Office Tips

 ผมเชื่อว่าผุ้ใช้ MS Office ทุกคนต้องเคยเจอปัญหา เครื่องค้าง คอมพ์แฮงก์ โปรแกรมเอ๋อ หรืไม่ก็ไฟดับ จนทำให้งานเอกสารที่ทำอยู่เกิดหายวับไปกับตา จนบางคนอยากจะทุบจอมอนิเตอร์พัง ทั้งที่จอมันก็ไม่ได้ทำให้แฮงก์ซะหน่อย ถ้าจะลงไม้ลงมือ ก็น่าจะทำกับเคส ผมว่าจะยุติธรรมกับจอมากกว่านะครับ แล้วยิ่งงานเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลทุกวินาทีด้วยแล้ว หากต้องมานั่งทำใหม่คงจะปวดหัวอยู่ไม่น้อย โดยปกติแล้วหากคุณไม่ได้บันทึกงานก่อน หากเกิดเหตุการณ์ที่กล่าวมาข้างต้น ก็คงไม่สามารถกู้คืนอะไรได้เลย (ยกเว้นในเวอร์ชั่น 2010 ที่ไม่ต้อง Save งานก็จะกู้คืนได้ซะด้วย...

 ถึงจะเป็นเรื่องง่ายๆ ที่หลายคนรู้แล้วในการบันทึกไฟล์เอกสารจาก MS Office 2007 หรือ 2010 ที่ใช้ไฟล์เอกสารเป็น DOCX ให้เปิดกับ MS Office 97-2003 ได้ แต่ก็ยังมีคนอีกจำนวนมากที่ยังไม่รู้ และยังยินดีที่จะใช้ MS Office ในเวอร์ชันเก่าๆ อยู่ ดังนั้นปัญหาในการเปิดไฟล์เอกสารใหม่อย่าง DOCX ไม่ได้ก็ยังเกิดขึ้นต่อไป ผมจึงมีแนวทางในการแก้ปัญหานี้มาฝากกันโดย...

 เมื่อหลายอาทิตย์ก่อน พี่สาวของผมมีความจำเป็นต้องส่งไฟล์เอกสารที่มีข้อมูลบัตรเครดิตของธนาคารผ่านทางอีเมล์ ซึ่งหากข้อมูลภายในเอกสารถูกดักจับระหว่างการส่ง คงสร้างความเสียหายให้กับธนาคารและพี่สาวผมเป็นอย่างมาก ดังนั้นพี่สาวผมจึงใช้วิธีการส่งโดยการบีบอัดไฟล์ด้วยโปรแกรม winzip และใส่รหัสผ่านในการคลายไฟล์ แต่ผลปรากฏว่าไมสามารถส่งไฟล์ zip ที่ใส่รหัสผ่านทาง hotmail ได้ ซึ่งผมก็ไม่ทราบสาเหตุว่าทำไมถึงส่งไม่ได้ ผมเลยแนะนำให้พี่สาวใช้ความสามารถของ MS Office ที่ใส่รหัสให้กับไฟล์เอกสารได้ ก็เลยจัดการใส่รหัสและส่งไฟล์เอกสารผ่านทางอีเมล์ได้อย่างราบรื่นและง่ายดาย แต่เชื่อว่าหลายคนที่กำลังอ่านบทความนี้ คงสงสัยว่าแล้วจะใส่ยังไงล่ะ ผมก็เลยถือโอกาสนี้ แนะนำขั้นตอนการใส่รหัสผ่านให้กับไฟล์เอกสาร ซึ่งมันไม่ได้ยุ่งยากอะไรเลยซักนิด...