8 เคล็ดลับสู่ความสำเร็จขององค์กรจากการให้พนักงานทำงานได้จากทุกที่

ไม่น่าแปลกใจเลย หากรูปแบบการทำงานในทุกวันนี้ จะทำให้พนักงานสามารถทำงานและเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่แม้อยู่ในที่ห่างไกล เราจะเห็นได้ว่าโต๊ะทำงานของพนักงานทุกวันนี้ถูกทิ้งว่างไร้คนนั่ง ในขณะเดียวกันคุณจะพบว่าตามร้านกาแฟ หรือร้านอาหารกลับมีคนไปนั่งทำงานกันนอกสถานที่มากขึ้น เพราะสภาพแวดล้อมในการทำงานดีๆ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ และทำให้ได้ปริมาณงานที่มากขึ้น และแนวโน้มนี้ก็ดูจะขยายและเติบโตขึ้นเรื่อยๆ จากผลสำรวจและวิจัยของอินเตอร์เนชั่นแนลคอร์ปอเรชั่น (ไอดีซี) คาดว่า พนักงานชาวอเมริกันที่สามารถทำงานที่ใดก็ได้ หรือที่เรียกว่า Mobile Workforce จะโตและเพิ่มขึ้นจากจำนวน 96,200,000 คน ในปี 2558 มาเป็น 105,400,000 คนในปี 2563 เฉลี่ยแล้วเป็นจำนวนเกือบสามในสี่ หรือร้อยละ 72.3 ของแรงงานรวมชาวอเมริกันทั้งหมดเลยทีเดียว

ทุกวันนี้ผู้บริหารจำนวนมากพยายามค้นหาวิธีการบริหารทีมงานให้ดียิ่งขึ้นอีก โดยเลือกเทคโนโลยีที่มีการพัฒนาไปแบบก้าวกระโดดและไร้ขอบเขตเข้ามาช่วย แต่กับผู้บริหารมือใหม่ บางรายก็ยังไม่รู้วิธีเริ่มต้น ว่าจะเพิ่มเทคนิคใหม่ๆ และเทคโนโลยีอะไรให้กับตัวเองและองค์กรบ้าง ดังนั้น ลองมาใช้เคล็ดลับ 8 ข้อของเรา เพื่อพัฒนาศักยภาพให้กับองค์กรกันดีกว่า

1. ความสำเร็จต้องวัดกันที่ผลของงาน ไม่ใช่สไตล์ – Mobile Workforce มักมีสไตล์การทำงานของตัวเอง เช่น ทำสักชั่วโมงสองชั่วโมงแล้วไปทำธุระ เสร็จแล้วกลับมาทำต่อ ในขณะที่บางคนก็ยังทำแบบปกติ ดังนั้น แทนที่จะบริหารการทำงานลองเปลี่ยนมาเป็นเน้นคุณภาพและผลของงานจะดีกว่า ดูว่าทำงานเสร็จตามกำหนดหรือไม่ หรือมีการแสดงทักษะการตัดสินใจที่ดีแบบผู้นำหรือเปล่า
2. ส่งเสริมการทำงานแบบกลุ่มและทีม – การทำงานที่ห่างไกลจากเพื่อนร่วมงานทำให้รู้สึกโดดเดี่ยว ดังนั้นเพื่อให้ทำงานร่วมกันได้อย่างดี ควรเสริมด้วยโปรเจ็กต์หรือกิจกรรมที่ทำให้รู้สึกเชื่อมโยงกันได้มากขึ้น สื่อสารระหว่างกันมากยิ่งขึ้น
3. มีการสื่อสารระหว่างกัน – เพราะเราคงไม่สามารถแวะเวียนไปยังโต๊ะของเพื่อนร่วมงานได้อีกต่อไป ดังนั้น ผู้บริหารต้องเริ่มที่การสร้างความสัมพันธ์ให้กับทีมงาน การนัดประชุมบ้าง แม้จะเป็นการโทรทางไกล ก็ช่วยให้ทราบความเคลื่อนไหว ปัญหา และข้อมูลอื่นๆ ได้ การแชทหรืออีเมลที่อาจจะเกี่ยวหรือไม่เกี่ยวกับงาน ก็ช่วยให้เกิดการติดต่อสื่อสารระหว่างกันมากขึ้น แต่พึงให้มีเนื้อหาที่สมบูรณ์และชัดเจนเสมอ
4. การประชุมแบบเว็บโฮสต์ (วิดีโอ) – ไม่เพียงแต่เป็นการแชร์ข้อมูล แชร์วาระการประชุมหรือการนำเสนองานเท่านั้น แต่ด้วยกล้องที่ทุกคนมีจะทำให้รู้จักชื่อ เห็นหน้ากัน และทราบว่าใครเป็นใครด้วย
5. ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม – ผู้จัดการที่ดีต้องมั่นใจว่าคนในทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และควรสนับสนุนให้ได้ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม ด้วยซอฟต์แวร์ที่ดี มีคุณภาพ ปลอดภัย และใช้งานง่าย ทำงานได้กับอุปกรณ์ทุกรูปแบบ พร้อมทั้งให้สิทธิ์ในการทำงานบนไฟล์เอกสารเดียวกันในเวลาพร้อมๆ กันได้ จะช่วยลดปัญหาในการทำงาน และให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้
6. มีเหตุผลและเป้าหมายที่ชัดเจน – การแชร์วิสัยทัศน์และเป้าหมายของบริษัทหรือแชร์วิธีการทำงานเพื่อความสำเร็จขององค์กร จะเป็นแรงบันดาลใจให้มีความรู้สึกร่วมและเห็นเป้าหมายขององค์กรอย่างชัดเจน
7. การมีส่วนร่วมและการชื่นชม – ให้โอกาสทีมงานในการฝึกอบรม ชื่นชมด้วยคำพูดดีๆ หรือของขวัญเล็กๆ น้อยๆ เมื่อผลงานออกมาดี สิ่งเหล่านี้จะทำให้ทีมงานของรู้สึกยินดีและเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ทั้งยังกระตุ้นให้เกิดความซื่อสัตย์หรือส่งเสริมให้เกิดความสัมพันธ์ที่ดีได้อีกด้วย
8. ส่งเสริมการใช้ชีวิตแบบสมดุล – ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดตารางเวลาที่เหมาะสม เพื่อให้จบการทำงานได้ทันทีเมื่อหมดวัน ช่วยให้รู้สึกผ่อนคลายและเริ่มต้นทำงานในวันถัดไปได้ด้วยพลังใหม่ๆ ที่สดชื่น

การทำงานก็เช่นเดียวกับการใช้ชีวิต ต้องทำให้เห็นเป็นแบบอย่าง โดยทำแบบเชิงรุก โปร่งใส พร้อมเสมอสำหรับทีมงาน มีการสื่อสารอย่างชัดเจนและมีวิธีการทำงานที่หลากหลาย ทีมงานจะเห็นว่าคุณไม่เพียงมีความสามารถ แต่ยังพึ่งพาและเชื่อถือได้ด้วย ทีมงานจะทราบทันทีว่าคุณต้องการอะไร และจะปฏิบัติตามแบบอย่างนั้น ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมของการทำงานที่เอื้อต่อการทำงานเป็นทีมงานแบบ Mobile workforce ได้เป็นอย่างดี

เรียนรู้คุณลักษณะและการใช้งาน Office เพื่อช่วยให้ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันได้ดีกว่าที่เคย