Word Tips

   ลายน้ำหรือ Watermark มีไว้เพื่อกำกับเอกสารให้รู้ว่ามันมีความพิเศษอย่างไร เช่นเป็นเอกสารสำเนา, เอกสารที่เป็นความลับ, แสดงความเป็นเจ้าของเอกสาร หรือเพื่อจุดประสงค์ต่างๆ ซึ่งวันนี้จะมาแนะนำเทคนิคการใช้ Watermak ในแบบของคุณเอง 1.คลิ้กที่เมนู Page Layout ในหัวข้อ Pages 2.คลิ้กที่ปุ่ม Watermark จะปรากฏเมนู Gallery ขึ้นมา 3.ให้คลิ้กที่เมนู Custom Watermark 4.ในหัวข้อ Text ใส่ข้อความที่คุณต้องการให้เป็นลายน้ำ 5.จากนั้นเลือกรูปแบบลายน้ำทะแยงในหัวข้อ Layout คลิ้กที่...

   การแทรกคอลัมน์ที่มีข้อความในตาราง MS Office Word นั้นทำได้หลากหลายวิธี  จะยาวจะสั้นก็แล้วแต่ แ่ต่ผมมีวิธีหนึ่งที่แทรกคอลัมน์ที่มีข้อความไปยังตำแหน่งที่ต้องการได้ในแบบที่หลายคนอาจคิดไม่ถึง ด้วยการวางคอลัมน์ด้วยการวางเคอร์เซอร์ที่หน้าข้อความในตารางที่ต้องการแทรกก่อน หรือวางคอลัมน์ด้วยการวางเคอร์เซอร์ที่หลังข้อความในตารางที่ต้องการแทรกหลัง พูดแบบนี้อาจจะงง เรามาดูการอธิบายผ่านรูปกันดีกว่าครับ เปิดตารางที่ต้องการแทรกคอลัมน์ โดยตัวอย่างต้องการนำสัปห์ดาภาษาอังกฤษไปแทรกอยู่หน้าคอลัมน์ตัวเลขหรืออยู่หลังคอลัมน์สัปห์ดาภาษาไทย เลือกคอลัมน์สัปห์ดาภาษาอังกฤษ แล้วกด Ctrl+X เพื่อตัดคอลัมน์ออก หรือจะ Cut ผ่านปุ่มก็เหมือนกันครับ 1.จากนั้นเอาเมาส์คลิ้กซ้ายวางเคอร์เซอร์ที่หลังข้อความในตารางแถวแรก/คอลัมน์แรก 2.หรือไม่ก็วางเคอร์เซอร์ที่หน้าข้อความในตารางแถวแรก/คอลัมน์ที่สอง จากนั้นกด Ctrl+V เพื่อวางคอลัมน์ที่ตัดก่อนหน้านี้ ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือสามารถแทรกคอลัมน์ลงใปในคอลัมน์ที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย ----- วิธีนี้ถือเป็นเคล็ดลับในการวางคอลัมน์ผ่านการวางเคอร์เซอร์ โดยต้องวางที่แถวแรกถึงจะได้ผลลัพธ์ในการวางคอลัมน์ที่ถูกต้อง...

 หนึ่งในความสามารถที่มีใน Office รุ่นใหม่ๆ ที่สร้างความรำคาญในการพิมพ์เอกสารเป็นอย่างมากก็คือ Auto Switch Keyboard Language ซึ่งเป็นความสามารถในการสลับคีย์เปลี่ยนภาษาอัตโนมัติ เมื่ออยู่ใกล้ตัวอักษรภาษานั้นทันที ซึ่งคนที่เคยใช้ Office รุ่นเก่าๆ แล้วมาเจอกับความสามารถนี้ก็จะไม่ชิน และต้องเปลี่ยนคีย์ภาษาไปมาเสมอ ใครที่เจอปัญหาแบบนี้ ผมมีวิธีแก้ปัญหามาให้แล้วครับ 1.คลิ้กที่ปุ่ม Office 2.จากนั้นคลิ้กที่ปุ่ม Word Options จะเปิดหน้าต่าง Options ขึ้นมา 3.ให้คลิ้กที่เมนู Advanced...

   ปกติเวลาพิมพ์ภาษาอังกฤษในเอกสาร ผมมักจะพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ขึ้นต้นเสมอ เช่น Hello World ซึ่งถ้าเป็นในรุปเล่มวิทยานิพนธ์ก็ใช้หลักแบบนี้เป็นมาตรฐานคือภาษาอังกฤษต้องขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ แต่เมื่อนำเอาข้อความจากแหล่งอื่นเข้ามาใช้ในเอกสารมักจะเป็นตัวพิมพ์เล็กบ้าง ใหญ่บ้างไม่ตรงกับมาตรฐาน เลยต้องนั่งไล่เปลี่ยนตัวใหญ่เฉพาะตัวแรกให้หมด แต่เราสามารถเปลี่ยนตัวอักษรภาษาอังกฤษตัวพิมพ์เล็กตัวพิมพ์ใหญ่ให้ตรงกับความต้องการได้ด้วย Change Case ครับ 1.เริ่มที่เลือกข้อความที่ต้องการจะเปลี่ยนตัวพิมพ์ในแบบที่ต้องการ 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Home 3.ในหัวข้อ Fonts กดที่ปุ่ม Change Case 4.คลิ้กที่ Capitalize Each Word 5.ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ ตัวข้อความที่มีตัวพิมพ์เล็กก็จะเปลี่ยนเป็น ข้อความที่ขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ในแต่ละคำ ----- สมมุติว่า...

   สังเกตไหมครับเวลาคัดลอก URL อะไรก็ตามไม่ว่าจะเป็นเว็บไซต์หรืออีเมล์ แล้วไปวางในเอกสาร พอเคาะ Space Bar หรือไม่ก็เคาะ Enter ตัว URL ที่เห็นก็จะกลายเป็นข้อความสีน้ำเงินขีดเส้นใต้โดยอัตโนมัติทันที และสามารถคลิ้กลิงก์โดยกด ctrl ค้างไว้แล้วคลิ้กเมาส์ซ้ายก็จะไปเปิด URL นั้นทันที ซึ่งผมและใครหลายคนต่างไม่ต้องการ URL ที่เป็น HyperLink แต่ต้องการเฉพาะ URL ที่เป็นข้อความเท่านั้น...

 จากที่แนะนำ SmartArt ในบทความก่อน มาบทความนี้ผมจะเจาะลึกวิธีใช้ SmartArt ให้ลึกขึ้นไปอีก โดยจะแนะนำการแทรกแผนภูมิลงไปด้วย Add Shapes ครับ การวาดแผนภูมิแบบเก่านั้นจะวาดลงในเอกสารทีละอัน แต่สำหรับ SmartArt การจะวาดแผนภูมิเพิ่มเติมนั้นต้องอาศัยคำสั่งที่เรียกว่า Add Shapes โดยจะเพิ่มก่อนหรือหลัง บนหรือล่างแผนผังเพื่อเป็นการกำหนดตำแหน่งการแทรกแผนผัง ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องวาดเอง เพราะแค่ใช้ Add Shape แล้วกำหนดตำแหน่งแผนผังที่ต้องการเพิ่มเท่านั้น เรามาดูวิธีเพิ่มแผนผังกันเลยครับ ขั้นตอนการสร้างแผนผังด้วย...

 ปัญหาหนึ่งที่หลายคนเคยเจอคือการวาดแผนผังในรูปแบบต่างๆ ที่ต้องแทรกรูปทรงแล้วใส่ข้อความลงไป แล้วยังต้องลากเส้นเชื่อมโยงแผนผังทีละอัน สุดท้ายก็นั่งประดิษฐ์ประดอยตกแต่งให้ดูสวยงามจนเป็นที่น่าพอใจ ซ้ำร้ายเวลาจะย่อขยายแผนภูมิ ข้อความก็ดันไม่ลดขนาดให้สัมพันธ์กับแผนผังที่วาดไปอีก ต่อไปนี้ฝันร้ายแบบนี้จะหายไป ด้วยการใช้เครื่องมือที่มีใน MS Office Word 2007 ขึ้นไป ด้วย Smart Art เครื่องมือที่ใช้สร้างแผนผังอัตโนมัติที่สามารถย่อขยายได้อย่างสวยงาม จะเจ๋งแค่ไหนลองมาใช้กันดูครับ สร้างแผนผังด้วย Shape 1.แผนภูมิที่สร้างจาก Shape นั้น ข้อความและกล่องก็จะพอดีกัน 2.แต่เมื่อมีการย่อขยายแผนผังจะเห็นว่ากล่องเล็กลงก็จริงแต่ข้อความนั้นขนาดไม่เล็กลงทำให้ข้อความถูกตัดขาดหายไป สร้างแผนผังด้วย Smart Art 1.แผนภูมิก่อนขยายอัตราส่วนของข้อความและกล่องจะพอดีกัน 2.แผ่นภูมิหลังขยายเมื่อใช้...

 บางครั้งเราอาจต้องใส่สัญลักษณ์แปลกๆ ที่ไม่มีอยู่บนแป้นพิมพ์ อย่างเช่น เครื่องหมายถูก รูปโทรศัพท์ และอื่นๆ อีกมากมาย จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ผมเคยเห็นบางคนอาจะใช้วิธีการคัดลอกสัญลักษณ์เหล่านั้นเป็นรูปมาแทรกใน เอกสาร ทั้งที่จริงๆ แล้ว เราสามารถใส่สัญลักษณ์เหล่านั้นได้อย่างไม่ยากเย็นอะไรนัก ด้วยการใช้ Symbol ครับ 1.คลิ้กที่เมนู Insert 2.จากนั้นในหัวข้อ Symbols คลิ้กที่ปุ่ม Symbol 3.แล้วคลิ้กที่เมนู More Symbols... 1.ปกติใน Normal Text...