Excel Tips

 ก่อนอื่นต้องข้อโทษหลายๆ คนที่ไม่ได้มาตอบคำถาม เนื่องจากใช้ wordpress ยังไม่ค่อยคล่องเลยไม่ได้ไปดูหน้าที่มีข้อความเข้าเลย แต่ตอนนี้จะพยายามเข้าไปดูกระทู้ถามบ่อยๆ แล้วก็ไปเจอเทคนิคที่มีคนถามมาเรื่องเศษส่วน ที่ไม่ต้องการปัดเศษส่วนขึ้น อย่าง 2.39 แต่พอปัดเป็นทศนิยม 1 ตำแหน่งก็จะกลายเป็น 2.4 โดยอัตโนมัติ (ในกรณีที่เป็น 2.34 จะไม่มีการปัดเศษขึ้นแต่จะปัดลง) ซึ่งใครที่ประสบปัญหานี้ผมก็มีวิธีที่จะวิธีปัดเศษให้เป็น 2.3 เลย โดยไม่ปัดขึ้น ด้วยคำสั่ง Floor...

 โดยปกติแล้วเราสามารถซ่อน Sheet ได้ง่ายๆ และก็สามารถยกเลิกการซ่อน Sheet ได้ทันทีโดยไม่ถือว่าเป็นความลับอะไร เพราะถ้าไฟล์ Excel ไหนมีการซ่อน Sheet แค่เราคลิ้กคำสั่ง Unhide ก็จะเห็นว่า Sheet ไหนถูกซ่อนอยู่ได้ทั้งหมด แล้วถ้าต้องการ ซ่อน Sheet ที่ไม่ให้ Unhide ได้แบบที่เคยทำกันล่ะจะทำอย่างไร ผมก็มีวิธีในการซ่อน Sheet ให้ลับยิ่งกว่าเดิมด้วยการใช้...

 บ่อยครั้งที่คุณใส่ตัวเลขที่มี - หรือ / คั่นระหว่างตัวเลขแล้วกลายเป็นว่าตัวเลขที่ตั้งใจจะใส่ไว้นั้นกลายเป็นวันเดือนไปโดยอัตโนมัติ อย่างเช่นบ้านเลขที่หรือช่วงระหว่างตัวเลข ซึ่งนั้นเป็นเพราะความฉลาดของ Excel ที่แก้ไขตัวเลขที่มันคิดว่าจะเป็นวันเดือนปี จึงเปลี่ยนให้เองโดยเราไม่ต้องการ และบางคนก็ไม่สามารถใส่ตัวเลขที่ตั้งใจไว้ได้เลย ดังนั้นครั้งนี้เราจะมาดูวิธีแก้ ซึงก็มีวิธีง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอนด้วยการเปลี่ยนรูปแบบเซลที่ใส่ข้อมูลข้างต้นด้วย Format Cell ให้เป็น Text เพียงเท่านี้ รูปแบบตัวเลขที่แก้เป็นวันที่อัตโนมัตินั้น ก็จะไม่เปลี่ยนอีกต่อไปครับ 1.ลองพิมพ์ข้อมูลที่มี / หรือ -...

 คุณเคยรู้หรือไม่ว่าคำสั่ง GoTo นั้นสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการค้นหาและเลือกเซลข้อมูลในเอกสารได้ง่ายดาย โดยจะไปยังเซลที่มีข้อมูลที่เราได้ระบุไว้ทันที ซึ่งมักจะเป็นการไปยังเซลเดียวที่ตรงเท่านั้น แถมเรายังใช้คำสั่ง GoTo นี้ในการเลือกเซลหลายๆ เซลที่มีข้อมูลเหมือนๆ กันได้ เช่นต้องการเลือกเซลที่มีข้อมูลเป็นตัวเลขทั้งหมดโดยไม่เลือกที่เป็นข้อความเราก็สามารถทำได้ด้วยการใช้ GoTo Special นั้นเอง ส่วนวิธีการจะเป็นอย่างไรนั้นติดตามได้ ณ บัดนี้ครับ 1.เมื่อเปิดเอกสารที่มีชนิดข้อมูลที่หลากหลายอย่างตัวอักษรและตัวเลขให้กด F5 เพื่อเปิดใช้งาน Go To 2.ในหน้าต่าง Go To ให้คลิ้กที่ปุ่ม...

 วันนี้ผมจะขอนำเสนอเทคนิคในการใช้ปุ่ม Ctrl กับ Excel ที่จะช่วยให้คุณทำงานเร็วขึ้น 3 เทคนิคด้วยกัน โดยเทคนิคกที่ 1 จะเป็นการเลื่อนเซลไปยังเซลสุดท้ายที่มีข้อมูล ซึ่งจะมีประโยชน์มากหากเซลในแถวหรือคอลัมน์นั้นมีข้อมูลต่อกันเป็นจำนวนมาก เมื่อกด Ctrl ค้าง + ลูกศรก็จะเลื่อนไปเซลสุดท้ายในพริบตา ส่วนเทคนิคที่ 2 เป็นการใช้ปุ่ม Ctrl ค้าง + กับการคลิ้กหรือลากเมาส์ ทำให้เลือกเฉพาะเซลที่ต้องการได้แบบไม่ต่อเนื่อง...

 บางครั้งขอบเขตของข้อมูลที่เป็นสูตรเช่น A1:Z10 อาจทำให้คุณอ่านได้ยากยิ่ง แต่ถ้าหากขอบเขตข้อมูลนั้นถูกเปลี่ยนเป็นหัวข้อหรือชื่อขอบเขตข้อมูลแทน จะทำให้คุณอ่านและเรียกใช้งานได้ง่ายขึ้น และวิธีการเปลี่ยนสูตรวุ่นวายซับซ้อนให้กลายเป็นคำง่ายๆ ก็ทำได้ด้วย Define Name นั้นเองครับ ส่วนวิธีการที่จะเปลี่ยนทำอย่างไรนั้นติดตามได้ดังนี้  1.ให้สร้างชุดข้อมูลที่มีเขตข้อมูลซักชุดสองชุดก่อน 2.จากนั้นก็คลิ้กที่เซลที่ต้องคำนวณจากเขตข้อมูล ซึ่งปกติก็ต้องใส่สูตรคำนวณอย่าง =SUM(B2:B4) 3.แต่เราสามารถแทนเขตข้อมูล B2:B4 ให้เป็นหัวข้อแทนได้ =SUM(Monthly_Totals) 1.ให้กำหนดขอบเขตข้อมูลโดยเลือกเซลที่ต้องการรวมข้อมูล 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Formulas 3.คลิ้กที่ปุ่ม Define Names 4.แล้วกดปุ่ม Define Name 5.โดยปกติแล้วก็จะใส่หัวข้อด้านบนเขตข้อมูลให้อัตโนมัติ แต่ถ้าอยากเปลี่ยนก็แก้ไขได้ในช่องนี้ 6.เสร็จแล้วกดปุ่ม OK 1.ให้คลิ้กที่เซล B4 แล้ว 2.ให้เปลี่ยนสูตรเป็น =SUM(Monthly_Totals) 3.ซึ่งหากพิมพ์ =SUM(Mon...

 จากเทคนิค ปัญหา Unhide คอลัมน์หรือแถวแรกไม่ได้แก้อย่างไรดี  เป็นการแก้ปัญหา Unhide Column แรกไม่ได้นั้น ผมยังมีวิธีการ Unhide ที่ง่ายกว่านี้ โดยจะมี 2 วิธีมานำเสนอด้วยกัน ใครถนัดแบบไหนก็ใช้ได้เลย หรือถนัดแบบเทคนิคที่เคยแนะนำไปก็ไม่ว่าครับ เรามาดูเทคนิคที่ว่านี้กันเลย วิธีที่ 1 1.ให้เปิดเอกสารแล้วลองซ่อนคอลัมน์ A ก่อน 2.ให้คลิ้กที่หัวเซลคอลัมน์ B จะเป็นการเลือกเซลทั้งหมดในคอลัมน์ B 3.จากนั้นวางเมาส์ที่ขอบหัวคอลัมน์ B ฝั่งซ้ายจนมีเคอร์เซอร์ลูกศรปรากฏขึ้นมา 4.เสร็จแล้วลากเคอร์เซอร์ลุกศรไปด้านขวามือยาวประมาณเซลนึง วิธีที่ 2 1.อีกวิธีก็เหมือนเดิม...

 วันนี้ผมจะมานำเสนอเคล็ดลับหรือเทคนิคในการเลือกเซลทั้งแถวและทั้งคอลัมน์มาฝากกันครับ ซึ่งสามารถเลือกใช้ได้ทั้งการคลิ้กเมาส์หรือใช้คีย์ลัดบนคีย์บอร์ดก็แล้วแต่ว่าจะถนัดใช้ตอนไหนกัน โดยจมีการเลือกเซลดังต่อไปนี้ 1.การเลือกทั้งแถว 2.การเลือกทั้งคอลัมน์ และ 3. การเลือกทั้งหมดทุกเซล ติดตามวิธีในรูปภาพดังต่ดไปนี้ได้เลยครับ 1.สำหรับเทคนิคกเลือกเซลทั้งหมดในคอลัมน์ ก่อนอื่นให้คลิ้กเลือกเซลใดก็ได้ในคอลัมน์ที่ต้องการเลือกทั้งหมดในคอลัมน์นั้น 2.คลิ้กที่หัวคอลัมน์หรือจะใช้คีย์ลัด Ctrl+Space 3.ผลลัพธ์ที่ได้คือเลือกทุกเซลในคอลัมน์นั้นทันที 1.ต่อไปคือเทคนิคการเลือกเซลในแถวทั้งหมด ให้คลิ้กเลือกเซลใดก็ได้ในแถวที่ต้องการเลือกทั้งหมดในแถวนั้นนั้น 2.คลิ้กที่หัวคแถวหรือจะใช้คีย์ลัด Shfitt+Space 3.ผลลัพธ์ที่ได้คือเลือกทุกเซลในแถวนั้นทันที. 1.และสุดท้าย หลายคนอาจรู้อยู่แล้วคือการเลือกทุกเซลโดยคลิ้กที่มุมของหัวแถวและหัวคอลัมน์ หรือกด Ctrl + A เพื่อ Select All 2.ผลที่ได้คือเลือกทุกเซลนั้นเองครับ ----- สำหรับคนที่อาจจะมือไม่ว่างไปใช้เมาส์เพื่อคลิ้กที่หัวแถวหรือหัวคอลัมน์เพื่อเลือกเซลทั้งหมด และต้องวางมือบนคีย์บอร์ด คีย์ลัดเหล่านี้จะช่วยคุณได้มาก ทำให้การทำงานกับเอกสารนั้นสะดวกรวดเร็วและง่ายขึ้นทีเดียวถ้าใช้จนติดเป็นนิสัย  -----