จัดรูปแบบการประชุมให้เหมาะสมคือกุญแจสู่ความสำเร็จ

การประชุมทุกวันนี้เหมือนเป็นไม้เบื่อไม้เมากับคนทำงานทั่วโลก ไม่ใช่เรื่องแปลกใจที่จะได้ยินหลายคนบ่นเป็นเสียงเดียวกันว่าการประชุมเบียดบังเวลางาน เสียเวลาโดยใช่เหตุ และอื่นๆ อีกมาก จากการสำรวจข้อมูลของ Clarizen พบว่า 46% ของพนักงานอยากเอาเวลาประชุมไปทำงานอย่างอื่นมากกว่า  มีถึง 8% ที่บอกว่ายอมไปหาหมอฟันดีกว่าโดนเรียกเข้าประชุม ไม่ว่าคุณจะรู้สึกชอบหรือไม่ชอบ การประชุมนั้นถือได้ว่าเป็นกิจกรรมที่จำเป็นต่อการทำงานร่วมกัน ในครั้งนี้เราจะนำเสนอแนวทางในการจัดประชุมอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อให้รูปแบบการประชุมครั้งถัดไปเหมาะสมกับเป้าหมายในการพูดคุย และเกิดประโยชน์กับทุกฝ่ายมากที่สุด

การประชุมแบบ check-in สั้นๆ  เป็นการประชุมที่ให้ทุกคนผลัดกันพูด เหมาะกับการสนทนาที่เน้นสาระและความฉับไว วารสาร Harvard Business Review แนะนำให้ใช้เวลาประชุมแบบนี้สัก 15 หรือ 30 นาทีก็พอ ถ้าคุณต้องการจะอัปเดตข่าวสารอย่างรวดเร็ว คุยเรื่องผลตอบรับหรืออยากได้ความเห็นง่ายๆ จากสมาชิกในกลุ่ม โดยมีผู้เข้าประชุมประมาณ 5-25 คน

การประชุมเฉพาะกิจเพื่ออัปเดตข้อมูล เป็นการประชุมที่จัดขึ้นทันทีเพื่อให้ทีมรับมือกับสิ่งที่เกิดขึ้นโดยไม่ต้องเตรียมการอะไรก่อนเข้าประชุมมากนัก Business Insider บอกว่าการประชุมแบบนี้กำลังได้รับความนิยมแถมยังมีประสิทธิภาพกว่าการประชุมแบบเดิมๆ ทำได้ทั้งแบบพบปะกันจริงๆ หรือผ่านระบบประชุมเสมือน สำหรับกลุ่มขนาดเล็ก (3-5 คน) ก็อาจใช้โปรแกรมแชท ถ้ากลุ่มใหญ่หน่อยหรือต้องทำงานร่วมกัน การประชุมผ่านวิดีโอจะเหมาะที่สุด หรือถ้าอยากให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็ลองหาโซลูชันที่เป็นระบบแชร์หน้าจอหรือเอกสารเพื่อจะได้ช่วยกันทำงานไปด้วยเลยก็ยิ่งดี

การประชุมเพื่อระดมสมอง เหมาะกับการหาไอเดียจำนวนมากเพื่อมากลั่นกรองแล้วนำเสนอต่อผู้มีอำนาจในการตัดสินใจ ซึ่งไม่ว่าจะมาแบบตัวเป็นๆ หรือแบบเสมือนผ่านวิดีโอ การระดมสมองต้องให้ผู้เข้าประชุมแสดงความคิดในเชิงสร้างสรรค์โดยไม่กีดกั้นความคิดที่แตกต่าง คุณไม่มีทางรู้เลยว่าการระดมสมองจะลงเอยอย่างไร แต่ถ้าทำได้ดีก็อาจพบไอเดียสุดบรรเจิดขึ้นมาก็ได้

การประชุมแบบดั้งเดิม ไม่ว่าจะจัดในห้องประชุม ห้องคณะกรรมการบริหาร หรือหอประชุมที่โอ่โถง ไม่ว่าจะมาประชุมจริงๆ หรือผ่านระบบประชุมทางไกลหรือทั้งสองแบบปนกันเพื่อสื่อถึงสิ่งที่ต้องการบอกในเชิงกลยุทธ์ การประชุมลักษณะนี้เหมาะกับเวลาที่ต้องการเข้าถึงผู้ฟังจำนวนมาก (30–10,000 คน) โดยเน้นการนำเสนอเนื้อหามากกว่าการทำงานร่วมกัน และมีการกำหนดวาระการประชุมที่แน่นอนเป็นระเบียบ เช่น มีช่วงถามตอบ อย่าลืมกำหนดวาระของการประชุม แจ้งวาระให้ผู้เข้าประชุมทราบล่วงหน้าและดำเนินการประชุมตามวาระเหล่านั้น

จงเลือกวิธีประชุมที่เหมาะสมเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและทำให้พนักงานเห็นว่าคุณใช้เวลาของพวกเขาอย่างมีคุณค่า ถ้าคุณอยากเข้าถึงผู้ฟังไม่ว่าในห้องหรือผู้ฟังจากระยะไกล ลองพิจารณาใช้โซลูชันการประชุมแบบเสมือน อย่างเช่น Skype for Business ที่จะช่วยอัปเดตงานและข่าวสารแก่ทุกคน อย่าลืมแวะไปอ่าน The Ultimate Meeting Guide เพื่อเรียนรู้ทุกอย่างที่จำเป็นตั้งแต่การเตรียมตัวไปจนถึงการดำเนินการประชุมให้ประสบความสำเร็จด้วยการใช้เทคโนโลยีเป็นเครื่องมือในการประชุมเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ