Excel Tips

 บ่อยครั้งที่ผมใส่เศษส่วนอย่าง 1/2 ในเซลของโปรแกรม Excel ผลปรากฏว่ามันกลายเป็น 1-ก.พ. อัตโนมัติ ทำให้ต้องไปตั้งค่าที่เซลนั้นให้เป็นตัวเลข แต่ผมมีวิธีที่จะทำให้ใส่เศษส่วนลงไปแล้วไม่เป็นวันที่มาแนะนำ เพียงแค่ใส่ 0 เว้นแล้วตามด้วยเศษส่วนแค่นั้นเองครับ 1.พิมพ์ 1/2 ลงไปในเซล แล้วกด Enter 2.ผลปรากฏว่ากลายเป็นวันที่ 1-ก.พ. อัตโนมัติ 1.พิมพ์ 0 เว้นวรรค แล้วค่อย 1/2 แล้วกด Enter 2.ผลลัพธ์จะได้เศษส่วนอย่างที่ต้องการ ----- เนื่องจาก...

 ในกรณีที่มีเซลจำนวนมาก การใช้ปุ่ม Page Up Page Down หรือจะเป็น Home หรือ End อาจไม่ใช่คำตอบในการเลื่อนไปยังเซลสุดท้ายที่มีข้อมูลอยู่ ผมจึงขอแนะนำเทคนิคในการเลื่อนไปยังเซลสุดท้ายได้รวดเร็วจนไม่แทบต้องเลื่อนหน้าจอเองให้วุ่นวายด้วยปุ่ม Ctrl ค้างกับปุ่มทิศทาง ขึ้นลงซ้ายขวาครับ 1.คลิ้กเลือกที่เซลแรก 2.ในกรณีที่ต้องการเลื่อนไปยังเซลสุดท้ายของคอลัมน์นั้นก็เพียง กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ กดปุ่มลูกศรลง 3.ในกรณีที่ต้องการเลื่อนไปยังเซลสุดท้ายของแถว ให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศรขวา 1.ผลลัพธ์จากการกดปุ่ม Ctrl...

   เทคนิคที่จะนำเสนอนี้ การสร้างคีย์ลัด  ให้สามารถสลับข้อความในเซลแบบข้อความที่ยาวทะลุเซลหรือข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ ที่เรียกว่า Word Wrap ซึ่งการจะสลับให้เป็น Word Warp นั้นต้องคลิ้กขวาที่เซลนั้นแล้วเข้า Format Sell เพื่อไปตั้งค่า Warp Text ในแถบ Align จะเห็นได้ว่าต้องทำหลายขั้นตอน จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมเราต้องสร้างคีย์ลัดกันไงครับ วิธีขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลเดียวด้วย Word Wrap แบบเดิม 1.จะเห็นว่าข้อความที่ยาวทะลุเซลเป็นแบบข้อความปกติ 2.คลิ้กเมาส์ขวาในเซลที่มีข้อความยาวเลยเซล 3.คลิ้กเมนุ Format Cells 4.คลิ้กแถบ...

   ในบางครั้งที่เราสร้างชุดข้อมูลเรียงเป็นคอลัมน์ลงมาแต่เกิดเปลี่ยนใจ ต้องการเรียงให้เป็นแถวเดียวกัน หรือสลับกลับไปมา โดยปกติเราจะใช้วิธีย้ายข้อมูลทีละเซลให้เรียงต่อๆ กันตามที่เราต้องการจะเปลี่ยน แต่แท้จริงแล้ว Excel ได้เตรียมเครื่องมือพิเศษที่เรียกว่า Transpose ซึ่งจะทำให้การสลับแถวและคอลัมน์ไปมาได้รวดเร็วทันใจ เรามาดูวิธีการสลับกันดีกว่าครับ 1.ให้เราคัดลอกชุดข้อมูลในตัวอย่างนี้คือลำดับที่กับวันจันทร์ถึงศุกร์ซึ่งวางชุดข้อมูลในแนวคอลัมน์ โดยเลือกชุดข้อมูลทั้งหมด จากนั้นกด Ctrl+C 2.หรือไม่ก็คลิ้กที่เมนู Home 3.แล้วกดปุ่ม Copy 1.จากนั้นให้เลือกเซลที่ต้องการจะวาง 2.แล้วคลิ้กที่เมนู Home 3.คลิ้กที่ปุ่ม Paste 4.แล้วคลิ้กเลือกที่เมนู Paste Special 5.จากนั้นกาถูกที่ Transpose 6.เสร็จแล้วกดปุ่ม OK 1.ผลลัพธ์ที่ได้คือชุดข้อมูลได้ทำการสลับจากเรียงแบบคอลัมน์ในแนวตั้ง 2.กลายเป็นการเรียงแบบแถวในแนวนอนทันทีครับ ------ เป็นเทคนิคในการจัดวางข้อมูลลงใน Excel...

 ในกรณีที่มีการซ่อนเซลจำนวนมาก จนนับไม่ถ้วน การจะแสดงเซล (Unhide) เหล่านั้นทีละแถวหรือคอลัมน์ คงเป็นเรื่องยุ่งยากมากๆ แต่ผมมีวิธีลัดที่จะทำให้การแสดงเซลที่ซ่อนทั้งหมด Unhide เพียงแค่ 3 คลิ้กเท่านั้น ทำตามวิธีดังต่อไปนี้ได้เลยครับ ในตัวอย่างนี้ เรามีชีทที่ภายในได้ซ่อนคอลัมน์ไว้หลายสิบคอลัมน์ ถ้า Unhide ทีละอันเหมือนที่เคยทำ คงกินเวลานานมากแน่ๆ 1.ให้คลิ้กที่ปุ่มเลือกทุกเซล ซึ่งอยู่มุมบนของคอมลัมน์และแถวของเซล เมื่อคลิ้กแล้วจะทำการเลือกทุกคอลัมน์และแถวทั้งหมดทุกเซล 2.จากนั้นให้ดับเบิ้ลคลิ้กที่เส้นกั้นคอลัมน์ระหว่าง Cell ที่ถูกซ่อน ผลลัพธ์ที่ได้คือเซล ในคอลัมน์ที่ถูกซ่อนจะปรากฏออกมาทันที ส่วนแถวนั้นจะไม่แสดงออกมานะครับ ถ้าต้องการให้แถวแสดงออกมา...

   การใส่สีพื้นหลังให้กับ Cell ตามเงื่อนไขของค่าที่แตกต่างกันนั้น ช่วยให้เราเปรียบเทียบค่าได้โดยไม่จำเป็นต้องดูจำนวนแต่ให้ดูโทนสีแทน ซึ่งเป็นเทคนิคที่ทำให้การมองภาพรวมนั้นชัดเจนยิ่งขึ้น และวิธีการที่กล่าวมานั้นคือ Colors Scales ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้ครับ 1.ขั้นแรกเลือก Cell ที่ต้องการใส่ Color Scales 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Home 3.ในหัวข้อ Style คลิ้กที่ปุ่ม Conditional Formating 4.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Color Scales 5.แล้วเลือกโทนสีตามใจชอบครับ ผลลัพธ์ที่ได้จะเห็นว่า ค่าที่สูงที่สุดจะกลายเป็นสีเขียวและค่อยๆ ไล่โทนสีมาเป็นสีแดงสำหรับค่าที่น้อยที่สุด ---- ในตัวอย่างก็เป็นค่าของเกรด ซึ่งหากนำไปใช้จริงเราจะได้เห็นภาพรวมว่าเกรดของเรานั้นออกไปในโทนสีเขียวหรือสีแดง...

   การทำงานกับตัวเลขสำหรับ Excel นั้นไม่มีอะไรจะเหมาะสมไปกว่านี้แล้ว แต่ในบางครั้ง ตัวเลขที่มากมายอาจทำให้คุณมองภาพโดยรวมได้ไม่ชัดเจน ดังนั้นการใช้สีสันเข้ามาช่วยจึงทำให้เอกสารที่เต็มไปด้วยตัวเลขดูได้ง่ายขึ้น โดยเราสามารถกำหนด Style ของ Cell ให้แสดงแถบสีตามค่าที่อยู่ใน Cell นั้นๆ และยังสามารถเปรียบเทียบค่ามากน้อยกับ Cell ที่ใช้ Sytle เดียวกัน และแถบสีที่กล่าวมาเรียกว่า Data Bar 1.เลือกกลุ่ม Cell ที่ต้องการจะไล่ระดับสี ซึ่งควรเป็น...

   ใครที่ใช้ Excel บ่อยๆ และต้องซ่อน Cell ทั้งที่เป็นแถวและเป็นคอลัมน์ เมื่อถึงเวลาที่จะไม่ซ่อน Cell นั้น การ Unhide ใน Excel นั้นทำได้โดยการเลือก Column หรือ Row หน้าและหลัง เช่นต้องการ Unhide คอลัมน์ที่ 2 ก็เลือกคอลัมน์ที่ 1...

 สำหรับโปรแกรมชุด Excel ที่ทำงานกับตัวเลข คุณอาจะต้องเจอการใส่ข้อมูลที่เรียงลำดับจาก 1 ถึง 100 หรือการใส่วันทีเรียงจากวันที่ 1 ถึงวันที่ 30 ของเดือน ซึ่งหากคนที่ไม่ทราบถึงความสามารถของ Excel แล้วก็จะนั่งไล่ใส่ตัวเลขทีละตัวจาก 1, 2, 3 ... ไปเรื่อยๆ แล้วถ้าต้องใส่ถึง 1000 ล่ะคงใช้เวลาหลายนาทีแน่นอน แต่ด้วยเทคนิคที่ผมกำลังจะแนะนำต่อไปนี้...