Word Tips

 ถ้าบ้านของคุณใช้เครื่องพรินต์ที่ไม่มีฟังก์ชันการพิมพ์กระดาษแบบเรียงกระดาษตามหน้าให้โดยอัตโนมัติ ปัญหาหนึ่งที่ต้องเจอก็คือเวลาสั่งพรินตอร์เอกสารออกมาเป็นกระดาษแล้วหน้ากระดาษลำดับแรกจะเป็นหน้าสุดท้ายไล่ไปจนแผ่นสุดท้ายเป็นหน้าแรก อันเนื่องจากลำดับการพิมพ์ที่หน้าแรกมักจะทับอยู่ล่างสุด ทำให้ต้องมานั่งจัดเรียงกระดาษจากหน้าแรกไปหน้าสุดท้ายใหม่ ซึ่งไม่ดีแน่หากมีพรินต์เอกสารเป็นร้อยๆ หน้า และด้วยเทคนิคนี้จะทำให้คุณลดเวลาในการจัดเรียงกระดาษไปได้มากทีเดียวครับ แถมมีขั้นตอนที่ไม่ยุ่งยากอีกด้วย มาลองทำกันครับ 1.เมื่อเปิดไฟล์เอกสารที่ต้องการสั่งพรินต์แล้วก็ให้ดูว่าเอกสารมีจำนวนหน้าทั้งหมดเท่าไหร่แล้วจำไว้นะครับ ในตัวอย่างคือ 14 หน้า 2.กดปุ่ม Office 3.คลิ้กที่เมนู Print หรือกดปุ่ม Ctrl+P แทนขั้นตอนที่ 2-3 ก็ได้ครับ 4.คลิ้กที่ Pages 5.ใส่เลขหน้าโดยใส่เลขหน้าสุดท้าย ขีด หน้าแรก ในตัวอย่างคือหน้าสุดท้าย 14...

 ถ้าคุณต้องการสร้างแบบฟอร์มที่ขีดเส้นใต้เว้นช่องว่างเพื่อให้กรอกข้อมูลลงไปได้เวลาพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ วิธีที่หลายคนทำอาจจะขีดเส้นใต้ด้วยการวาดเส้น หรืออาจจะพิมพ์ขีด _ ไปเรื่อยๆ หรืออีกหลายหลายวิธี แต่คุณสามารถทำได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วยเทคนิคดังต่อไปนี้ครับ 1.พิมพ์หัวข้อแล้วกด Tab ไปเรื่อยๆ หรือกำหนด Tab ให้กว้างกว่านี้โดยคลิ้ก index ที่เลขไม้บรรทัดด้านบน 2.คลิ้กที่ Paragraph จะปรากฏหน้าต่างย่อยขึ้นมา 3.กดปุ่ม Show/Hide เพื่อแสดงสัญลักษณ์ของ Tab เราสามารถข้ามขั้นตอนที่ 2 - 3 ได้...

สมมุติว่าคุณต้องการเปลี่ยนข้อความหนึ่งไปเป็นอีกข้อความหนึ่งโดยใช้ Replace คุณก็ใส่ข้อความเก่าลงในช่อง Find what ส่วนข้อความใหม่ในช่อง Replace แต่ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนเฉพาะรูปแบบของข้อความเช่นตัวหนา สี หรือขนาด คุณจะใช้ Replace อย่างไร ผมมีวิธีที่จะแทนที่ข้อความตัวหนาๆ ให้เปลี่ยนเป็นข้อความสีน้ำเงินได้ด้วยวิธีดังต่อไปนี้ครับ 1.เปิดเอกสารที่มีข้อความที่เป็นตัวหนา หรือลองเลือกข้อความแล้วกด Ctrl+U เพื่อเพิ่มความหนาให้แก่ข้อความ 2.คลิ้กที่เมนู Home 3.คลิ้กที่ปุ่ม Editing 4.คลิ้กที่ปุ่ม Replace หรือถ้าใช้คียลัด Ctrl+H...

 หากคุณใส่ Bullet หร้อจุดหัวข้อหน้าข้อความ แล้วคุณกดปุ่ม Enter ขึ้นบรรทัดไหม Bullet ก็จะสร้างขึ้นเองโดยอัตโนมัติ ซึ่งมันก็ดีหากคุณต้องการพิมพ์หัวข้อต่อไป แต่ถ้าหากคุณจะใส่หัวข้อย่อย คุณจะต้องลบ Bullet ทิ้งซึ่งทำให้เสียเวลา วันนี้เลยจะนำเสนอการขึั้นบรรทัดหัวข้อย่อยโดยไม่ต้องทำการลบ Bullet ด้วยการกดปุ่ม Shift + Enter ซึ่งลดขั้นตอนการลบออกไป ใครยังนึกภาพไม่ออกชมภาพตัวอย่างได้ครับ  1.ถ้ากดปุ่ม Enter จะขึ้นบรรทัดใหม่ให้ 2.แต่ว่าก็ต้องมากดลบด้วย Backspace อีกที 1.กด...

การใส่หมายเลขเรียงลำดับหน้าข้อความด้วย Numbering นั้นจะเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก ซึ่งในบางครั้งเราอาจต้องเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย แล้วจะมีวิธีทำอย่างไรให้เรียงในลักษณะนี้ได้ เพราะ Word ไม่มีคำสั่งการเรียงกลับ ดังนั้นเราจึงต้องใช้เทคนิคในการเรียงกลับให้ง่ายที่สุด โดยไม่ต้องมานั่งใส่หมายเลขเอง ซึ่งก่อนอื่นก็ใช้ความสามารถของ Numbering ในการใส่หมายเลขเรียงลำดับ จากนั้นก็แปลง Numbering ให้เป็นข้อความด้วย Paste Special แล้วจึงค่อยเรียงลำดับแบบ Descending อีกที เราก็จะได้ข้อความที่มีหมายเลขเรียงกลับจากมากไปหาน้อยแล้วครับ ส่วนขั้นตอนเต็มๆ...

 การขีดเส้นใต้ข้อความนั้นโดยทั่วไปจะเป็นเส้นขีดทึบสีดำ แต่ถ้าอยากเปลี่ยนเส้นใต้ให้เป็นรูปแบบอื่นๆ เช่นเส้นไข่ปลา และใส่สีลงไปโดยเฉพาะสีเท่า หรือสีอ่อนๆ  เราสามารถทำได้ง่ายๆ เพียงแค่เปลี่ยนจาการกดปุ่ม U หรือ Ctrl + U มาเป็นกดปุ่มด้านข้างตัว U เพื่อใส่รุปแบบเส้นแบบใหม่ และใส่สีได้จากเมนูนี้ ถ้ายังไม่เห็นภาพ ไปดูภาพวิธีการขีดเส้นใต้ไข่ปลาพร้อมสีได้เลยครับ 1.เลือกข้อความที่ต้องการขีดเส้นใต้ไข่ปลาทั้งหมด 2.คลิ้กที่เมนู Home 3.จากเดิมที่ขีดเส้นใต้ด้วยปุ่ม U ให้คลิ้กท่ปุ่มลูกสรด้านข้างตัว U แทนเพื่อเปิดเมนูดังรูป 4.คลิ้กเลือกเส้นจุดไข่ปลาในแบบที่ต้องการ 5.จากนั้นเมื่อขีดเส้นใต้ไข่ปลาแล้วก็เข้ามาที่เมนูอีกครั้งแล้วคลิ้กเลือก Underlin...

การคัดลอกข้อความแล้วางในตำแหน่งอื่น หากข้อความต้นฉลับเปลี่ยนแปลงข้อความที่คัดลอกไปวางนั้นก็จะไม่เปลี่ยนแปลงตามไปด้วย แต่หากต้องการให้ข้อความที่คัดลอกไปวางนั้นเปลี่นแปลงตามข้อความต้นฉบับสามารถทำได้ด้วยการเลือกข้อความนั้นแล้วคลิ้กเมาส์ขวาลากไปตำแหน่งที่ต้องการ จากนั้นคลิ้กที่เมนู Link here ส่วนวิธีดูภาพอธิบายได้เลยครับ 1.เลือกข้อความที่ต้องการโคลน 2.จากนั้นคลิ้กเมาส์ขวาค้างไว้ 3.แล้วลากข้อความมาตรงตำแหน่งที่ต้องการวาง 4.เมื่อปรากฏเมนู ให้คลิ้กเลือก Link Here ก็จะได้ข้อความที่ถูกโคลนวางในตำแหน่งนั้นทันที 1.หากลองแก้ไขข้อความต้นฉบับ 2.ข้อความที่ใช้ Link Here โคลนก็จะเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ ------ จะเห็นว่าวิธีนี้จะช่วยให้คุณแก้ไขข้อความต้นฉบับเพียงจุดเดียว แต่ข้อความที่โคลนด้วย Link Here ก็จะเปลี่ยนเหมือนต้นฉบับทั้งหมดโดยอัตโนมัติ จึงเหมาะสำหรับข้อความที่ใช้บ่อยๆ ในเอกสารและมีความเปลี่ยนแปลงบ่อยๆ เทคนิคนี้จะช่วยย่นระยะเวลาในการแก้ไขได้หลายเท่าตัวเลยครับ ลองนำไปประยุกต์ใช้กันดูครับ -----

 ปกติการคัดลอกข้อความทำได้โดยเลือกข้อความแล้วคลิ้กขวาที่ข้อความเพื่อเลือกคำสั่ง Cut หรือ Copy แล้วค่อยวางในตำแหน่งเอกสารอื่นๆ แต่ยังมีการคัดลอกและย้ายอีกวิธีที่ทำได้เช่นกัน นั้นคือการคลิ้กเมาส์ขวาค้างแล้วลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการวางแล้วปล่อยจากนั้นจะมีเมนู Copy Here หรือ Move Here ให้เลือก ซึ่งก็ทำให้การคัดลอกและย้ายข้อความทำได้ง่ายขึ้นครับ เรามาดูว่ามีวิะทำอย่างไรบ้างกันครับ 1.เลือกข้อความที่ต้องการคัดลอกหรือย้าย 2.แล้วคลิ้กเมาส์ขวาค้างไว้ก่อน 3.จากนั้นลากข้อความมายังตำแหน่งที่ต้องการจะวางแล้วปล่อย 4.จะมีเมนูปรากฏขึ้นมาให้เลือก Move Here ย้ายข้อความ หรือ Copy Here เพื่อคัดลอกข้อมูล ----- ข้อความนั้นก็จะถูกคัดลอกหรือย้ายมายังตำแหน่งที่คุณต้องการวางทันที ซึ่งวิธีนี้ช่วยลดระยะเวลาในการคัดลอกหรือย้ายข้อมูลได้เร็วกว่าวิธีเดิมๆ ใช้ให้เป็นนิสัยรับรอง...

 ถ้าใครที่เคยอ่านข้อมูลในตารางที่มีข้อมูลเยอะๆ หลายคอลัมน์ หลายๆ แถว อาจทำให้คุณลายตา จนไล่ข้อมูลผิดแถวผิดบรรทัด แต่มีวิธีการหนึ่งที่สามารถทำให้การไล่อ่านตารางที่ละเอียดๆ ได้ง่าย และผิดพลาดน้อยลง ก็คือการใส่พื้นหลังสีขาวสลับสีอื่นสลับแถวกัน ทำให้การไล่ดูข้อมูลนั้นเห็นได้ชัดเจนขึ้น แต่การจะใส่สีสลับแถวในตารางทีละแถว คงไม่ใช่เรื่องสนุกนัก แต่เราสามารถใส่สีสลับแถวให้กับตารางได้เพียงแค่ไม่กี่คลิ้กเท่านั้นครับ เรามาดูวิธีการที่ว่านั้นเลย 1.ตารางปกติจะไล่อ่านข้อมูลในแต่ละแถวค่อนข้างยากเพราะไม่มีแนวสีพื้นหลังให้ไล่อ่าน 1.เปิดเอกสารที่มีตารางหรือสร้างตารางข้อมูลขึ้นมาแล้วเลือกทั้งหมด โดยคลิ้กที่มุมซ้ายบนของตารางหรือเลือกเองก้ได้ครับ 2.คลิ้กที่เมนู Design 3.คลิ้กเลือกรูปแบบตาราง ในหัวข้อ Table Styles ผลลัพธ์ ----- ผลลัพธ์ที่ได้แถวในตารางก็จะสลับสีในแต่ละแถว ทำให้ไล่อ่านข้อมูลได้ง่ายและชัดเจนขึ้น ยังมีรูปแบบหรือสไตล์ให้เลือกอีกมากมาย หรือคุณสามารถใส่สไตล์ใดแล้วค่อยไปเพิ่มเติมเส้นขอบตารางได้อีกและยังเก็บเอาไว้ใช้ในคราวหลังได้ด้วย...