Office Tips

 การสั่งงานใน MS Office ส่วนใหญ่ก็จะใช้เมาส์คลิ้กเมนูหรือปุ่ม และบางครั้งก็ใช้ปุ่ม Ctrl + กับคีย์ต่างๆ เพื่อสั่งงาน แต่ก็ต้องจดจำคีย์ลัด แต่สำหรับ MS Office 2007 ได้เพิ่มความสามารถที่เรียกว่า Key Tips ซึ่งจะแสดงตัวอักษรกำกับที่เมนูใน Ribbon ทำให้ไม่ต้องจำคีย์ลัด เพียงแค่กด Alt 1 ครั้ง...

 สำหรับปุ่มคีย์ลัดที่ใช้งานบ่อยๆ อย่าง Save หรือจะเป็น Undo และ Redo ผู้พัฒนาได้วางปุ่มเหล่านี้ให้อยู่ตรง Title Bar หรือติดกับปุ่ม Office เพื่อให้กดใช้งานได้สะดวกยิ่งขึ้น แต่รู้ไหมว่าเราสามารถเพิ่มปุ่มคำสั่งพิเศษที่แน่ใจว่าใช้งานบ่อยๆ ไว้จุดนี้ได้เหมือนกัน วิธีการก็ง่ายๆครับ ไปดูกันเลย 1.คลิ้กที่ปุ่ม Customize the Quick Access Toolbar ซึ่งเป็นปุ่มเล็กๆ ติดกับปุ่ม...

 หลายคนอาจจะชื่นชอบเมนูแบบ Ribbon ที่อยู่ใน Microsoft Office 2007 แต่สำหรับหลายคนแล้วมันช่างไม่คุ้นเคยเอาเสียเลย แต่ปัญหาของ Ribbon ไม่ได้อยู่ที่ความไม่คุ้นเคยอย่างเดียว สำหรับคนที่มีหน้าจอเล็กๆ เจ้า Ribbon เนี่ยล่ะที่ทำให้พื้นที่ใช้างานมันหดหายไปตั้งเยอะ แล้วจะปิดมันไปเลยก็ไม่สามารถใช้งานได้สะดวกอีก ผมจึงแนะนำเทคนิคในการซ่อน Ribbon เมื่อเวลาที่คุณต้องเพิ่มพื้นที่ในการทำงานเอกสาร หน้าตาโปรแกรมปกติที่ใช้ Ribbon จะเห็นได้ว่าเมนูแบบ Ribbon อาจทำให้สะดวกก็จริงแต่ก็กินพื้นที่ใช้งานไปมากทีเดียว หน้าตาโปรแกรมเมื่อไม่ใช้ Ribbon แต่เมื่อกด Ctrl+F1 เมนู...

 ผมเชื่อว่าผุ้ใช้ MS Office ทุกคนต้องเคยเจอปัญหา เครื่องค้าง คอมพ์แฮงก์ โปรแกรมเอ๋อ หรืไม่ก็ไฟดับ จนทำให้งานเอกสารที่ทำอยู่เกิดหายวับไปกับตา จนบางคนอยากจะทุบจอมอนิเตอร์พัง ทั้งที่จอมันก็ไม่ได้ทำให้แฮงก์ซะหน่อย ถ้าจะลงไม้ลงมือ ก็น่าจะทำกับเคส ผมว่าจะยุติธรรมกับจอมากกว่านะครับ แล้วยิ่งงานเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลทุกวินาทีด้วยแล้ว หากต้องมานั่งทำใหม่คงจะปวดหัวอยู่ไม่น้อย โดยปกติแล้วหากคุณไม่ได้บันทึกงานก่อน หากเกิดเหตุการณ์ที่กล่าวมาข้างต้น ก็คงไม่สามารถกู้คืนอะไรได้เลย (ยกเว้นในเวอร์ชั่น 2010 ที่ไม่ต้อง Save งานก็จะกู้คืนได้ซะด้วย...

 ถึงจะเป็นเรื่องง่ายๆ ที่หลายคนรู้แล้วในการบันทึกไฟล์เอกสารจาก MS Office 2007 หรือ 2010 ที่ใช้ไฟล์เอกสารเป็น DOCX ให้เปิดกับ MS Office 97-2003 ได้ แต่ก็ยังมีคนอีกจำนวนมากที่ยังไม่รู้ และยังยินดีที่จะใช้ MS Office ในเวอร์ชันเก่าๆ อยู่ ดังนั้นปัญหาในการเปิดไฟล์เอกสารใหม่อย่าง DOCX ไม่ได้ก็ยังเกิดขึ้นต่อไป ผมจึงมีแนวทางในการแก้ปัญหานี้มาฝากกันโดย...

 เมื่อหลายอาทิตย์ก่อน พี่สาวของผมมีความจำเป็นต้องส่งไฟล์เอกสารที่มีข้อมูลบัตรเครดิตของธนาคารผ่านทางอีเมล์ ซึ่งหากข้อมูลภายในเอกสารถูกดักจับระหว่างการส่ง คงสร้างความเสียหายให้กับธนาคารและพี่สาวผมเป็นอย่างมาก ดังนั้นพี่สาวผมจึงใช้วิธีการส่งโดยการบีบอัดไฟล์ด้วยโปรแกรม winzip และใส่รหัสผ่านในการคลายไฟล์ แต่ผลปรากฏว่าไมสามารถส่งไฟล์ zip ที่ใส่รหัสผ่านทาง hotmail ได้ ซึ่งผมก็ไม่ทราบสาเหตุว่าทำไมถึงส่งไม่ได้ ผมเลยแนะนำให้พี่สาวใช้ความสามารถของ MS Office ที่ใส่รหัสให้กับไฟล์เอกสารได้ ก็เลยจัดการใส่รหัสและส่งไฟล์เอกสารผ่านทางอีเมล์ได้อย่างราบรื่นและง่ายดาย แต่เชื่อว่าหลายคนที่กำลังอ่านบทความนี้ คงสงสัยว่าแล้วจะใส่ยังไงล่ะ ผมก็เลยถือโอกาสนี้ แนะนำขั้นตอนการใส่รหัสผ่านให้กับไฟล์เอกสาร ซึ่งมันไม่ได้ยุ่งยากอะไรเลยซักนิด...