ไมโครซอฟท์ได้เปิดตัวแอปใหม่ คือ Office 365 Planner ใน Office 365 เพื่อช่วยในการจัดระเบียบการทำงานของทีมงาน ให้สามารถสร้างแผน ดูแลการมอบหมายงาน แบ่งปันไฟล์ และสนทนากันได้ ว่าใครกำลังทำอะไร รับรู้ความคืบหน้าและข่าวสารล่าสุดระหว่างสมาชิกในทีมงาน ทุกคนสามารถเห็นภาพและรูปแบบการทำงานของทีมงานได้อย่างชัดเจน โดยคุณสามารถนำ Planner มาใช้ในช่วงที่ต้องการจัดกิจกรรมการตลาด ระหว่างระดมสมอง เพื่อหาไอเดียใหม่ๆ หรือช่วงที่วางแผนไปเยี่ยมลูกค้าก็ได้ สำหรับนักเรียนนักศึกษา ก็สามารถใช้ Planner ในการจัดระเบียบวิชาเรียนต่างๆ จดการบ้านที่มีอยู่ หรือจะใช้คู่กับ OneNote ก็ได้เช่นเดียวกัน
การจัดระเบียบการทำงานในทีมงาน
Planner น่าสนใจมากที่สุดจุดหนึ่ง คือ สามารถช่วยให้ทีมงานเห็นภาพกิจกรรมต่างๆ ในรูปแบบกราฟิก โดยแผนงานที่สร้างจะมีบอร์ด (Board) ของตนเอง งานแต่ละอย่างจะแทนด้วยการ์ด (Card) ที่เก็บวันกำหนดส่งงาน เอกสารแนบ ประเภทของงาน และการสนทนาต่างๆ โดยสมาชิกในทีมงานจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนเมื่อได้รับมอบหมายการ์ดใหม่ หรือถูกเพิ่มเข้าไปในวงสนทนาต่างๆ ด้วย หรือสามารถแนบเอกสารหรือรูปไว้กับการ์ดได้เช่นกัน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายมากยิ่งขึ้นว่าการ์ดนั้นเกี่ยวกับเรื่องอะไร และหากชอบความเป็นระเบียบ ก็จัดเรียงการ์ดต่างๆ เป็นคอลัมน์ตามลำดับความสำคัญพร้อมทั้งใส่แถบสีไว้บนบอร์ดหรือที่เรียกว่า บักเก็ต (Buckets) ก็ได้เช่นกัน
Planner สามารถสร้างมุมมองต่างๆ ได้ตามความต้องการ เช่น มุมมองแบบฮับ (Hub) ช่วยให้เห็นภาพความคืบหน้าของแผนงานต่างๆ ในขณะที่มุมมอง “งานของฉัน” (My tasks) ช่วยกรองให้เห็นเฉพาะงานที่ต้องทำในแต่ละแผนงาน ส่วนมุมมอง “แผนภูมิ” (Charts) จะแสดงแผนภูมิแบบอินเทอร์แอคทีฟที่ให้ข้อมูลความคืบหน้าของแต่ละคนรวมทั้งวันครบกำหนดส่งด้วย เช่น ถ้าคลิกในฮิสโตแกรมตรงที่เป็นสีแดง ก็จะเห็นว่างานใดที่ล่าช้ากว่ากำหนดอยู่ในขณะนั้นๆ เป็นต้น จากข้อมูลในมุมมองเหล่านี้ ช่วยให้การใช้บอร์ดในการกระจายงานให้สมาชิกในทีมงานได้อย่างสมดุล และยังช่วยดูแลงานต่างๆ ให้เข้าที่เข้าทางได้
ความสามารถในการทำงานร่วมกับ Office 365 ได้อย่างยอดเยี่ยม
คุณสมบัติสำคัญอีกอย่างของ Planner คือ สามารถใช้ร่วมกับบริการอื่นๆ ของ Office 365 ได้ เช่น Office 365 Groups ทำให้การสนทนาภายใน Planner สามารถเข้าถึงได้จาก Outlook 2016, Outlook บนเว็บ และ Outlook Groups Mobile Apps หรือหากต้องการวางเอกสาร Word, Excel หรือ PowerPoint ไว้บนบอร์ดก็สามารถทำได้ ทั้งยังแก้ไขได้อีกด้วย ไม่ใช่เฉพาะอ่านได้อย่างเดียว เพราะเอกสารบนบอร์ดจะจัดเก็บในไลบรารีเอกสารของ SharePoint Online ช่วยให้ทำงานกับเอกสารได้ในแบบออฟไลน์ด้วย
พร้อมให้ใช้งานได้ในองค์กรทั่วโลก
ไมโครซอฟท์ได้พัฒนา Planner ให้มีคุณสมบัติพิเศษ เหมาะสมต่อการใช้งานในองค์กร คือ การสำรองข้อมูลแบบซ้ำซ้อน (Multiple redundant backups) ช่วยสร้างความมั่นใจในการกู้คืนข้อมูล และสอดคล้องกับข้อกำหนด HIPAA, FISMA, ISO 27001 และ EU Model ที่รับประกันความพร้อมใช้งานและความปลอดภัยของข้อมูลในศูนย์ข้อมูลต่างๆ ของไมโครซอฟท์ทั่วโลก (ดูรายละเอียดได้ใน Office 365 Trust Center)
ความพร้อมใช้งานของ Planner
วันนี้เราเปิดโอกาสให้กลุ่มลูกค้า Office 365 First Release ได้ทดสอบใช้งาน Office 365 Planner ได้ โดยผู้ดูแลระบบ Office 365 ในองค์กรจะได้รับอีเมลพร้อมคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการติดตั้งแอปในแผนการสมัครใช้งานของลูกค้า หลังจากที่ผู้ดูแลระบบดำเนินการเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้จะสามารถเริ่มทดสอบการใช้งานได้จาก Office 365 App Launcher และยังสามารถส่งคำติชมหรือข้อแนะนำให้แก่ทีมงานไมโครซอฟท์ได้ ผ่านทาง UserVoice เพื่อทางทีมงานจะได้นำไปปรับปรุง Office 365 Planner ให้ดียิ่งขึ้นต่อไป
คำถามที่พบบ่อย
ถาม: แผน Office 365 แบบใดที่มีสิทธิ์ทดสอบการใช้งาน Planner เวอร์ชัน Preview ได้
ตอบ: ในช่วงแรกนี้ ขอสงวนสิทธิ์เฉพาะกลุ่มลูกค้า First Release ระดับองค์กรที่ใช้แผนแบบ Office 365 Enterprise E1, Enterprise E3, Enterprise E4 และ Enterprise E5, Office 365 Education, Education E3 และ Education E4, Office 365 Business Essentials และ Office 365 Business Premium สามารถทดสอบการใช้งาน Planner เวอร์ชัน Preview ได้เท่านั้น
ถาม: Planner จะพร้อมให้ใช้งานในการสมัคร Office 365 ของฉันเมื่อใด
ตอบ: Planner เวอร์ชัน Preview พร้อมให้บริการแก่กลุ่มลูกค้า First Release โดยผู้ดูแลระบบ Office 365 ต้องทำตามขั้นตอนเพื่อเตรียมเวอร์ชัน Preview ก่อน หลังจากนั้น ภายในปี 2559 Planner จะพร้อมให้ลูกค้าภาคธุรกิจและภาคการศึกษาของ Office 365 ได้มีโอกาสนำไปใช้
ถาม: Planner จะรวมอยู่ใน Office 365 Groups ด้วยหรือไม่
ตอบ: Office 365 Groups เป็นบริการที่ช่วยให้แต่ละคนสามารถสร้างกลุ่มสาธารณะหรือกลุ่มส่วนตัวได้ โดยแผนงานแต่ละแผนซึ่งสร้างใน Planner จะสามารถสร้างกลุ่มใหม่สำหรับ Office 365 ได้อย่างอัตโนมัติ ทั้งยังสามารถกำหนดแผนงานให้กับกลุ่มที่มีอยู่แล้วได้อีกด้วย