Word Tips

 บางครั้งการเลือกข้อความก็อาจทำให้คุณรำคาญได้ เพราะ Microsoft Office มักจะทำอะไรให้อัตโนมัติจนเกินที่คุณจะเข้าใจ โดยเฉพาะการเลือกข้อความในตัวอย่างที่ผมจะเสนอนี้ เมื่อคุณคลิ้กที่กลางคำแล้วลองลากไปอีกคำ มันจะทำการเลือกคำทั้งสองคำทั้งหมดให้โดยอัตโนมัติ พูดตอนนี้อาจจะไม่เห็นภาพ แต่จะเข้าใจเมื่อได้เห็นภาพในบทความนี้ โดยจะมีวิธีการแก้ปัญหาการเลือกคำอัตโนมัติ และการปิดความสามารถในการเลือกคำอัตโนมัติดังต่อไปนี้ครับ 1.ในตัวอย่างมีข้อความชุดหนึ่ง ให้คลิ้กที่กลางคำว่า Microsoft 2.เมื่อลากเมาส์มาทางขวาข้ามมายังอีกข้อความ ซึ่งตั้งใจจะลากไปที่แค่บางตัวอักษร 3.ผลที่ได้กลับกลายเป็นเลือกทั้งสองคำ โดยเลือกไปที่คำหน้าแล้วคำหลัง ทั้งที่คลิ้กเลือกที่กลางข้อความแรกและลากไปแค่ตัวอักษรแรกของคำที่สอง 4.แต่สามารถยกเลิกการเลือกคำอัตโนมัติได้แค่ลากเมาส์กลับมายังที่คำแรก 5.ผลที่ได้คือความสามารถในการเลือกคำอัตโนมัติจะหายไปทันที ทำให้เราสามารถเลือกคำได้ตามปกติ 1.แต่ถ้าไม่อยากให้ต้องเลื่อนเมาส์ไปเลื่อนเมาส์มาเหมือนในวิธีแรกก็ลอกคลิ้กที่กลางข้อความเหมือนเดิม 2.จากนั้นกดปุ่ม Ctrl + Shift ค้างไว้ 3.แล้วเมื่อลากไปยังคำที่ 2 ผลปรากฏว่าไม่เลือกข้อความทั้ง...

 ใครที่เคยใช้วิธีการขีดเส้นใต้ --- แล้ว Enter คงจะรู้สึกสะดวกดีที่พิมพ์คำสั้นๆ ก็สามารถขีดเส้นใต้ดยาวทั้งบรรทัดได้โดยไม่ต้องไปคลิ้กคำสั่งอะไรให้วุ่นวาย แต่สิ่งที่เป็นผลตามมาก็คือ พอเวลาที่ไม่ต้องการเส้นที่ขีดไว้กลับดันลบไม่ออกซะงั้น ไม่ว่าจะลบข้อความทั้งด้านบนด่านล่างของเส้นที่ว่านี้ไปหมด ก็ยังกดปุ่ม Delet เพื่อลบเส้นใต้ไม่ได้เลย นั้นก็เพราะเส้นที่ขีดไว้ไม่ใช่เส้นที่เป็น object หรือวัตถุปกติ แต่มันกลับเป็น Border หรือเส้นขอบตารางซึ่งจะไปลบด้วยปุ่ม Delete นั้นคงทำไม่ได้ และต่อไปนี้ก็คือวิธีการลบ Border ที่ว่านี้ออกไปครับ การขีดเส้นด้วย - -...

 คีย์ลัดใน Microsoft Office Word นั้นมีมากมาย แต่ที่อยากจะแนะนำในวันนี้เป็นคีย์ลัดสัญลักษณ์และคำสั่งพิเศษที่คิดว่าน่าจะใช้งานบ่อยและมีประโยชน์ โดย 11 มีคีย์ลัด ที่จะทำให้การทำงานบนเอกสาร Word นั้นง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น อย่างเช่นการใช้คีย์ลัดขึ้นหน้าใหม่ที่หลายคนชอบที่จะกด Enter รัวๆ หลายสิบทีเพื่อขึ้นหน้าใหม่ หรือจะเป็นคีย์ลัดพิมพ์เลขหน้าทีจะมีประโยชน์มากหากมีเลขหน้าหลักร้อยหลักพัน หรือแม้แต่วันเดือนปีหรือเวลาก็ใช้คีย์ลัดได้โดยไม่ต้องไปดูนาฬิกาหรือปฏิทินให้วุ่นวาย ส่วนคีย์ลัดที่อยากแนะนำจะมีอะไรบ้างติดามบทความนี้ได้เลยครับ 1.Enter การกดปุ่ม Enter จะขึ้นบรรทัดใหม่แบบย่อหน้าซึ่งมีระยะห่างมากพอสมควร 2.Shift+Enter ส่วนการกดปุ่ม Shift+Enter...

 เราได้เคยเสนอทิป-เทคนิค เปลี่ยนคีย์เวิร์ดให้เป็นสัญลักษณ์ที่ใช้บ่อยแบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถพิมพ์ข้อความให้กลายเป็นสัญลักษณ์ที่ไม่มีในแป้นพิมพ์ได้มาแล้ว แต่คุณทราบหรือไม่ว่าเราก็สามารถแทนข้อความหลายบรรทัดได้จากการพิมพ์แค่คีย์เวิร์ดไม่กี่คำซึ่งก็จะมีวิธีการคล้ายๆ กันครับ คือพิมพ์ข้อความที่มีหลายบรรทัดที่ใช้งานบ่อยๆ แล้วเพิ่มเข้าไปใน Word Options ตามด้วย Proofing แล้วก็เลือกคำหรือคีย์เวิร์ดที่ใช้แทนข้อความหลายบรรทัด ส่วนวิธีการนั้นทำอย่างไรนั้น เราจัดเตรียมไว้ให้แล้วครับ สมมุติว่าผมใช้งานคำสั่ง HTML ในการสร้าง Table บ่อยมาก ซึ่งหากต้องมานั่งพิมพ์แบบนี้บ่อยๆ คงไม่ค่อยสนุกนัก 1. แต่อย่างไรก็ต้องพิมพ์ข้อความครั้งแรกก่อน 2.จากนั้นก็เลือกข้อความทั้งหมดที่ต้องการใช้คำแทนที่ 1. จากนั้นคลิ้กปุ่ม Office 2. ตามด้วยกดปุ่ม Word Options 3....

 ในกรณีที่เอกสาร Word ของคุณเต็มไปด้วยข้อมูลมากมายและก็มีตารางอยู่ภายในเอกสาร หากจะแก้ไขตารางหรือดูรายละเอียดภายในตารางต่างๆ นั้นก็ต้องเลื่อน Scroll Bar จนเมื่อยนิ้วกว่าจะเจอตารางซักอัน จะง่ายกว่าไหมหากคลิ้กแค่ไม่กี่คลิ้ก กดไม่กี่ปุ่มก็สามารถค้นหาตารางเหล่านั้นได้ง่ายดายมากกว่านั่งลายตาเมื่อยมือหาตารางที่อยากดู วิธีการก็ง่ายแสนง่ายครับ แค่กด F5 แล้ว Goto ... Table กด Next หรือ Previous ก็จะไปยังตารางที่อยู่ภายในเอกสารนั้นทันที ช่างง่ายอะไรแบบนี้ ลองเอาไปใช้ดูกันครับ 1.ในกรณีที่ยังไม่เจอตารางในเอกสารหรือเจอแล้วต้องการจะไปยังตารางถัดไปซื้อไม่รู้อยู่ไหน...

 เป็นที่รู้กันดีอยู่แล้วว่าเมื่อเปิดหน้าเอกสารใหม่ หน้าเอกสารก็จะว่างเปล่า และการตั้งค่าทั้งหมดก็จะเหมือนที่ได้ตั้งไว้จากโปรแกรม แต่ถ้าคุณมีความจำเป็นที่จะต้องต้องตั้งค่าใหม่เป็นประจำ มันคงไม่ดีที่จะต้องมานั้งปรับแต่งการตั้งค่าของคุณให้วุ่นวายทุกครั้งที่เปิดเอกสารใหม่ ดังนั้นผมจึงแนะนำเทคนิคในการตั้งค่าเอกสารแล้วเก็บไว้ใช้ในยาที่เปิดเอกสารใหม่ ไม่ต้องมานั่งปรับแต่งเหมือนเดิมที่ผ่านมาอีกต่อไป เรามาดูวิธีการที่ว่ากันครับ 1.เปิด My Computer แล้วเข้าไปที่โฟลเดอร์ Path ดังนี้ c:usersyour usernameAppDataRoamingMicrosoftTemplates ในส่วนของ your username จะเปลี่ยนไปตามที่คุณแต่ละคนตั้งชื่อไว้ 2.เมื่อเข้ามาแล้วให้คลิ้กที่ไฟล์ Normal.dotm แล้วกดคัดลอกโดย Ctrl+C 3.จากนั้นกดวาง Ctrl+V จะได้ไฟล์ที่คัดลอกอีกไฟล์คือ...

 ในกรณีที่เอกสาร Word นั้นมีคำหรือข้อความที่ต้องการอธิบายเพิ่ม หรือต้องมีคำบรรยายเพื่อให้เข้าใจคำๆ นั้นหรือข้อความนั้นได้อย่างชัดเจน แต่ติดที่ไม่สามารถใส่คำอธิบายหรือที่เรียกว่า Comment เข้าไปได้ แต่ MS Office ได้จัดเตรียมเครื่องมือที่ทำให้ใส่ Comment ลงไปได้โดยไม่ส่งผลกระทบกับเอกสารต้นฉบับแต่อย่างใด ซึ่งผมมักจะประยุกต์ใช้กับคำศัพท์ที่ไม่ทราบหรือเป็นพวกโค้ดของโปรแกรมพวกตัวแปรต่างๆ ที่ต้องอธิบายถึงจะเข้าใจ และยังนำไปประยุกต์ใช้ได้อีกมากมาย ซึ่งเรามาดูกั้นว่าเราจะเพิ่ม Comment เข้าไปในเอกสารอย่างไร มาติดตามกันได้เลยครับ 1.เลือกคำหรือข้อความที่ต้องการใส่ Comment ซึ่งคำเหล่านั้นจะถูกไฮไลท์เป็นสีชมพู 2.คลิ้กที่เมนู Review 3.คลิ้กที่ปุ่ม...

 ถ้าเป็นงานเอกสารที่ต้องพิมพ์ดีดบนแบบฟอร์มเปล่าๆ เชื่อว่าหลายคนคงยังใช้กันอยู่ แต่ถ้าคุณไม่มีเครื่องพิมพ์ดีดแต่มีเครื่องพรินเตอร์ล่ะแล้วจะพิมพ์ข้อความลงในแบบฟอร์มนั้นอย่างไร ผมมีเทคนิคดีๆ ที่จะช่วยให้คุณสามารถพิมพ์ข้อความลงในแบบฟอร์มได้ด้วยเครื่องพรินเตอร์มาฝากกันครับ โดยวิธีที่ผมจะแนะนำต่อไปนี้ไม่จำเป็นต้องทำอะไรให้ยุ่งยากแค่แสกนแบบฟอร์มเป็นรูปภาพ แล้วค่อยมาใส่ข้อมูลลงไปใน Word แล้วสั่งพรินต์ง่ายๆ แต่ก็ได้ผลดีเหมือนกับการพิมพ์ดีดเลยครับ จะทำอย่างไรนั้นมาดูกันเลย 1.ก่อนอื่น ต้องดับเบิ้ลคลิ้กที่หัวกระดาษก่อน 2.ก็จะเข้าสู่โหมด Header&Footer โดยมีเส้นประกำกับด้วย Header ปรากฏขึ้นมาดังภาพ 3.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Insert 4.แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Picture 5.เมื่อหน้าต่างเลือกไฟล์รูปปรากฏขึ้นมาก็ให้คลิ้กเลือกรูปที่เราแสกนแบบฟอร์มไว้แล้ว 6.เสร็จแล้วกดปุ่ม Insert 1.เมื่อนำรูปเข้ามาแล้วก็ปรับขนาดรูปแบบฟอร์มให้เท่ากับต้นฉบับ โดยกะขนาดเอาให้ใกล้เคียงที่สุดครับ 2.จากนั้นดับเบิ้ลคลิ้กที่รูปแบบฟอร์ม 3.คลิ้กที่ปุ่ม Arrange 4.คลิ้กที่ปุ่ม Text Wrappping 5.เสร็จแล้วคลิ้กที่ปุ่ม Behind...