Excel Tips

   ถ้าคุณมีเอกสาร Excel ที่มีสูตรลับอยู่ภายใน หรือเป็นสูตรที่ไม่อยากเปิดเผยให้คนอื่นเห็น หรือเหตุผลอื่นๆ ที่ต้องการซ่อนสูตรเหล่านั้น คุณสามารถซ่อนสูตรเหล่านั้นได้ครับ และยังสามารถป้องกันการแก้ไขข้อมูลได้อีกด้วย โดยการ Protect Sheet ให้กับ Work Sheet ได้ด้วยวิธีการดังต่อไปนี้ครับ 1.สร้างข้อมูลจำนวน 2 เซล หรือหากมีข้อมูลที่ใช้กับสูตรอยู่แล้วข้ามไปได้เลยครับ 2.สร้างสูตรโดยพิมพ์ = คลิ้กที่เซล 1 พิมพ์ + แล้วคลิ้กที่เซล...

 ในกรณีที่ต้องการรวมข้อความจากหลายๆ คอลัมน์ให้มาอยู่ภายในเซลเดียวกัน หลายคนอาจคัดลอกข้อความแต่ละคอลัมน์แล้วมาวางต่อๆ กันในเซลเดียว แต่ว่าเราสามารถใช้คำสั่งที่มีใน Excel เพื่อรวมข้อความหรือข้อมูลเหล่านั้นให้มาต่อกันได้เพียงแค่ใช้ & ดังขั้นตอนต่อไปนี้ครับ 1.สร้างข้อมูลที่มี 3 คอลัมน์แยกจากกันเช่นคำนำหน้าชื่อ ชื่อจริง และ นามสกุล 2.คลิ้กที่เซลว่างๆ หรือดับเบิ้ลคลิ้กเพื่อเข้าไปใส่ข้อมูลได้ 1.พิมพ์ = 2.คลิ้กเมาส์ไปเลือกที่เซลคำนำหน้าชื่อ 3.พิมพ์ & 4.คลิ้กเมาส์ไปเลือกที่เซลชื่อจริง 5.พิมพ์ &"  "& 6.คลิ้กเมาส์ไปเลือกที่เซลนามสกุล 7.เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter 1.เราก็จะได้ข้อความที่เกิดจากการต่อกันของ 3 คอลัมน์ คลิ้กเมาส์ซ้ายค้างที่มุมล่างของเซลจนปรากฏเครื่องหมายบวก 2.แล้วลากไปยังเซลสุดท้าย ผลลัพธ์ก็คือคำนำหน้าชื่อ ชื่อจริง และนามสกุลวางต่อกันในเซลเดียวกัน -----...

 ถ้าคุณต้องการเปรียบเทียบข้อมูลของเอกสาร Excel 2 ไฟล์คุณสามารถใช้คำสั่ง Arange All เพื่อย่อให้เห็นทั้ง 2 หน้าต่าง แต่ถ้าต้องการเปรียบเทียบ Sheet จากภายในไฟล์เอกสารเดียวกัน จะมีวิธีอย่างไรเพื่อให้เปรียบเทียบข้อมูลของทั้ง 2 ชีทได้ ลองทำตามนี้ดูครับ 1.เมื่อเปิดเอกสารที่ต้องการเปรียบเทียบข้อมูบของทั้ง 2 ชีทแล้วคลิ้กที่ View 2.คลิ้กที่ปุ่ม New Windows ในหัวข้อ Window 3.หน้าต่างใหม่ก็จะถูกเปิดขึ้นมาซึ่งเป็นอกสารเดิมที่เปิดไว้แล้ว 1.คลิ้กที่ปุ่ม Arange All...

   ปกติเวลาพรินต์เอกสารก็จะพิมพ์เซลทั้งหมดในหน้านั้น และถ้าเกินหน้าก็จะพรินต์ในแผ่นกระดาษหน้าต่อไป แล้วถ้าต้องการพิมพ์เฉพาะเซลที่ต้องการบางคนก็คัดลอกไปยังชีทใหม่แล้วสั่งพรินต์ แต่ว่าไม่จำเป็นต้องทำแบบนั้นครับ เพราะเรามีวิธีสั่งพิมพ์เฉพาะเซลที่เลือกไว้ ด้วย Set Print Area 1.เลือกเซลบริเวณที่ต้องการพรินต์ 2.คลิ้กที่เมนู Page Layout 3.คลิ้กที่ปุ่ม Print Area 4.คลิ้กที่เมนู Set Print Area 5.ถ้าต้องการยกเลิกการพรินต์เฉพาะบริเวณให้คลิ้กที่ Clear Print Area 1.จากนั้นก็กดปุ่ม Print เพื่อพิม์เอกสาร 2.จะเห็นว่ามีข้อมูลในส่วนที่ได้เลือกเซลไว้เท่านั้น ----- วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่จำเป็นต้องคัดลอกเฉพาะเซลที่ต้องการไปยังขีทใหม่ให้เสียเวลา แถมคัดลอกไปแล้ว โครงสร้างข้อมูลต่างๆ...

   บางครั้งที่ชุดข้อมูลมีความยาวมากๆ หากต้องการเปรียบเทียบข้อมูลทั้งในแถวหรือคลัมน์ที่อยู่บนสุดหรือล่างสุดก็จะต้องเลื่อน Scroll ไปมา ทำให้สับสนและหลงลืมค่าที่ต้องการเปรียบเทียบได้ ดังนั้นผมจึงอยากแนะนำวิธีแก้ปัญหาเหล่านี้โดยการแบ่งหน้าจอออกเป็น 2 ซีก โดยแต่ละหน้าจอสามารถเลื่อน Scrollbar ได้อิสระจากกันทำให้สามารถเปรียบเทียบค่าที่อยู่ไกลกันได้ง่ายขึ้น เรามาดูวิธีการแก้ปัญหาดังต่อไปนี้ครับ 1.คลิ้กค้างที่แถบ Split ที่อยู่ด้านบนของ Scrollbar ด้านขวามือ ดังที่เห็นในรูปนี่้ 2.ลากมากึ่งกลางเอกสาร 1.ก็จะได้เส้นแบ่งหน้าจอกึ่งกลาง 2.สามารถเลื่อน Scrollbar ฝั่งหน้าจอบนได้อิสระ ในขณะที่หน้าจอล่างไม่ขยับไปไหน 3.เช่นเดียวกันสามารถเลื่อน Scrollbar ฝั่งหน้าจอล่างได้อิสระ โดยที่หน้าจอบนยังคงที่เดิม 4.เราสามารถแบ่งหน้าจอในแนวตั้งได้เช่นเดียวกับวิธีแบ่งหน้าจอในแนวนอน ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือการแบ่งหน้าจอออกเป็น 4 ส่วน...

   หลายคนคงสงสัยว่าจะสร้างหัวกระดาษให้กับเอกสาร Excel อย่างไร ในเมื่อหน้าต่างนั้นมีแต่เซลเต็มไปหมด นั้นเป็นเพราะหัวกระดาษได้ถูกซ่อนเอาไว้ ทำให้เราไม่สามารถปรับแต่งหัวกระดาษ อย่างข้อความ รูปภาพโลโก้ หรือวันที่ได้ ดังนั้นวันนี้เราจะพาคุณไปสู่การสร้างหัวกระดาษให้กับเอกสาร Excel กันครับ 1.คลิ้กที่เมนู View 2.กดปุ่ม Page Layout 3.ดับเบิ้ลคลิ้กที่พื้นที่ว่างด้านบน 1.คลิ้กที่ Header ด้านซ้ายมือแล้วพิมพ์หัวข้อ 2.คลิ้กที่ Header ตรงกลาง 3.กดปุ่ม Picture 4.เลือกรูป 5.กดปุ่ม Insert 6.กดปุ่ม Format Picture 1.ลด Scale...

   ใครที่เคยทำตารางสรุปผลอะไรซักอย่าง นอกจากจะต้องออกแบบตารางให้แสดงผลผลรวมให้เข้าใจง่ายๆ แล้ว ยังต้องมาใส่คำสั่งรวมผลที่ทั้งงงและก็วุ่นวายอีกด้วย แต่ด้วยความสามารถของ MS Excel มีคำสั่งพิเศษที่เรียกว่า Pivot Table ซึ่งจะสร้างตารางสรุปผลโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องมารวมผลเองหรือออกแบบอะไรเองอีก เรามาวิธีการสร้าง Pivot Table กันเลยครับ โดยตัวอย่างก็เป็นรายจ่ายของแต่ละวันประจำเดือน ใส่รายการค่าใช้จ่ายและวันที่และราคาลงไปดังตารางที่เห็น 1.คลิ้กที่เซลใดก็ได้ในเขตข้อมูลที่สร้างขึ้น 2.คลิ้กที่เมนู Insert 3.คลิ้กที่ปุ่ม PivotTable 4.เลือกเขตข้อมูลเอง ในกรณีที่ไม่ได้ทำตามขั้นตอนที่ 1 5.กดปุ่ม OK 1.จากนั้นโปรแกรมจะสร้าง Sheet ใหม่และจะมีหน้าต่างด้านขวามือขึ้นมารวมถึงเริ่มการสร้าง PivotTable...

   ตาราง Excel โดยทั่วไปนั้นมักเป็นตารางไขว้ที่มีแถวและคอลัมน์ในการเก็บชุดข้อมูล เราจะเห็นว่าเซลแรกของตารางนั้นมักจะปล่อยว่างไว้หรือไม่ก็มีหัวข้อของคอลัมน์หรือของแถวอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่เราสามารถใส่หัวข้อของแถวและคอลัมน์ได้โดยมีเส้นทะแยงแบ่งครึ่งเซลได้ ซึ่งมีวิธีการดังต่อไปนี้ 1.ก่อนอื่นคลิ้กที่เซลแรก 2.จากนั้นในช่องใส่ข้อมูลให้เคาะ Spacebar ประมาณ 10 ครั้ง 3.ใส่คำว่า "รายการ" ลงไป 4.จากนั้นกดปุ่ม Alt ค้างไว้แล้วกดปุ่ม Enter 2 ครั้งเพื่อขึ้น 2 บรรทัดใหม่ 5.แล้วพิมพ์คำว่า "ลำดับที่" กด Enter อีกครั้ง 6.ขั้นต่อไปให้ลากเส้นเชื่อมเซลคอลัมน์ที่ 1...

   เมื่อต้องใส่ข้อความที่ยาวมากๆ ใน Excel จำเป็นต้องใช้คำสั่ง Wordwarp ให้มีการตัดข้อความให้อยู่ภายในเซลเดียว แต่ปัญหาที่ตามมาก็คือ เซลนั้นจะขยายให้แถวทั้งหมดกว้างตามข้อความที่ตัดคำ เพราะถ้ามีข้อมูลอยู่ในแถวเดียวกับแถวที่ใช้ Wordwaprt ตัดคำ ก็จะดูไม่ค่อยสวยงามนัก วิธีที่จะมาแก้ปัญหาในการตัดคำอีกแบบก็คือก็ตัดคำไปอยู่คนละแถว ซึ่งหากต้องเสียเวลามานั่งตัดคำเอง ไม่ใช่เรื่องน่าสนุก ดังนั้นผมจึงหาทิปเทคนิคในการตัดคำได้ง่ายๆ โดยแยกข้อความไปอยู่เซลแถวถัดไปโดยอัตโนมัติ นั้นคือ Fill Justify ครับ 1.ก่อนอื่นคลิ้กที่เซลที่ต้องการตัดข้อความที่ยาวทะลุเซล 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Home 3.ในหัวข้อ Editing คลิ้กที่ปุ่ม...