Excel Tips

เลือกเซลที่มีชนิดข้อมูลเหมือนกันในครั้งเดียวด้วย GoTo Special

 คุณเคยรู้หรือไม่ว่าคำสั่ง GoTo นั้นสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการค้นหาและเลือกเซลข้อมูลในเอกสารได้ง่ายดาย โดยจะไปยังเซลที่มีข้อมูลที่เราได้ระบุไว้ทันที ซึ่งมักจะเป็นการไปยังเซลเดียวที่ตรงเท่านั้น แถมเรายังใช้คำสั่ง GoTo นี้ในการเลือกเซลหลายๆ เซลที่มีข้อมูลเหมือนๆ กันได้ เช่นต้องการเลือกเซลที่มีข้อมูลเป็นตัวเลขทั้งหมดโดยไม่เลือกที่เป็นข้อความเราก็สามารถทำได้ด้วยการใช้ GoTo Special นั้นเอง ส่วนวิธีการจะเป็นอย่างไรนั้นติดตามได้ ณ บัดนี้ครับ 1.เมื่อเปิดเอกสารที่มีชนิดข้อมูลที่หลากหลายอย่างตัวอักษรและตัวเลขให้กด F5 เพื่อเปิดใช้งาน Go To 2.ในหน้าต่าง Go To ให้คลิ้กที่ปุ่ม...

3 เทคนิคการใช้ปุ่ม Ctrl ให้ทำงานใน Excel ได้เร็วขึ้น

 วันนี้ผมจะขอนำเสนอเทคนิคในการใช้ปุ่ม Ctrl กับ Excel ที่จะช่วยให้คุณทำงานเร็วขึ้น 3 เทคนิคด้วยกัน โดยเทคนิคกที่ 1 จะเป็นการเลื่อนเซลไปยังเซลสุดท้ายที่มีข้อมูล ซึ่งจะมีประโยชน์มากหากเซลในแถวหรือคอลัมน์นั้นมีข้อมูลต่อกันเป็นจำนวนมาก เมื่อกด Ctrl ค้าง + ลูกศรก็จะเลื่อนไปเซลสุดท้ายในพริบตา ส่วนเทคนิคที่ 2 เป็นการใช้ปุ่ม Ctrl ค้าง + กับการคลิ้กหรือลากเมาส์ ทำให้เลือกเฉพาะเซลที่ต้องการได้แบบไม่ต่อเนื่อง...

เปลี่ยนสูตรยุ่งยากให้เข้าใจง่ายด้วย Define Name

 บางครั้งขอบเขตของข้อมูลที่เป็นสูตรเช่น A1:Z10 อาจทำให้คุณอ่านได้ยากยิ่ง แต่ถ้าหากขอบเขตข้อมูลนั้นถูกเปลี่ยนเป็นหัวข้อหรือชื่อขอบเขตข้อมูลแทน จะทำให้คุณอ่านและเรียกใช้งานได้ง่ายขึ้น และวิธีการเปลี่ยนสูตรวุ่นวายซับซ้อนให้กลายเป็นคำง่ายๆ ก็ทำได้ด้วย Define Name นั้นเองครับ ส่วนวิธีการที่จะเปลี่ยนทำอย่างไรนั้นติดตามได้ดังนี้  1.ให้สร้างชุดข้อมูลที่มีเขตข้อมูลซักชุดสองชุดก่อน 2.จากนั้นก็คลิ้กที่เซลที่ต้องคำนวณจากเขตข้อมูล ซึ่งปกติก็ต้องใส่สูตรคำนวณอย่าง =SUM(B2:B4) 3.แต่เราสามารถแทนเขตข้อมูล B2:B4 ให้เป็นหัวข้อแทนได้ =SUM(Monthly_Totals) 1.ให้กำหนดขอบเขตข้อมูลโดยเลือกเซลที่ต้องการรวมข้อมูล 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Formulas 3.คลิ้กที่ปุ่ม Define Names 4.แล้วกดปุ่ม Define Name 5.โดยปกติแล้วก็จะใส่หัวข้อด้านบนเขตข้อมูลให้อัตโนมัติ แต่ถ้าอยากเปลี่ยนก็แก้ไขได้ในช่องนี้ 6.เสร็จแล้วกดปุ่ม OK 1.ให้คลิ้กที่เซล B4 แล้ว 2.ให้เปลี่ยนสูตรเป็น =SUM(Monthly_Totals) 3.ซึ่งหากพิมพ์ =SUM(Mon...

2 วิธีลัด Unhide เซลในคอลัมน์หรือแถวแรกใน Excel

 จากเทคนิค ปัญหา Unhide คอลัมน์หรือแถวแรกไม่ได้แก้อย่างไรดี  เป็นการแก้ปัญหา Unhide Column แรกไม่ได้นั้น ผมยังมีวิธีการ Unhide ที่ง่ายกว่านี้ โดยจะมี 2 วิธีมานำเสนอด้วยกัน ใครถนัดแบบไหนก็ใช้ได้เลย หรือถนัดแบบเทคนิคที่เคยแนะนำไปก็ไม่ว่าครับ เรามาดูเทคนิคที่ว่านี้กันเลย วิธีที่ 1 1.ให้เปิดเอกสารแล้วลองซ่อนคอลัมน์ A ก่อน 2.ให้คลิ้กที่หัวเซลคอลัมน์ B จะเป็นการเลือกเซลทั้งหมดในคอลัมน์ B 3.จากนั้นวางเมาส์ที่ขอบหัวคอลัมน์ B ฝั่งซ้ายจนมีเคอร์เซอร์ลูกศรปรากฏขึ้นมา 4.เสร็จแล้วลากเคอร์เซอร์ลุกศรไปด้านขวามือยาวประมาณเซลนึง วิธีที่ 2 1.อีกวิธีก็เหมือนเดิม...

คีย์ลัดการเลือกทั้งแถวและทั้งคอลัมน์ใน Excel

 วันนี้ผมจะมานำเสนอเคล็ดลับหรือเทคนิคในการเลือกเซลทั้งแถวและทั้งคอลัมน์มาฝากกันครับ ซึ่งสามารถเลือกใช้ได้ทั้งการคลิ้กเมาส์หรือใช้คีย์ลัดบนคีย์บอร์ดก็แล้วแต่ว่าจะถนัดใช้ตอนไหนกัน โดยจมีการเลือกเซลดังต่อไปนี้ 1.การเลือกทั้งแถว 2.การเลือกทั้งคอลัมน์ และ 3. การเลือกทั้งหมดทุกเซล ติดตามวิธีในรูปภาพดังต่ดไปนี้ได้เลยครับ 1.สำหรับเทคนิคกเลือกเซลทั้งหมดในคอลัมน์ ก่อนอื่นให้คลิ้กเลือกเซลใดก็ได้ในคอลัมน์ที่ต้องการเลือกทั้งหมดในคอลัมน์นั้น 2.คลิ้กที่หัวคอลัมน์หรือจะใช้คีย์ลัด Ctrl+Space 3.ผลลัพธ์ที่ได้คือเลือกทุกเซลในคอลัมน์นั้นทันที 1.ต่อไปคือเทคนิคการเลือกเซลในแถวทั้งหมด ให้คลิ้กเลือกเซลใดก็ได้ในแถวที่ต้องการเลือกทั้งหมดในแถวนั้นนั้น 2.คลิ้กที่หัวคแถวหรือจะใช้คีย์ลัด Shfitt+Space 3.ผลลัพธ์ที่ได้คือเลือกทุกเซลในแถวนั้นทันที. 1.และสุดท้าย หลายคนอาจรู้อยู่แล้วคือการเลือกทุกเซลโดยคลิ้กที่มุมของหัวแถวและหัวคอลัมน์ หรือกด Ctrl + A เพื่อ Select All 2.ผลที่ได้คือเลือกทุกเซลนั้นเองครับ ----- สำหรับคนที่อาจจะมือไม่ว่างไปใช้เมาส์เพื่อคลิ้กที่หัวแถวหรือหัวคอลัมน์เพื่อเลือกเซลทั้งหมด และต้องวางมือบนคีย์บอร์ด คีย์ลัดเหล่านี้จะช่วยคุณได้มาก ทำให้การทำงานกับเอกสารนั้นสะดวกรวดเร็วและง่ายขึ้นทีเดียวถ้าใช้จนติดเป็นนิสัย  -----

แบ่งแยกข้อมูลที่ไม่ติดกันให้เป็นคำละคอลัมน์โดยอัตโนมัติ

 หากชุดข้อมูลในเอกสาร Excel ต่อกันภายในเซลเดียวกัน เช่นตัวอย่างข้อความที่เป็นชื่ออย่าง "นาย อีซี อ็อฟฟิศ"  แต่ในบางครั้งที่คุณต้องการกรองข้อมูลว่าใครเป็นผู้ชายหรือผู้หญิง จากคำว่า นาย นาง นางสาว แต่ข้อมูลติดกันแบบนี้คงไม่สามารถกรองข้อมูลได้ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องแยกคำนำหน้าชื่อ ชื่อจริงและนามสกุลออกจากกันเป็นแต่ละคอลัมน์ วิธีดั่งเดิมหลายคนอาจจะค่อยๆ ตัดข้อความนายออกมา ชื่อจริงไปอีกคอลัมน์ และตามด้วยนามสกลุ แต่หากชุดข้อมูลมีเป็นร้อยเป็นพันแถว คงไม่สนุกต้องมานั่งตัดข้อความไปใส่ในเซลถัดไป แต่สำหรับ Excel นั้นมีความสามารถในการแยกข้อความที่มีการเว้นช่องว่างเช่น Space...

Recent Articles

Stay on op - Ge the daily news in your inbox

spot_img