ในปัจจุบัน เมื่อจำเป็นต้องมีการเจรจาทางธุรกิจ การประชุมแบบเห็นหน้ากัน (Face-to-Face) ก็ยังเป็นวิธียอดนิยมสำหรับทุกคน แต่ถ้าบริษัทของคุณมีสาขากระจายอยู่ทั่วประเทศหรือทั่วโลก การเลือกประชุมแบบเห็นหน้ากันคงไม่สะดวกสักเท่าไร ดังนั้น การประชุมทางออนไลน์จึงมักเป็นตัวเลือกที่หนีไม่พ้น ไม่ใช่แค่เพราะประหยัดเวลาได้เท่านั้น แต่ยังประหยัดค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย
แต่ระบบการประชุมออนไลน์ ก็มีอยู่หลายระบบให้เลือกมากมาย บริษัทจึงต้องค้นหาผู้ให้บริการที่เหมาะสมกับบริษัทของตนเอง และ 8 ฟีเจอร์ต่อไปนี้ คือ คุณสมบัติที่จำเป็นของระบบประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ
- HD Video – เพราะการประชุมทางออนไลน์จำเป็นต้องให้ผู้เข้าร่วมประชุมมองเห็นหน้ากันด้วย ดังนั้น ซอฟต์แวร์ที่เลือกจึงต้องให้คุณภาพวิดีโอในระดับ HD ความละเอียดต้องไม่น้อยกว่า 1080p เพื่อให้สามารถแชร์หน้าจอและมองเห็นกันได้อย่างคมชัดที่สุด
- Quality Microphone – เมื่อได้คุณภาพของภาพวิดีโอแล้ว สิ่งสำคัญถัดไปคือ เสียง นั่นคือ ระหว่างการประชุมทางออนไลน์ เสียงจะต้องไม่สะดุด ไม่ขาดช่วง และทุกคนได้ยินเสียงของกันและกันอย่างชัดเจน เพื่อการสื่อสารที่ถูกต้องแม่นยำ
- Security Compliance – ในขณะที่การประชุมผ่านเว็บ (Web Conferencing) ยังไม่ใช่เป้าหมายหลักของการโจมตีทางด้านไซเบอร์ แต่การเลือกซอฟต์แวร์ก็ควรต้องคำนึงถึงความปลอดภัยด้วย เช่น ต้องเข้ารหัสข้อมูล การยืนยันตัวตน และที่สำคัญ ต้องมีกฎระเบียบที่ชัดเจนและการจัดการที่มีประสิทธิภาพ
- Tech Support – ไม่สำคัญว่าผู้เข้าประชุมแต่ละคนจะอยู่ที่ใดหรือใช้งานผ่านอุปกรณ์ใดก็ตาม เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น ทุกคนจะต้องได้รับการช่วยเหลือโดยเร็วที่สุด
- Content Sharing – ในการประชุมทางออนไลน์ การแชร์หน้าจอเพื่อนำเสนอหรือแชร์ข้อมูล เอกสาร ฯลฯ ก็เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เช่นเดียวกัน ดังนั้น ระบบประชุมออนไลน์จะต้องมีตัวเลือกให้สามารถแชร์หน้าจอหรือให้สิทธิ์ผู้เข้าร่วมประชุมเป็นผู้นำเสนอข้อมูลได้ด้วย
- Recording and Playback – ในโลกธุรกิจ แต่ละคนต่างมีการประชุมคนละไม่น้อยต่อเดือน ดังนั้น ความสามารถในการบันทึกและเปิดการประชุมแบบย้อนหลังได้จึงเป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้ทุกคนสามารถบริหารเวลาและจัดตารางการประชุมต่างๆ ด้วยตนเองได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ กิจกรรมที่ทำร่วมกันบนการประชุมออนไลน์ก็ควรต้องบันทึกเพื่อนำไปใช้กับงานอื่นๆ ด้วย
- Dial-in Conferencing Services – การมีฟีเจอร์ Dial-in ถือเป็นเรื่องสำคัญมากอีกเรื่องหนึ่ง เพื่อให้ผู้เข้าประชุมสามารถโทรเข้าร่วมประชุมได้ผ่านโทรศัพท์ปกติ เป็นการอำนวยความสะดวกแก่ผู้เข้าร่วมประชุมที่อาจอยู่ในระหว่างเดินทาง
- Polling – เมื่อต้องจัดประชุมทางออนไลน์ที่มีผู้เข้าร่วมเป็นจำนวนมาก การขอฟังความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมทุกคนอาจทำได้ยาก ดังนั้น ความสามารถในการทำโพลได้จะช่วยให้ได้รับความคิดเห็นของทุกคนง่ายขึ้น เป็นการกระตุ้นการมีส่วนร่วมกับการประชุมได้ด้วย
ถ้าซอฟต์แวร์ใดหรือบริการใดมีคุณสมบัติครบทั้ง 8 ฟีเจอร์นี้ อย่าลืมทดสอบการใช้งาน เพื่อให้บริษัทของคุณได้ใช้งานระบบการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ทั้งประหยัดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย และช่วยให้ทุกคนในบริษัทสามารถบริหารเวลาของตนเองได้อย่างดีเยี่ยม ส่งผลถึงการทำงานที่บรรลุผลสำเร็จทั้งของตนเองและของบริษัท หากคุณไม่แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ใดที่มีคุณสมบัติครบทั้งหมดนี้ ลองอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Skype for Business ได้ที่นี่