคงสมส่วนเหมือนเดิม แถมสั่ง AutoFit ก็ง่ายอีกด้วย...

   ความสามารถหนึ่งของ MS Office ที่ผมชอบอย่างหนึ่งก็คือการสะกดคำผิด แล้วก็แก้ให้เป็นคำศัพท์ที่ถูกต้อง คำที่สะกดผิดนั้นก็เกิดได้จากที่รู้และเผลอพิมพ์ หรือไม่ก็ไม่รู้ว่าสะกดอย่างไร ก็สะกดมั่วๆ ไปก่อน ดังนั้นเครื่องมือนี้จะช่วยแจ้งเตือนและระบุว่าคำที่เขียนอยู่นั้นสะกดผิดหรือไม่ ทำให้เราสามารถแก้ไขคำศัพท์ได้อย่างถูกต้องครับ 1.เมื่อเจอคำศัพท์ที่สะกดผิดมันจะขีดเส้นใต้หยักสีแดง 2.ให้ไปที่เมนู Review 3.แล้วกดปุ่ม Spelling & Grammar 4.หรือไม่ก็กดแค่ปุ่ม F7 1.เมื่อหน้าต่าง Spelling & Grammar เปิดขึ้นมาจะมีคำศัทพ์ที่ถูกต้องปรากฏขึ้นในกล่องรายการ Suggestion ซึ่งในกรณีที่มีคำเหมือนกันหลายๆ คำจะมีหลายรายการให้เลือก แต่ในกรณีนี้มีแค่รายการเดียว โดยโปรแกรมจะเดาคำศัพท์ที่ถูกต้องมากให้ เลือกคำที่คิดว่าถูก 2.จากนั้นก็กดปุ่ม Change...

 โดยปกติเรามักจะกำหนดขนาดกระดาษในเอกสารให้เป็น A4 ทำให้เราสามารถพรินต์ลงในกระดาษ A4 ได้เหมือนต้นฉบับ แต่ถ้ามีกรณีที่จำเป็นต้องพิมพ์ในกระดาษที่เล็กว่าหรือใหญ่กว่า A4 ล่ะ คุณก็ต้องไปแก้ไขเอกสารโดยการกำหนดขนาดกระดาษให้เล็กลงแถมด้วยการแก้ไขตัวอักษรให้มีขนาดเล็กลง และจัดหน้าให้เหมือนเดิมอีก ดูมันช่างยุ่งยากมากมาย ดังนั้นผมจะมีวิธีที่คุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขเอกสารต้นฉบับ แต่สามารถย่อการพรินต์งานในเอกสารที่เล็กกว่าหรือใหญ่กว่าได้ด้วยความสามารถที่มีใน Word ครับ 1.กดปุ่ม Office 2.คลิ้กเลืกที่ Print หรือจะกด Ctrl+P แทนก็ได้ 3.จากนั้นในหัวข้อ Zoom และ Scale to paper size 4.ให้เลือกขนาดกระดาษที่ต้องการพิมพ์ 5.จากนั้นกดปุ่ม...