Word Tips

   บางครั้งที่เราสร้างไฟล์เอกสารอาจจะมีส่วนที่ต้องอธิบายความที่ไม่อยากให้แสดงผลในเอกสาร และก็ไม่อยากจะนั่งพิมพ์ข้อความอธิบายให้เมื่อยนิ้ว เรามีวิธีการแทรกเสียงอธิบายไว้ในหน้าเอกสารโดยที่เอกสารยังคงรุปแบบเดิมแค่มีเส้นขีดสีแดงและกล่องสำหรับคลิ้กเปิดไฟล์เสียงอธิบายเท่านั้น ที่เหลือก็แค่อัดเสียงใส่โปรแกรม Recorder เท่านั้น ซึ่งใครที่ใช้ windows 7 หรือเวอร์ชันอื่นๆ จะมีโปรแกรมสำหรับอัดเสียงที่ชื่อว่า Sound Recoder ส่วนวินโดวส์เวอร์ชั่นอื่นๆ ก็มีโปรแกรมนี้เช่นกันครับ 1.คลิ้กที่ปุ่ม Start 2.คลิ้กที่เมนู Accessories 3.คลิ้กที่โปรแกรม Sound Recorder 4.เมื่อโปรแกรมเปิดขึ้นมาให้กดปุ่ม Start Recording เพื่อบันทึกข้อความที่คุณอยากอธิบายแล้วก็บันทึกเป็นไฟล์ wma 1.เนื่องจาก Word นั้นไม่มีปุ่ม Insert...

   ถ้าเกิดมีการเปลี่ยนแปลงขอบกระดาษด้านข้างไม่ว่าจะเป็นทางซ้ายหรือทางขวา นอกจากข้อความในเอกสารจะขยาย จนเลื่อนบรรทัดขึ้นมาแล้ว สิ่งที่ได้รับผลกระทบอีกอย่างคือตารางที่เราได้บรรจงวาดให้พอดีชิดขอบอย่างสวยงาม แต่ผลปรากฏว่าตารางกลับไม่พอดีกับหน้าที่จัดไว้อีกต่อไป เราจะมีวิธีอะไรบ้างที่จะช่วยให้ตารางชิดชอบโดยที่ไม่ต้องไปยืดหดตารางทีละช่อง แต่สามารถจัดตารางให้ชิดขอบพอดีโดยช่องยังสมส่วนเหมือนเดิม มาดูเทคนิคนี้กันครับ 1.ให้เราหาหรือสร้างตารางที่ไม่ชิดขอบมาซัก 1 ตาราง 2.เลือกตารางทั้งหมดด้วยการลากคลุมตารางนั้น 3.จากนั้นคลิ้กเมาส์ขวา 1 ครั้งจะปรากฏเมนูขึ้นมาให้คลิ้กเลือกเมนู AutoFit 4.แล้วคลิ้กเลือกที่ AutoFit to Windows ผลลัพธ์ที่ได้คือตารางจัดชิดชอบพอดี อีกทั้งช่องในต่างรางก็ไมขยายขนาดเท่าๆ กันพอดีเหมือนกับตารางก่อนที่จะจัดชิดขอบ ----- ผมเชื่อว่าหลายคนคงจะเลื่อนตารางโดยลากขอบตารางไปชิดหน้ากระดาษเอง ซึ่งผลที่ได้ในคอลัมน์สุดท้ายจะมีช่องที่ใหญ่กว่าช่องอื่น แต่ด้วยวิธีที่ผมแนะนำไปนั้น ช่องในตารางจะยังคงสมส่วนเหมือนเดิม แถมสั่ง AutoFit ก็ง่ายอีกด้วย...

   ความสามารถหนึ่งของ MS Office ที่ผมชอบอย่างหนึ่งก็คือการสะกดคำผิด แล้วก็แก้ให้เป็นคำศัพท์ที่ถูกต้อง คำที่สะกดผิดนั้นก็เกิดได้จากที่รู้และเผลอพิมพ์ หรือไม่ก็ไม่รู้ว่าสะกดอย่างไร ก็สะกดมั่วๆ ไปก่อน ดังนั้นเครื่องมือนี้จะช่วยแจ้งเตือนและระบุว่าคำที่เขียนอยู่นั้นสะกดผิดหรือไม่ ทำให้เราสามารถแก้ไขคำศัพท์ได้อย่างถูกต้องครับ 1.เมื่อเจอคำศัพท์ที่สะกดผิดมันจะขีดเส้นใต้หยักสีแดง 2.ให้ไปที่เมนู Review 3.แล้วกดปุ่ม Spelling & Grammar 4.หรือไม่ก็กดแค่ปุ่ม F7 1.เมื่อหน้าต่าง Spelling & Grammar เปิดขึ้นมาจะมีคำศัทพ์ที่ถูกต้องปรากฏขึ้นในกล่องรายการ Suggestion ซึ่งในกรณีที่มีคำเหมือนกันหลายๆ คำจะมีหลายรายการให้เลือก แต่ในกรณีนี้มีแค่รายการเดียว โดยโปรแกรมจะเดาคำศัพท์ที่ถูกต้องมากให้ เลือกคำที่คิดว่าถูก 2.จากนั้นก็กดปุ่ม Change...

 โดยปกติเรามักจะกำหนดขนาดกระดาษในเอกสารให้เป็น A4 ทำให้เราสามารถพรินต์ลงในกระดาษ A4 ได้เหมือนต้นฉบับ แต่ถ้ามีกรณีที่จำเป็นต้องพิมพ์ในกระดาษที่เล็กว่าหรือใหญ่กว่า A4 ล่ะ คุณก็ต้องไปแก้ไขเอกสารโดยการกำหนดขนาดกระดาษให้เล็กลงแถมด้วยการแก้ไขตัวอักษรให้มีขนาดเล็กลง และจัดหน้าให้เหมือนเดิมอีก ดูมันช่างยุ่งยากมากมาย ดังนั้นผมจะมีวิธีที่คุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขเอกสารต้นฉบับ แต่สามารถย่อการพรินต์งานในเอกสารที่เล็กกว่าหรือใหญ่กว่าได้ด้วยความสามารถที่มีใน Word ครับ 1.กดปุ่ม Office 2.คลิ้กเลืกที่ Print หรือจะกด Ctrl+P แทนก็ได้ 3.จากนั้นในหัวข้อ Zoom และ Scale to paper size 4.ให้เลือกขนาดกระดาษที่ต้องการพิมพ์ 5.จากนั้นกดปุ่ม...

   ปกติเวลาเราวาดเส้นโดยการลากจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง เส้นที่ได้ก็จะไม่ขนาดไปกับบรรทัดซักที เส้นที่่ได้ก็มักจะเฉียงขึ้นหรือลงเสมอ แต่ผมมีวิธีที่จะทำให้เส้นมันตรงแนวกับบรรทัดไม่เฉียงไปมาเหมือนแต่ก่อน ด้วยการกดปุ่ม Shift ค้าง 1.คลิ้กที่เมนู Insert 2.แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Shapes 3.คลิ้กเลือก Line 4.จากนั้นลองสร้างเส้นโดยไม่กด Shift ค้าง เส้นที่ได้จะเบี้ยวไม่ตรงแนว 5.แต่ถ้าวาดด้วยการกด Shift ค้าง เส้นจะถูกบังคับให้วาดตรงกับแนวบรรทัดอย่างสวยงาม ----- ถือเป็นเทคนิคเล็กๆ ที่ช่วยให้การวาดเส้นได้ตรงและทำให้เอกสารออกมาสวยงาม  ส่วนการที่จะแก้เส้นที่เบี้ยวไปแล้วให้ตรงด้วยการกด Shif นั้นดูจะไม่ได้ผลนะครับ เพราะเส้นที่วาดแล้วเมื่อกด Shift ค้าง...

 จากประสบการณ์ของคนที่ใช้ MS Office ทั้งเพื่อนที่เรียนด้วยกัน เพื่อนร่วมงาน คนรู้จัก หรือแม้แต่คนในครอบครัว มีสิ่งหนึ่งที่ผมสังเกตเห็นคือ ชอบทำเรื่องยากๆ ให้เป็นเรื่องง่ายๆ ทั้งที่ MS Office มีนิยามที่ว่า ทำเรื่องยากๆ ให้เป็นเรื่องง่ายๆ ซึ่งบางคนอาจขำ แต่บางคนอาจจะขำไม่ออกเพราะทำอยู่เป็นนิจ เรามาดูกันว่ามีข้อไหนไหมที่คุณยังเป็นอยู่ 1.ชอบเคาะ Spacebar ย่อหน้า ทั้งที่ใช้ Tab แทนได้ 2.ชอบใช้...

   หลายคนคงคุ้นเคยกับการพิมพ์คำศัพท์ที่ใช้เป็นประจำ แต่ไม่รู้ตัวมาก่อนว่า คำนั้นพิมพ์ผิดมาตลอด ยกตัวอย่างเช่นผมชอบพิมพ์คำว่า เกมส์ ซึ่งจริงๆ แต่ที่ถูกต้องคือ เกม ถ้าต้องมานั่งแก้คำที่ผิดทั้งเอกสารทีละตัว ซึ่งบางทีอาจมีไม่ตำกว่า 100 คำ คงไม่สนุกแน่ แถมถ้าแก้ทีละตัวก็อาจมีตกหล่นแก้ไขไม่ครบก็ได้อีกต่างหาก ดังนั้นจึงขอแนะนำ เคล็ดลับที่จะมาแก้ปัญหานี้ นั้นคือ Find & Replace ซึ่งเป็นวิธีการแทนที่คำผิดคราวล่ะมากๆ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย 1.เปิดเอกสารที่ต้องการแก้ไข โดยให้จำหรือคัดลอกคำที่ผิดเอาไว้ใน Clipboard โดยกด Ctrl...

   เวลาที่คุณต้องการคัดลอกข้อความจากเอกสารไฟล์ที่ 1 ไปยังเอกสารไฟล์ที่ 2 คุณคงใช้วิธีสลับหน้าต่างโดยใช้ Taskbar หรือไม่ก็ Alt+Tab สลับไปมาเพื่อคัดลอกและวางข้อความดังกล่าว แต่มีเทคนิคหนึ่งที่จะช่วยให้คุณสามารถคัดลอกข้อความหรืออะไรก็ตามจากเอกสารหนึ่งไปยังอีกเอกสารหนึ่งได้ด้วย View Side By Side โดย Word จะทำการย่อหน้าต่างของเอกสารทั้ง 2 ไฟล์คู่กัน ทำให้เราสามารถคัดลอกข้อมูลได้ง่ายขึ้น เพราะไม่ต้องไปยุ่งกับ Taskbar ให้วุ่นวาย และข้อดีอีกอย่างคือหากมีการแก้ไขเอกสารให้ตรงกันทั้ง...