Office Tips

ฟีเจอร์ใหม่ล่าสุด ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลที่ต้องอ้างอิงกับวันเวลาได้อย่างง่ายดาย การใช้ไทม์ไลน์ใน Pivot Table นี้เป็นฟีเจอร์ใหม่ที่เพิ่มขึ้นมาใน Excel 2013 โดยไทม์ไลน์นี้จะช่วยเป็นตัวแยกข้อมูลตามเวลาอีกครั้งหนึ่งไม่ว่าจะเป็น ปี,เดือน, วัน หรือ รายไตรมาส ซึ่งเราสามารถทำได้ดังนี้ 1. เลือกข้อมูลที่ต้องการทำ PivotTable โดยลากแถบสีคลุมทั้งหมด แล้วคลิกที่แท็บ INSERT เมนู PivotTable 2. หน้าต่าง Create PivotTable จะปรากฏ...

หากคุณต้องการเปิดเอกสารใหม่โดยมีข้อมูลอยู่ในเอกสารเก่าอยู่ด้วย คุณอาจใช้วิธีเปิดเอกสารต้นฉบับแล้วค่อยคัดลอกข้อมูลทั้งหมดไปยังเอกสารใหม่ หรือไม่ก็ทำการคัดลอกไฟล์เอกสารนั้นแยกเป็นอีกไฟล์แล้วแก้ไขชื่อเอกสารแล้วเปิดใช้งาน ซึ่งแต่ละวิธีต้องอาศัยเวลาในหลายขั้นตอน แต่ผมมีวิธีที่เร็วและง่ายกว่านั้น เพียงแค่คลิ้กขวาทีไฟล์ต้นฉบัยแล้วเลือกเมนู New ก็จะได้ไฟล์เอกสารใหม่แต่ยังมีข้อมูลเหมือนต้นฉบับอยู่ และเมื่อบันทึกก็จะต้องตั้งชื่อใหม่ไม่ยุ่งเกี่ยวกับไฟล์ต้นฉบัยแต่อย่างใด เรามาดูวิธีที่ว่ากันครับ 1.เปิดหน้าต่าง Explorer ที่เก็บไฟล์เอกสารต้นฉบับแล้วคลิ้กเมาส์ขวาที่ไฟล์นั้น 2.คลิ้กที่เมนู New เพื่อสร้างเอกสารใหม่ที่มีข้อมูลจากไฟล์ต้นฉบับ 1.เอกสารใหม่แต่ข้อมูลเก่าก็จะเปิดขึ้นมาทันที ลองแก้ไขข้อมูลให้ตรงกับที่ต้องการ 2.แล้วก็กดปุ่ม Save เพื่อบันทึกไฟล์เอกสาร 3.จะมีหน้าต่างให้เราใส่ชื่อใหม่ให้ใส่ชื่อเอกสารใหม่ 4.จากนั้นกดปุ่ม Save ----- จะเห็นได้ว่าทิปเทคนิคนี้ช่วยลดเวลาในการสร้างเอกสารใหม่จากไฟล์เดิมได้ และยังช่วยให้คุณไม่ไปบันทึกข้อมูลทับของเดิม เพราะบางคนจะใช้วิธีเปิดเอกสารต้นฉบับแล้วก็ทำการแก้ไขเลย แล้วเผลอไปกดบันทึกไฟล์ต้นฉบับโดยไม่ได้ตั้งใจ ทำให้ไฟล์ต้นฉบับถูกแก้ไขและบันทึกไปถาวร แต่ด้วยทิปเทคนิคนี้จะทำให้ถึงเผลอกดบันทึก...

 จากบทความก่อนหน้านี้ ใส่รหัสผ่านให้เอกสารกันเถอะ ผมได้แนะนำการใส่รหัสรักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารได้ แต่ถ้าหากคุณยังไม่มั่นใจในการรักษาความปลอดภัยด้วยการใส่รหัสอย่างเดียว เราสามารถเพิ่มการเข้ารหัสไฟล์เอกสารเข้าไปอีก ด้วย Encrypt Document ครับ 1 เปิดเอกสารที่ต้องการเข้ารหัสจากนั้นกดปุ่ม Office 2.คลิ้กที่เมนู Prepare 3.คลิ้กที่เมนูEncrypt Document 4.ใส่รหัสผ่าน 5.กดปุ่ม OK 6.ใส่รหัสผ่านอีกครั้ง 7.กดปุ่ม OK เพียงแค่นี้เอกสารก็จะถูกเข้ารหัสเรียบร้อยแล้วครับ จากนั้นก็อย่าลืมบันทึกไฟล์เอกสารเมื่อปิดโปรแกรม 1 เมื่อเปิดเอกสารที่เข้ารหัสไว้แล้วจะมีหน้าต่างให้ใส่รหัส 2.จากนั้นกดปุ่ม OK เท่านี้เอกสารก็จะถูกถอดรหัสและเข้าไปใช้งานได้ตามปกติแล้วครับ ----- วิธีนี้จะช่วยให้เอกสารถูกเข้ารหัสและเวลาเปิดก็ต้องใช้รหัสผ่าน ทำให้ความปลอดภัยเพิ่มขึ้นอีกเป็น 2 เท่า ใครมีเอกสารที่มีความสำคัญมากๆ ลองใช้...

 ถ้าคุณคลิ้กที่ปุ่ม Office คุณจะเห็นรายการเอกสารที่อยู่ใน Recent Document ซึ่งเอกสารเหล่านนั้นคือเอกสารที่เพิ่งเปิดใช้งานล่าสุดจะมาปรากฏอยู่ที่นี่ ทำให้เราเปิดใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องเข้าพาธให้วุ่นวายอีก แต่หากมีการเปิดใช้งานหลายๆ เอกสาร รายการเก่าๆ ก็จะหายไป ดังนั้นหากเอกสารที่คุณเปิดใช้งานบ่อยๆ หายไป ให้คลิ้กที่ปุ่ม Pin หรือปักหมุด เอกสารนั้นก็จะพร้อมให้เราเปิดใช้งานโดยไม่หายไปไหนอีก หากใครที่ยังไม่เห็นภาพ ดูวิธีการปักหมุดได้เลยครับ 1.กดปุ่ม Office 2.คลิ้กที่ปุ่ม Pin เพื่อปักหมุดเอกสารที่เปิดใช้งานบ่อยๆ ----- เทคนิคนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องเข้าไปค้นหาไฟล์เอกสารในโฟลเดอร์ลึกๆ อีกต่อไป...

 ปัญหาหนึ่งที่หลายคนเจอก็คือ จะรู้ได้อย่างไรว่าไฟล์ไหนเป็นไฟล์ Doc ไฟล์ไหนเป็นไฟล์ DocX หรือเอกสารอย่างอื่นอีกมากมายที่ไม่รู้นามสกุล บางคนก็อาจจะดูตรง Properties ที่บางทีก็ไม่ได้บอกอีกว่าเป็นนามสกุลไรกันแน่ บางคนก็ดูจาก Icon ซึ่งมันก็คล้ายๆ กันอีก ปัญหาเหล่านี้มีมาตั้งแต่ Office 2007 ทำให้บันทึกไฟล์ผิดบ้าง บางทีก็บันทึกไฟล์ซ้ำบ้าง แล้วจะมองเห็นนามสกุลของไฟล์ Office อย่างไรล่ะ ผมก็นำวิธีที่จะมองเห็นนามสกุลของไฟล์มาฝากกันครับ 1.เปิด My Computer...

 แม้จะใช้งาน MS Office 2007 มาหลายปีแล้ว จนตอนนี้ก็มี MS Office 2010 ออกมาให้ใช้อีก แต่ผมเชื่อว่าบางคนก็ยังไม่คุ้นเคยกับ อินเทอร์เฟซแบบใหม่ซักที วันนี้เลยอยากมาแนะนำว่าไอ้อินเทอร์เฟซแบบใหม่นั้นแต่ละส่วนเขามีชื่อเรียกว่าอย่างไรคับ 1. Ribbon จะเป็นเมนูแบบใหม่ที่รวมเอาปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆแยกเป็นหมวดหมู่ 2. Contextual Tabs ปกติจะมี Tab มาตรฐานเช่น Home หรือ Insert ซึ่งจะแสดงให้เห็นตลอด แต่ในบางครั้งจะมี Contextual Tabs...

 การสั่งงานใน MS Office ส่วนใหญ่ก็จะใช้เมาส์คลิ้กเมนูหรือปุ่ม และบางครั้งก็ใช้ปุ่ม Ctrl + กับคีย์ต่างๆ เพื่อสั่งงาน แต่ก็ต้องจดจำคีย์ลัด แต่สำหรับ MS Office 2007 ได้เพิ่มความสามารถที่เรียกว่า Key Tips ซึ่งจะแสดงตัวอักษรกำกับที่เมนูใน Ribbon ทำให้ไม่ต้องจำคีย์ลัด เพียงแค่กด Alt 1 ครั้ง...

 สำหรับปุ่มคีย์ลัดที่ใช้งานบ่อยๆ อย่าง Save หรือจะเป็น Undo และ Redo ผู้พัฒนาได้วางปุ่มเหล่านี้ให้อยู่ตรง Title Bar หรือติดกับปุ่ม Office เพื่อให้กดใช้งานได้สะดวกยิ่งขึ้น แต่รู้ไหมว่าเราสามารถเพิ่มปุ่มคำสั่งพิเศษที่แน่ใจว่าใช้งานบ่อยๆ ไว้จุดนี้ได้เหมือนกัน วิธีการก็ง่ายๆครับ ไปดูกันเลย 1.คลิ้กที่ปุ่ม Customize the Quick Access Toolbar ซึ่งเป็นปุ่มเล็กๆ ติดกับปุ่ม...

 หลายคนอาจจะชื่นชอบเมนูแบบ Ribbon ที่อยู่ใน Microsoft Office 2007 แต่สำหรับหลายคนแล้วมันช่างไม่คุ้นเคยเอาเสียเลย แต่ปัญหาของ Ribbon ไม่ได้อยู่ที่ความไม่คุ้นเคยอย่างเดียว สำหรับคนที่มีหน้าจอเล็กๆ เจ้า Ribbon เนี่ยล่ะที่ทำให้พื้นที่ใช้างานมันหดหายไปตั้งเยอะ แล้วจะปิดมันไปเลยก็ไม่สามารถใช้งานได้สะดวกอีก ผมจึงแนะนำเทคนิคในการซ่อน Ribbon เมื่อเวลาที่คุณต้องเพิ่มพื้นที่ในการทำงานเอกสาร หน้าตาโปรแกรมปกติที่ใช้ Ribbon จะเห็นได้ว่าเมนูแบบ Ribbon อาจทำให้สะดวกก็จริงแต่ก็กินพื้นที่ใช้งานไปมากทีเดียว หน้าตาโปรแกรมเมื่อไม่ใช้ Ribbon แต่เมื่อกด Ctrl+F1 เมนู...