Saturday, July 21, 2018

แก้ปัญหาใส่ตัวเลขแล้วเปลี่ยนเป็นวันที่ด้วย Format Cells

 บ่อยครั้งที่คุณใส่ตัวเลขที่มี - หรือ / คั่นระหว่างตัวเลขแล้วกลายเป็นว่าตัวเลขที่ตั้งใจจะใส่ไว้นั้นกลายเป็นวันเดือนไปโดยอัตโนมัติ อย่างเช่นบ้านเลขที่หรือช่วงระหว่างตัวเลข ซึ่งนั้นเป็นเพราะความฉลาดของ Excel ที่แก้ไขตัวเลขที่มันคิดว่าจะเป็นวันเดือนปี จึงเปลี่ยนให้เองโดยเราไม่ต้องการ และบางคนก็ไม่สามารถใส่ตัวเลขที่ตั้งใจไว้ได้เลย ดังนั้นครั้งนี้เราจะมาดูวิธีแก้ ซึงก็มีวิธีง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอนด้วยการเปลี่ยนรูปแบบเซลที่ใส่ข้อมูลข้างต้นด้วย Format Cell ให้เป็น Text เพียงเท่านี้ รูปแบบตัวเลขที่แก้เป็นวันที่อัตโนมัตินั้น ก็จะไม่เปลี่ยนอีกต่อไปครับ 1.ลองพิมพ์ข้อมูลที่มี / หรือ -...

เลือกเซลที่มีชนิดข้อมูลเหมือนกันในครั้งเดียวด้วย GoTo Special

 คุณเคยรู้หรือไม่ว่าคำสั่ง GoTo นั้นสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการค้นหาและเลือกเซลข้อมูลในเอกสารได้ง่ายดาย โดยจะไปยังเซลที่มีข้อมูลที่เราได้ระบุไว้ทันที ซึ่งมักจะเป็นการไปยังเซลเดียวที่ตรงเท่านั้น แถมเรายังใช้คำสั่ง GoTo นี้ในการเลือกเซลหลายๆ เซลที่มีข้อมูลเหมือนๆ กันได้ เช่นต้องการเลือกเซลที่มีข้อมูลเป็นตัวเลขทั้งหมดโดยไม่เลือกที่เป็นข้อความเราก็สามารถทำได้ด้วยการใช้ GoTo Special นั้นเอง ส่วนวิธีการจะเป็นอย่างไรนั้นติดตามได้ ณ บัดนี้ครับ 1.เมื่อเปิดเอกสารที่มีชนิดข้อมูลที่หลากหลายอย่างตัวอักษรและตัวเลขให้กด F5 เพื่อเปิดใช้งาน Go To 2.ในหน้าต่าง Go To ให้คลิ้กที่ปุ่ม...

3 เทคนิคการใช้ปุ่ม Ctrl ให้ทำงานใน Excel ได้เร็วขึ้น

 วันนี้ผมจะขอนำเสนอเทคนิคในการใช้ปุ่ม Ctrl กับ Excel ที่จะช่วยให้คุณทำงานเร็วขึ้น 3 เทคนิคด้วยกัน โดยเทคนิคกที่ 1 จะเป็นการเลื่อนเซลไปยังเซลสุดท้ายที่มีข้อมูล ซึ่งจะมีประโยชน์มากหากเซลในแถวหรือคอลัมน์นั้นมีข้อมูลต่อกันเป็นจำนวนมาก เมื่อกด Ctrl ค้าง + ลูกศรก็จะเลื่อนไปเซลสุดท้ายในพริบตา ส่วนเทคนิคที่ 2 เป็นการใช้ปุ่ม Ctrl ค้าง + กับการคลิ้กหรือลากเมาส์ ทำให้เลือกเฉพาะเซลที่ต้องการได้แบบไม่ต่อเนื่อง...

เปลี่ยนสูตรยุ่งยากให้เข้าใจง่ายด้วย Define Name

 บางครั้งขอบเขตของข้อมูลที่เป็นสูตรเช่น A1:Z10 อาจทำให้คุณอ่านได้ยากยิ่ง แต่ถ้าหากขอบเขตข้อมูลนั้นถูกเปลี่ยนเป็นหัวข้อหรือชื่อขอบเขตข้อมูลแทน จะทำให้คุณอ่านและเรียกใช้งานได้ง่ายขึ้น และวิธีการเปลี่ยนสูตรวุ่นวายซับซ้อนให้กลายเป็นคำง่ายๆ ก็ทำได้ด้วย Define Name นั้นเองครับ ส่วนวิธีการที่จะเปลี่ยนทำอย่างไรนั้นติดตามได้ดังนี้  1.ให้สร้างชุดข้อมูลที่มีเขตข้อมูลซักชุดสองชุดก่อน 2.จากนั้นก็คลิ้กที่เซลที่ต้องคำนวณจากเขตข้อมูล ซึ่งปกติก็ต้องใส่สูตรคำนวณอย่าง =SUM(B2:B4) 3.แต่เราสามารถแทนเขตข้อมูล B2:B4 ให้เป็นหัวข้อแทนได้ =SUM(Monthly_Totals) 1.ให้กำหนดขอบเขตข้อมูลโดยเลือกเซลที่ต้องการรวมข้อมูล 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Formulas 3.คลิ้กที่ปุ่ม Define Names 4.แล้วกดปุ่ม Define Name 5.โดยปกติแล้วก็จะใส่หัวข้อด้านบนเขตข้อมูลให้อัตโนมัติ แต่ถ้าอยากเปลี่ยนก็แก้ไขได้ในช่องนี้ 6.เสร็จแล้วกดปุ่ม OK 1.ให้คลิ้กที่เซล B4 แล้ว 2.ให้เปลี่ยนสูตรเป็น =SUM(Monthly_Totals) 3.ซึ่งหากพิมพ์ =SUM(Mon...

2 วิธีลัด Unhide เซลในคอลัมน์หรือแถวแรกใน Excel

 จากเทคนิค ปัญหา Unhide คอลัมน์หรือแถวแรกไม่ได้แก้อย่างไรดี  เป็นการแก้ปัญหา Unhide Column แรกไม่ได้นั้น ผมยังมีวิธีการ Unhide ที่ง่ายกว่านี้ โดยจะมี 2 วิธีมานำเสนอด้วยกัน ใครถนัดแบบไหนก็ใช้ได้เลย หรือถนัดแบบเทคนิคที่เคยแนะนำไปก็ไม่ว่าครับ เรามาดูเทคนิคที่ว่านี้กันเลย วิธีที่ 1 1.ให้เปิดเอกสารแล้วลองซ่อนคอลัมน์ A ก่อน 2.ให้คลิ้กที่หัวเซลคอลัมน์ B จะเป็นการเลือกเซลทั้งหมดในคอลัมน์ B 3.จากนั้นวางเมาส์ที่ขอบหัวคอลัมน์ B ฝั่งซ้ายจนมีเคอร์เซอร์ลูกศรปรากฏขึ้นมา 4.เสร็จแล้วลากเคอร์เซอร์ลุกศรไปด้านขวามือยาวประมาณเซลนึง วิธีที่ 2 1.อีกวิธีก็เหมือนเดิม...

คีย์ลัดการเลือกทั้งแถวและทั้งคอลัมน์ใน Excel

 วันนี้ผมจะมานำเสนอเคล็ดลับหรือเทคนิคในการเลือกเซลทั้งแถวและทั้งคอลัมน์มาฝากกันครับ ซึ่งสามารถเลือกใช้ได้ทั้งการคลิ้กเมาส์หรือใช้คีย์ลัดบนคีย์บอร์ดก็แล้วแต่ว่าจะถนัดใช้ตอนไหนกัน โดยจมีการเลือกเซลดังต่อไปนี้ 1.การเลือกทั้งแถว 2.การเลือกทั้งคอลัมน์ และ 3. การเลือกทั้งหมดทุกเซล ติดตามวิธีในรูปภาพดังต่ดไปนี้ได้เลยครับ 1.สำหรับเทคนิคกเลือกเซลทั้งหมดในคอลัมน์ ก่อนอื่นให้คลิ้กเลือกเซลใดก็ได้ในคอลัมน์ที่ต้องการเลือกทั้งหมดในคอลัมน์นั้น 2.คลิ้กที่หัวคอลัมน์หรือจะใช้คีย์ลัด Ctrl+Space 3.ผลลัพธ์ที่ได้คือเลือกทุกเซลในคอลัมน์นั้นทันที 1.ต่อไปคือเทคนิคการเลือกเซลในแถวทั้งหมด ให้คลิ้กเลือกเซลใดก็ได้ในแถวที่ต้องการเลือกทั้งหมดในแถวนั้นนั้น 2.คลิ้กที่หัวคแถวหรือจะใช้คีย์ลัด Shfitt+Space 3.ผลลัพธ์ที่ได้คือเลือกทุกเซลในแถวนั้นทันที. 1.และสุดท้าย หลายคนอาจรู้อยู่แล้วคือการเลือกทุกเซลโดยคลิ้กที่มุมของหัวแถวและหัวคอลัมน์ หรือกด Ctrl + A เพื่อ Select All 2.ผลที่ได้คือเลือกทุกเซลนั้นเองครับ ----- สำหรับคนที่อาจจะมือไม่ว่างไปใช้เมาส์เพื่อคลิ้กที่หัวแถวหรือหัวคอลัมน์เพื่อเลือกเซลทั้งหมด และต้องวางมือบนคีย์บอร์ด คีย์ลัดเหล่านี้จะช่วยคุณได้มาก ทำให้การทำงานกับเอกสารนั้นสะดวกรวดเร็วและง่ายขึ้นทีเดียวถ้าใช้จนติดเป็นนิสัย  -----

แบ่งแยกข้อมูลที่ไม่ติดกันให้เป็นคำละคอลัมน์โดยอัตโนมัติ

 หากชุดข้อมูลในเอกสาร Excel ต่อกันภายในเซลเดียวกัน เช่นตัวอย่างข้อความที่เป็นชื่ออย่าง "นาย อีซี อ็อฟฟิศ"  แต่ในบางครั้งที่คุณต้องการกรองข้อมูลว่าใครเป็นผู้ชายหรือผู้หญิง จากคำว่า นาย นาง นางสาว แต่ข้อมูลติดกันแบบนี้คงไม่สามารถกรองข้อมูลได้ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องแยกคำนำหน้าชื่อ ชื่อจริงและนามสกุลออกจากกันเป็นแต่ละคอลัมน์ วิธีดั่งเดิมหลายคนอาจจะค่อยๆ ตัดข้อความนายออกมา ชื่อจริงไปอีกคอลัมน์ และตามด้วยนามสกลุ แต่หากชุดข้อมูลมีเป็นร้อยเป็นพันแถว คงไม่สนุกต้องมานั่งตัดข้อความไปใส่ในเซลถัดไป แต่สำหรับ Excel นั้นมีความสามารถในการแยกข้อความที่มีการเว้นช่องว่างเช่น Space...

ใส่พื้นหลังให้เซลสลับแถวคอลัมน์ด้วยโค้ดพิเศษ

 จากเทคนิค ใส่สีพื้นหลังสลับแถวให้ตารางอ่านง่ายขึ้น จะเป็นการใส่สีพื้นหลังเซลสลับแถวให้กับตารางใน Word ซึ่งจะทำให้อ่านข้อมูลในแต่ละแถวได้ถูกต้องและง่ายมากขึ้น  แล้วถ้า Excel ล่ะจะมีวิธีการใส่สีพื้นหลังสลับแถวอย่างไร ผมก็เทคนิคมาแนะนำกันครับ โดยใช้ Condition Formatting ส้่วนจะมีขั้นตอนอย่างไรนั้น ติดตามกันได้เลยครับ 1.คลิ้กที่มุมของหัวคอลัมน์และแถวเพื่อเลือกเซลทีั้งหมด หรือกด Ctrl + A เพื่อ Select All ในกรณีที่ต้องการเฉพาะเซลที่ต้องการก็คลิ้กเฉพาะแถวหรือคอลัมน์ก็ได้ครับ 2.คลิ้กที่เมนู Home 3.คลิ้กที่ปุ่ม Style จะมีหน้าต่างย่อยขึ้นมา 4.ให้คลิ้กที่ปุ่ม...

สร้าง Drop Down List ใน Excel ไม่ยากอย่างที่คิด

 ใน Excel นั้นในแต่ละเซลก็จะใส่ข้อมูลได้เพียงข้อมูลชุดเดียว หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเซลนั้นก็ต้องคีย์ข้อมูลใหม่ลงไป แต่ถ้าชุดข้อมูลที่จะเปลี่ยนนั้นซ้ำเดิมคงไม่สนุกถ้าต้องมาคีย์ใหม่ จะดีกว่าถ้าได้เลือกข้อมูลผ่านรายการดรอปดาวน์ Drop Down List ส่วนวิธีการสร้างรายการที่ว่านั้นก็ง่ายสแนง่ายไม่ยุ่งยากเลย เพราะมีทางลัดในการสร้างให้อยู่แล้ว แต่จะทำอย่างไรนั้นติดตามได้จากบทความต่อไปนี้ได้เลยครับ 1.สร้างชุดข้อมูลขึ้นมาซัก 1 ชุด ในตัวอย่างก็คือรายการโปรแกรมของ MS Office  นั้นเอง โดยเริ่มจากเซลที่ A1 - A4 ดังรูป 2.จากนั้นคลิ้กที่เซลที่ใช้ให้เป็นรายการดรอปดาวน์ เราสามารถเลือกได้หลายๆ...

สร้างใบเสร็จรับเงินด้วยเทมเพลต จาก MS Office Online

ถ้าคุณเปิดกิจการเป็นของตนเองแล้วกำลังคิดที่จะออกแบบใบเสร็จรับเงินแบบมาตรฐาน คุณอาจจะหาใบเสร็จของร้านอื่นแล้วมานั่งเลียนแบบให้คล้ายๆ กันก็ได้ แต่ว่าจะง่ายกว่าถ้าใช้ Template ของ Microsoft Office Online ที่ได้จัดเตรียมให้คุณดาวน์โหลดรูปแบบใบเสร็จรับเงินที่หลากหลาย แถมไม่ต้องมาใส่สูตรคำนวณให้วุ่นวายเพราะใน Template นั้นใส่แค่ข้อมูลก็พอ ที่เหลือ Template ใบเสร็จรับเงินจะรวมราคาพร้อมส่วนลดต่างๆ รวมถึงภาษีให้เสร็จสรรพโดยอัตโนมัติ สำหรับวิธีการสร้างใบเสร็จนั้นทำอย่างไรติดตามได้จากบทความต่อไปนี้ครับ 1.ก่อนอื่นเปิดโปรแกรม Excel แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Office 2.ต่อจากนั้นคลิ้กที่เมนู New เพื่อสร้างเอกสารใหม่1.จากปกติ...
4,912FansLike
8,745FollowersFollow

MUST READ