admin

 สมมุติว่าคุณต้องการนำเอาตารางใน  Word มาใช้ในการนำเสนอด้วย PowerPoint ผมเชื่อว่าหลายคนคงจะต้องคัดลอกตารางทั้งหมดจาก Word มาใส่ใน PowerPoint ซึ่งผลที่ได้ก็คือ แม้จะมีข้อมูลตารางเหมือนกัน แต่เหมือนกับความคมชัดมันลดลงไปซะอย่างงั้น ดูไม่ค่อยเหมือนกับตารางใน Word เท่าใดนัก และเมื่อจะแก้ไขอะไรก็ทำได้ยุ่งยาก เพราะ PowerPoint ไม่ได้มีไว้เพื่อทำงานกับตาราง ไม่เหมือนกับ Word ที่จะแก้ไขตารางได้ดีกว่า ดังนั้นเราจะมีวิธีอะไรในการนำเข้าตารางจาก Word มาได้เหมือนทุกกระเบียดนิ้วและสามารถแก้ไขตารางได้ใน...

   การแทรกคอลัมน์ที่มีข้อความในตาราง MS Office Word นั้นทำได้หลากหลายวิธี  จะยาวจะสั้นก็แล้วแต่ แ่ต่ผมมีวิธีหนึ่งที่แทรกคอลัมน์ที่มีข้อความไปยังตำแหน่งที่ต้องการได้ในแบบที่หลายคนอาจคิดไม่ถึง ด้วยการวางคอลัมน์ด้วยการวางเคอร์เซอร์ที่หน้าข้อความในตารางที่ต้องการแทรกก่อน หรือวางคอลัมน์ด้วยการวางเคอร์เซอร์ที่หลังข้อความในตารางที่ต้องการแทรกหลัง พูดแบบนี้อาจจะงง เรามาดูการอธิบายผ่านรูปกันดีกว่าครับ เปิดตารางที่ต้องการแทรกคอลัมน์ โดยตัวอย่างต้องการนำสัปห์ดาภาษาอังกฤษไปแทรกอยู่หน้าคอลัมน์ตัวเลขหรืออยู่หลังคอลัมน์สัปห์ดาภาษาไทย เลือกคอลัมน์สัปห์ดาภาษาอังกฤษ แล้วกด Ctrl+X เพื่อตัดคอลัมน์ออก หรือจะ Cut ผ่านปุ่มก็เหมือนกันครับ 1.จากนั้นเอาเมาส์คลิ้กซ้ายวางเคอร์เซอร์ที่หลังข้อความในตารางแถวแรก/คอลัมน์แรก 2.หรือไม่ก็วางเคอร์เซอร์ที่หน้าข้อความในตารางแถวแรก/คอลัมน์ที่สอง จากนั้นกด Ctrl+V เพื่อวางคอลัมน์ที่ตัดก่อนหน้านี้ ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือสามารถแทรกคอลัมน์ลงใปในคอลัมน์ที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย ----- วิธีนี้ถือเป็นเคล็ดลับในการวางคอลัมน์ผ่านการวางเคอร์เซอร์ โดยต้องวางที่แถวแรกถึงจะได้ผลลัพธ์ในการวางคอลัมน์ที่ถูกต้อง...

 หนึ่งในความสามารถที่มีใน Office รุ่นใหม่ๆ ที่สร้างความรำคาญในการพิมพ์เอกสารเป็นอย่างมากก็คือ Auto Switch Keyboard Language ซึ่งเป็นความสามารถในการสลับคีย์เปลี่ยนภาษาอัตโนมัติ เมื่ออยู่ใกล้ตัวอักษรภาษานั้นทันที ซึ่งคนที่เคยใช้ Office รุ่นเก่าๆ แล้วมาเจอกับความสามารถนี้ก็จะไม่ชิน และต้องเปลี่ยนคีย์ภาษาไปมาเสมอ ใครที่เจอปัญหาแบบนี้ ผมมีวิธีแก้ปัญหามาให้แล้วครับ 1.คลิ้กที่ปุ่ม Office 2.จากนั้นคลิ้กที่ปุ่ม Word Options จะเปิดหน้าต่าง Options ขึ้นมา 3.ให้คลิ้กที่เมนู Advanced...

   ปกติเวลาพิมพ์ภาษาอังกฤษในเอกสาร ผมมักจะพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่ขึ้นต้นเสมอ เช่น Hello World ซึ่งถ้าเป็นในรุปเล่มวิทยานิพนธ์ก็ใช้หลักแบบนี้เป็นมาตรฐานคือภาษาอังกฤษต้องขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ แต่เมื่อนำเอาข้อความจากแหล่งอื่นเข้ามาใช้ในเอกสารมักจะเป็นตัวพิมพ์เล็กบ้าง ใหญ่บ้างไม่ตรงกับมาตรฐาน เลยต้องนั่งไล่เปลี่ยนตัวใหญ่เฉพาะตัวแรกให้หมด แต่เราสามารถเปลี่ยนตัวอักษรภาษาอังกฤษตัวพิมพ์เล็กตัวพิมพ์ใหญ่ให้ตรงกับความต้องการได้ด้วย Change Case ครับ 1.เริ่มที่เลือกข้อความที่ต้องการจะเปลี่ยนตัวพิมพ์ในแบบที่ต้องการ 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Home 3.ในหัวข้อ Fonts กดที่ปุ่ม Change Case 4.คลิ้กที่ Capitalize Each Word 5.ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ ตัวข้อความที่มีตัวพิมพ์เล็กก็จะเปลี่ยนเป็น ข้อความที่ขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ในแต่ละคำ ----- สมมุติว่า...

   สังเกตไหมครับเวลาคัดลอก URL อะไรก็ตามไม่ว่าจะเป็นเว็บไซต์หรืออีเมล์ แล้วไปวางในเอกสาร พอเคาะ Space Bar หรือไม่ก็เคาะ Enter ตัว URL ที่เห็นก็จะกลายเป็นข้อความสีน้ำเงินขีดเส้นใต้โดยอัตโนมัติทันที และสามารถคลิ้กลิงก์โดยกด ctrl ค้างไว้แล้วคลิ้กเมาส์ซ้ายก็จะไปเปิด URL นั้นทันที ซึ่งผมและใครหลายคนต่างไม่ต้องการ URL ที่เป็น HyperLink แต่ต้องการเฉพาะ URL ที่เป็นข้อความเท่านั้น...

   ในบางครั้งที่เราสร้างชุดข้อมูลเรียงเป็นคอลัมน์ลงมาแต่เกิดเปลี่ยนใจ ต้องการเรียงให้เป็นแถวเดียวกัน หรือสลับกลับไปมา โดยปกติเราจะใช้วิธีย้ายข้อมูลทีละเซลให้เรียงต่อๆ กันตามที่เราต้องการจะเปลี่ยน แต่แท้จริงแล้ว Excel ได้เตรียมเครื่องมือพิเศษที่เรียกว่า Transpose ซึ่งจะทำให้การสลับแถวและคอลัมน์ไปมาได้รวดเร็วทันใจ เรามาดูวิธีการสลับกันดีกว่าครับ 1.ให้เราคัดลอกชุดข้อมูลในตัวอย่างนี้คือลำดับที่กับวันจันทร์ถึงศุกร์ซึ่งวางชุดข้อมูลในแนวคอลัมน์ โดยเลือกชุดข้อมูลทั้งหมด จากนั้นกด Ctrl+C 2.หรือไม่ก็คลิ้กที่เมนู Home 3.แล้วกดปุ่ม Copy 1.จากนั้นให้เลือกเซลที่ต้องการจะวาง 2.แล้วคลิ้กที่เมนู Home 3.คลิ้กที่ปุ่ม Paste 4.แล้วคลิ้กเลือกที่เมนู Paste Special 5.จากนั้นกาถูกที่ Transpose 6.เสร็จแล้วกดปุ่ม OK 1.ผลลัพธ์ที่ได้คือชุดข้อมูลได้ทำการสลับจากเรียงแบบคอลัมน์ในแนวตั้ง 2.กลายเป็นการเรียงแบบแถวในแนวนอนทันทีครับ ------ เป็นเทคนิคในการจัดวางข้อมูลลงใน Excel...

 ในกรณีที่มีการซ่อนเซลจำนวนมาก จนนับไม่ถ้วน การจะแสดงเซล (Unhide) เหล่านั้นทีละแถวหรือคอลัมน์ คงเป็นเรื่องยุ่งยากมากๆ แต่ผมมีวิธีลัดที่จะทำให้การแสดงเซลที่ซ่อนทั้งหมด Unhide เพียงแค่ 3 คลิ้กเท่านั้น ทำตามวิธีดังต่อไปนี้ได้เลยครับ ในตัวอย่างนี้ เรามีชีทที่ภายในได้ซ่อนคอลัมน์ไว้หลายสิบคอลัมน์ ถ้า Unhide ทีละอันเหมือนที่เคยทำ คงกินเวลานานมากแน่ๆ 1.ให้คลิ้กที่ปุ่มเลือกทุกเซล ซึ่งอยู่มุมบนของคอมลัมน์และแถวของเซล เมื่อคลิ้กแล้วจะทำการเลือกทุกคอลัมน์และแถวทั้งหมดทุกเซล 2.จากนั้นให้ดับเบิ้ลคลิ้กที่เส้นกั้นคอลัมน์ระหว่าง Cell ที่ถูกซ่อน ผลลัพธ์ที่ได้คือเซล ในคอลัมน์ที่ถูกซ่อนจะปรากฏออกมาทันที ส่วนแถวนั้นจะไม่แสดงออกมานะครับ ถ้าต้องการให้แถวแสดงออกมา...

 จากที่แนะนำ SmartArt ในบทความก่อน มาบทความนี้ผมจะเจาะลึกวิธีใช้ SmartArt ให้ลึกขึ้นไปอีก โดยจะแนะนำการแทรกแผนภูมิลงไปด้วย Add Shapes ครับ การวาดแผนภูมิแบบเก่านั้นจะวาดลงในเอกสารทีละอัน แต่สำหรับ SmartArt การจะวาดแผนภูมิเพิ่มเติมนั้นต้องอาศัยคำสั่งที่เรียกว่า Add Shapes โดยจะเพิ่มก่อนหรือหลัง บนหรือล่างแผนผังเพื่อเป็นการกำหนดตำแหน่งการแทรกแผนผัง ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องวาดเอง เพราะแค่ใช้ Add Shape แล้วกำหนดตำแหน่งแผนผังที่ต้องการเพิ่มเท่านั้น เรามาดูวิธีเพิ่มแผนผังกันเลยครับ ขั้นตอนการสร้างแผนผังด้วย...