ปกติแล้ว Outlook มีความสามารถในการคัดกรองอีเมล์ โดยผ่านการตั้ง Rule หรือเงื่อนไขตามแต่ผู้ใช้ต้องการ และด้วยความสามารถนี้ เราจะนำมาประยุกต์ใช้ในการสั่งปิดเครื่องด้วยอีเมลกันครับ
หลักการก็ไม่มีอะไรมาก โดยในขั้นตอนแรกเราต้องสร้าง bat ไฟล์ขึ้นมาก่อน โดยในไฟล์นี้ใส่คำสั่งปิดเครื่อง วิธีการก็ทำดังนี้ครับ
1. เปิด Notepad ขึ้นมา จากนั้นพิมพ์ข้อความนี้ลงไป
C:windowssystem32 shutdown –s –f –t 00
ในวินโดวส์นั้นมีคำสั่ง shutdown อยู่แล้ว ส่วนความหมายของพารามิเตอร์ต่างๆ มีดังนี้
-s หมายถึง สั่งให้ปิดเครื่อง
-f หมายถึง บังคับให้ปิดโปรแกรมที่เปิดค้างไว้ด้วย
-t 00 หมายถึง กำหนดเวลาหลังจากที่รับคำสั่ง เลขศูนย์ศูนย์ ก็หมายถึงให้ปิดทันที ไม่ต้องรอ
2. จากนั้นเซฟไฟล์แล้วตั้งชื่อว่า shutdown.bat นามสกุลต้องเป็น .bat เท่านั้น ไม่งั้นไฟล์ไม่ทำงานนะครับ
หลังจากได้ไฟล์สั่งงานที่ต้องการแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือการกำหนดค่าใน Outlook หลักการก็คือ เราจะตั้งเงื่อนไขหรือ Rule ใน Outlook ในการรับเมลว่า หากเมลไหนขึ้นหัวข้อเมลด้วยคำว่า shutdown ให้เปิดไฟล์ shutdown.bat มาทำงานนั่นเอง วิธีการทำดังนี้ (ในตัวอย่างนี้ผมใช้ Outlook 2013 สำหรับท่านที่ใช้รุ่นต่ำกว่านี้ก็สามารถทำได้ครับ เมนูคล้ายๆ กัน)
1. ไปที่เมนู Manage Rules & Alerts…
2. คลิกที่ New Rule…
3. เลือกเงื่อนไข Apply rule on messages I receive จากนั้นคลิก Next
4. ติ๊กถูกที่บรรทัด with specific words in the subject จากนั้นคลิกข้อความที่ขีดเส้นใต้ไว้ตรง specific words ที่ช่องใน step 2:
5. พิมพ์คำว่า Shutdown หรือข้อความตามต้องการ (ถ้ากลัวจะซ้ำกับเมลอื่นๆ อาจใช้ประโยคยาวหน่อย เช่น Shutdown my pc เป็นต้น) จากนั้นคลิก Add และ Ok ตามลำดับ
6. กลับมาที่หน้าต่างเดิม ตรง specific words จะเปลี่ยนเป็นคำที่เรากำหนดไว้ คลิก Next ไปต่อครับ
7. ติ๊กถูกหน้าบรรทัด start application จากนั้นมาคลิกข้อความ application ที่ขีดเส้นใต้ไว้ในช่อง step 2:
8. เลือกไปที่ไฟล์ .bat ที่เราได้สร้างไว้แล้ว
9. ตรงคำว่า application จะเปลี่ยนเป็นชื่อไฟล์ คลิก Finish ได้เลย
10. จะมีหน้าต่างขึ้นเตือนดังภาพ ใจความก็คือ เราจำเป็นต้องเปิด outlook ทิ้งไว้เสมอ ไม่งั้นเงื่อนไขที่ตั้งไว้จะไม่ทำงานนั่นเอง
11. กลับมาที่หน้าต่างนี้ คลิก OK เป็นอันเรียบร้อย
ทีนี้ก็ลองส่งอีเมล โดยระบุ subject ตามเงื่อนไข โดยพิมพ์ว่า shutdown my pc ดู ถ้าไม่มีอะไรผิดพลาดเครื่องจะถูกปิดโดยทันทีครับ วิธีการทั้งหมดนี้สามารถประยุกต์ใช้ทำงานอย่างอื่นได้อีกหลายอย่าง ก็ลองไปต่อยอดกันดูนะครับ