Excel Tips

 วันนี้ผมจะมานำเสนอเคล็ดลับหรือเทคนิคในการเลือกเซลทั้งแถวและทั้งคอลัมน์มาฝากกันครับ ซึ่งสามารถเลือกใช้ได้ทั้งการคลิ้กเมาส์หรือใช้คีย์ลัดบนคีย์บอร์ดก็แล้วแต่ว่าจะถนัดใช้ตอนไหนกัน โดยจมีการเลือกเซลดังต่อไปนี้ 1.การเลือกทั้งแถว 2.การเลือกทั้งคอลัมน์ และ 3. การเลือกทั้งหมดทุกเซล ติดตามวิธีในรูปภาพดังต่ดไปนี้ได้เลยครับ 1.สำหรับเทคนิคกเลือกเซลทั้งหมดในคอลัมน์ ก่อนอื่นให้คลิ้กเลือกเซลใดก็ได้ในคอลัมน์ที่ต้องการเลือกทั้งหมดในคอลัมน์นั้น 2.คลิ้กที่หัวคอลัมน์หรือจะใช้คีย์ลัด Ctrl+Space 3.ผลลัพธ์ที่ได้คือเลือกทุกเซลในคอลัมน์นั้นทันที 1.ต่อไปคือเทคนิคการเลือกเซลในแถวทั้งหมด ให้คลิ้กเลือกเซลใดก็ได้ในแถวที่ต้องการเลือกทั้งหมดในแถวนั้นนั้น 2.คลิ้กที่หัวคแถวหรือจะใช้คีย์ลัด Shfitt+Space 3.ผลลัพธ์ที่ได้คือเลือกทุกเซลในแถวนั้นทันที. 1.และสุดท้าย หลายคนอาจรู้อยู่แล้วคือการเลือกทุกเซลโดยคลิ้กที่มุมของหัวแถวและหัวคอลัมน์ หรือกด Ctrl + A เพื่อ Select All 2.ผลที่ได้คือเลือกทุกเซลนั้นเองครับ ----- สำหรับคนที่อาจจะมือไม่ว่างไปใช้เมาส์เพื่อคลิ้กที่หัวแถวหรือหัวคอลัมน์เพื่อเลือกเซลทั้งหมด และต้องวางมือบนคีย์บอร์ด คีย์ลัดเหล่านี้จะช่วยคุณได้มาก ทำให้การทำงานกับเอกสารนั้นสะดวกรวดเร็วและง่ายขึ้นทีเดียวถ้าใช้จนติดเป็นนิสัย  -----

 หากชุดข้อมูลในเอกสาร Excel ต่อกันภายในเซลเดียวกัน เช่นตัวอย่างข้อความที่เป็นชื่ออย่าง "นาย อีซี อ็อฟฟิศ"  แต่ในบางครั้งที่คุณต้องการกรองข้อมูลว่าใครเป็นผู้ชายหรือผู้หญิง จากคำว่า นาย นาง นางสาว แต่ข้อมูลติดกันแบบนี้คงไม่สามารถกรองข้อมูลได้ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องแยกคำนำหน้าชื่อ ชื่อจริงและนามสกุลออกจากกันเป็นแต่ละคอลัมน์ วิธีดั่งเดิมหลายคนอาจจะค่อยๆ ตัดข้อความนายออกมา ชื่อจริงไปอีกคอลัมน์ และตามด้วยนามสกลุ แต่หากชุดข้อมูลมีเป็นร้อยเป็นพันแถว คงไม่สนุกต้องมานั่งตัดข้อความไปใส่ในเซลถัดไป แต่สำหรับ Excel นั้นมีความสามารถในการแยกข้อความที่มีการเว้นช่องว่างเช่น Space...

 จากเทคนิค ใส่สีพื้นหลังสลับแถวให้ตารางอ่านง่ายขึ้น จะเป็นการใส่สีพื้นหลังเซลสลับแถวให้กับตารางใน Word ซึ่งจะทำให้อ่านข้อมูลในแต่ละแถวได้ถูกต้องและง่ายมากขึ้น  แล้วถ้า Excel ล่ะจะมีวิธีการใส่สีพื้นหลังสลับแถวอย่างไร ผมก็เทคนิคมาแนะนำกันครับ โดยใช้ Condition Formatting ส้่วนจะมีขั้นตอนอย่างไรนั้น ติดตามกันได้เลยครับ 1.คลิ้กที่มุมของหัวคอลัมน์และแถวเพื่อเลือกเซลทีั้งหมด หรือกด Ctrl + A เพื่อ Select All ในกรณีที่ต้องการเฉพาะเซลที่ต้องการก็คลิ้กเฉพาะแถวหรือคอลัมน์ก็ได้ครับ 2.คลิ้กที่เมนู Home 3.คลิ้กที่ปุ่ม Style จะมีหน้าต่างย่อยขึ้นมา 4.ให้คลิ้กที่ปุ่ม...

 ใน Excel นั้นในแต่ละเซลก็จะใส่ข้อมูลได้เพียงข้อมูลชุดเดียว หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเซลนั้นก็ต้องคีย์ข้อมูลใหม่ลงไป แต่ถ้าชุดข้อมูลที่จะเปลี่ยนนั้นซ้ำเดิมคงไม่สนุกถ้าต้องมาคีย์ใหม่ จะดีกว่าถ้าได้เลือกข้อมูลผ่านรายการดรอปดาวน์ Drop Down List ส่วนวิธีการสร้างรายการที่ว่านั้นก็ง่ายสแนง่ายไม่ยุ่งยากเลย เพราะมีทางลัดในการสร้างให้อยู่แล้ว แต่จะทำอย่างไรนั้นติดตามได้จากบทความต่อไปนี้ได้เลยครับ 1.สร้างชุดข้อมูลขึ้นมาซัก 1 ชุด ในตัวอย่างก็คือรายการโปรแกรมของ MS Office  นั้นเอง โดยเริ่มจากเซลที่ A1 - A4 ดังรูป 2.จากนั้นคลิ้กที่เซลที่ใช้ให้เป็นรายการดรอปดาวน์ เราสามารถเลือกได้หลายๆ...

ถ้าคุณเปิดกิจการเป็นของตนเองแล้วกำลังคิดที่จะออกแบบใบเสร็จรับเงินแบบมาตรฐาน คุณอาจจะหาใบเสร็จของร้านอื่นแล้วมานั่งเลียนแบบให้คล้ายๆ กันก็ได้ แต่ว่าจะง่ายกว่าถ้าใช้ Template ของ Microsoft Office Online ที่ได้จัดเตรียมให้คุณดาวน์โหลดรูปแบบใบเสร็จรับเงินที่หลากหลาย แถมไม่ต้องมาใส่สูตรคำนวณให้วุ่นวายเพราะใน Template นั้นใส่แค่ข้อมูลก็พอ ที่เหลือ Template ใบเสร็จรับเงินจะรวมราคาพร้อมส่วนลดต่างๆ รวมถึงภาษีให้เสร็จสรรพโดยอัตโนมัติ สำหรับวิธีการสร้างใบเสร็จนั้นทำอย่างไรติดตามได้จากบทความต่อไปนี้ครับ 1.ก่อนอื่นเปิดโปรแกรม Excel แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Office 2.ต่อจากนั้นคลิ้กที่เมนู New เพื่อสร้างเอกสารใหม่1.จากปกติ...

 ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการใส่วันเดือนปีที่ผิดพลาดในเอกสาร Excel อาจสร้างความเสียหายให้กับคุณได้โดยไม่รู้ตัว ดังนั้นการป้องกันไม่ให้ใส่ข้อมูลที่ผิดพลาดจึงเป็นเรื่องจำเป็นที่จะต้องหาแนวทางป้องกัน วันนี้ผมก็จะมาแนะนำเทคนิคป้องกันไม่ให้ใส่วันเดือนปีปัจจุบันผิดพลาด โดยหากใส่ปีก่อนหน้าที่ระบุไว้ โปรแกรมจะแจ้งเตือนให้คุณต้องใส่วันเดือนปีใหม่ สำหรับวิธีนั้นติดตามได้จากบทความนี้ได้เลยครับ 1.เลือกเซลบริเวณที่ใส่วันที่สำหรับการตรวจสอบวันเดือนปี 2.คลิ้กที่เมนู Data 3.คลิ้กที่ปุ่ม Data Validate จะเปิดหน้าต่าง Data Validate ขึ้นมา 4.ให้คลิ้กที่ Tab Settings 5.จากนั้นคลิ้กที่ Date ในหัวข้อ Allow : 6.ต่อไปคลิ้กที่ greater than or equal...

   ถ้าหากว่าในเอกสาร Excel มีข้อมูลในคอลัมน์ซ้ำๆ กันเป็นจำนวนมาก แต่คุณอยากจะได้ข้อมูลทั้งหมดที่ไมซ้ำกันจะทำอย่างไร คำตอบก็คือ มีสองวิธี นั้นคือ วิธีที่ 1 ใช้ Data > AutoFilter จากนั้นเมื่อข้อมูลถูกกรองแล้ว ก็ต้องมีขั้นตอนมากมายในการกรองไม่ให้ข้อมูลซ้ำกัน แต่แนวทางของ EZOffice คือต้องทำให้ง่าย ผมจึงอยากแนะนำวิธีที่ 2 ที่จะทำให้การคัดลอกข้อมูลไม่ให้ซ้ำกันจากข้อมูลจำนวนมากได้ง่ายกว่าเดิมหลายเท่าครับ ด้วยการใช้ Advance...

   บางครั้งเราอาจเจอปัญหาข้อความภายในเซล โดยเฉพาะที่เป็นหัวข้อมีความยาวมากเกินกว่าที่จะแสดงในเซลได้ แต่กลับมีพื้นที่เซลแถวอื่นว่างอยู่มาก เราสามารถใช้พื้นที่ว่างเหล่านั้นได้ โดยการพลิกข้อความให้อยู่ในแนวตั้งแทนที่จะเป็นแนวนอนในแบบปกติ ซึ่งวิธีนี้ก็คือการทำ Orientation ให้กับข้อความในเซล 1.พิมพ์ข้อความที่ต้องการพลิกในแนวตั้งลงไปในเซลซึ่งมีเงื่อนไขคือพื้นที่เซลด้านล่างเหลือมากพอดังรูป 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Home 3.แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Merge 4.คลิ้กที่เมนู Merge & Center 1.เมื่อรวมเซลได้แล้วคลิ้กเมาส์ขวาที่เซลนั้น 2.คลิ้กที่เมนู Format Cells 3.คลิ้กที่แถบ Alignment ในหน้าต่าง Format Cells 4.กำหนดองศาเป็น 90 Degrees 5.กดปุ่ม OK ผลลัพธ์ ----- ผลลัพธ์ที่ได้คือข้อความพลิกไปเป็นแนวตั้ง ลดขนาดเซลให้พอดีกับข้อความนิดหน่อยก็เป็นอันเรียบร้อย ซึ่งหากเปรียบเทียบกับเซลก่อนหน้านี้จะเห้นได้ว่าการพลิกข้อความช่วยทำให้เซลดูดีขึ้นกว่าเดิม...

   การใส่ข้อความหรือข้อมูลลงใน Excel นั้นอาจจะเป็นข้อมูลที่ไม่พอดีกับขนาดความกว้างและยาวของเซล ซึ่งบางคนก็จัดการขนาดเซลด้วยวิธีลากเส้นแบ่งที่หัวคอลัมน์เพื่อกำหนดขนาดเซลใหม่ทีละเซล ซึ่งเสียเวลาเป็นอย่างมาก แต่เรามีวิธีที่จำทำให้เซลเหล่านั้นสามารถจัดขนาดความกว้างและสูงได้พอดีกับข้อมูลของเราด้วยการดับเบิ้ลคลิ้กที่เส้นแบ่งระหว่างหัวคอลัมน์และหัวแถว ผลก็คือ เซลที่ต้องการจัดก็จะพอดีกับข้อความโดยอัตโนมัติครับ เรามาดูรุปภาพประกอบเพื่อเสริมความเข้าใจกันเลยดีกว่าครับ 1.คลิ้กที่ปุ่มมุมบนของหัวคอลัมน์และหัวแถวดังภาพ เพื่อเลือกเซลทั้งหมด 2.ดับเบิ้ลคลิ้กที่เส้นแบ่งระหว่างหัวคอลัมน์ดังภาพเพื่อจัดเซลในแนวคอลัมน์ 3.ดับเบิ้ลคลิ้กที่เส้นแบ่งระหว่างหัวแถวดังภาพเพื่อจัดเซลในแนวแถว ผลลัพธ์ ----- ผลลัพธ์ก็คือ เซลทั้งหมดที่มีข้อมูลอบู่ภายในจะย่อขนาดเซลให้พอดีกับข้อมูลนั้นๆ โดยจะย่อให้เซลมีความกว้างเท่ากับขนาดความยาวของข้อความที่ยาวที่สุด เช่นในตัวอย่าง เซลจะย่อให้ขนาดพอดีกับวันที่ เพราะเป็นข้อมูลที่ยาวที่สุดนั้นเอง ในกรณีที่ต้องการย่อขนาดเซลให้พอดีกับข้อความเฉพาะในคอลัมน์หรือในแถวนั้นๆ ไม่ต้องคลิ้กเลือกเซลทั้งหมด ให้คลิ้กทีเซลเดียวเซลไหนก้ได้ แล้วดับเบิ้ลคลิ้กที่เส้นแบ่งคอลัมน์และแถวเฉพาะเซลนั้นก็พอครับ วิธีนี้จะช่วยให้ไม่ต้องจัดขนาดเซลเองทีละเซลอีกต่อไป และทำให้เอกสารดูสวยและกระชับมากขึ้น ลองใช้ให้ชินแล้วจะมีประโยชน์มากครับ -----