ใน Outlook 2013 ได้เน้นเรื่องของความปลอดภัยในการติดต่อสื่อสารมากขึ้น โดยผ่านคุณสมบัติที่ชื่อว่า Set Permission และ Assign
Policy นั่นเอง
Set Permission คือการกำหนดการเข้าถึงข้อมูลในอีเมล รวมถึงการกระทำที่สามารถทำได้กับอีเมลนั้นๆ ยกตัวอย่าง เช่น หากผู้ใช้
ต้องการส่งอีเมลแบบ Private และไม่ต้องการให้ผู้รับ ส่งต่อ หรือพิมพ์เผยแพร่ออกไป ผู้ใช้ก็สามารถกำหนด Set Permission ให้กับอีเมลได้
1. เลือก New Email เพื่อส่งจดหมายใหม่ ที่แท็บ Options คลิกที่ปุ่ม Permission
2. เลือกหัวข้อ Do Not Forward
3. จากนั้นก็เขียนและส่งอีเมลตามปกติได้เลย โดยที่หัวจดหมายจะมีข้อความ Do Not Forward ติดไปด้วย และผู้รับจะไม่สามารถพิมพ์และส่งต่อ
อีเมลฉบับนี้ไปให้ผู้รับอื่นๆ ได้
Assign Policy คือการกำหนดอายุให้กับอีเมลว่าสามารถคงอยู่ได้ภายในระยะเวลากี่วัน หลังจากส่งออกไปแล้ว โดยเมื่อเลยระยะเวลาที่กำหนดไว้ อีเมลจะถูกลบถาวร (ไม่มีอยู่ในถังขยะ) โดยอัตโนมัติ
วิธีการให้เลือกที่แท็บ Home จากนั้นคลิกปุ่ม Assign Policy และเลือกระยะเวลาที่ต้องการจากเมนู หรือสร้าง Policy ขึ้นได้เอง
หมายเหตุ : Set Permission และ Assign Policy จะใช้งานได้เฉพาะในบริษัทหรือองค์กรที่ติดตั้ง Information Right Management (IRM server) ไว้แล้วเท่านั้น
