admin

 บางครั้งบางเอกสารจำเป็นต้องใช้สัญลัษณ์พิเศษที่ไม่มีบนแป้นพิมพ์ ทำให้ต้องแทรกสัญลักษณ์ผ่านเมนูหลายขั้นตอนกว่าจะได้สัญลักษณ์นั้นมาใช้ แต่ต่อไปนี้คุณสามารพิมพ์คำพิเศษหรือคีย์เวิร์ดเพื่อจะเปลี่ยนคำเหล่านั้นให้กลายเป็นสัญลักษณ์โดยอัตโนมัติ ทำให้การแทรกสัญลักษณ์เป็นเรื่องง่ายๆ 1.ก่อนอื่นก็เลือกสัญลักษณ์ที่ต้องการใช้คำแทนที่ซะก่อนแล้วเอาเมาส์ลากคลุมซะ 2.จากนั้นคลิ้กที่ปุ่ม Office 3.แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Word Options 1.คลิ้กที่เมนู Proofing 2.จากนั้นกดปุ่ม AutoCorrect Options 3.เมื่อหน้าต่าง Options เปิดขึ้นมา คลิ้กที่แถบ AutoCorrect 4.ในช่องตรงหัวข้อ Replace ใส่คีย์เวิร์ด รหัส หรือคำอะไรที่จะใช้แทนสัญลักษณ์ เช่นในตัวอย่างสัญลักษณ์ค่าเงินยูโร ก็ใส่เป็น Euro2 5.จากนั้นกดปุ่ม OK 6.เสร็จแล้วกดปุ่ม OK อีกที 1.ลองพิมพ์คำที่ใช้แทนทีดู...

   ความสามารถอีกอย่างหนึ่งของ PowerPoint 2007 ขึ้นมา ก็คือการนำเข้าเอกสาร Word ให้มาอยู่ใน PowerPoint ได้ โดยไม่จำเป็นต้องคัดลอกข้อความจากหน้าต่าง Word มาใส่ในสไลด์เหมือนแต่ก่อน โดยใช้ความสามารถที่เรียกว่า Slide from Outline ครับ 1.คลิ้กที่เมนู Home ในหัวข้อ Slies 2.คลิ้กที่คำว่า New Sldie 3.จากนั้นคลิ้กเลือกทีึ่เมนู Slides from...

 ปกติเวลาเราใส่เลขหน้า ตำแหน่งของเลขหน้าก็มักจะชิดขวา ไม่ก็ชิดซ้าย หรืออยู่ตรงกลางทุกหน้า แต่ถ้าเราไปดูในหนังสือมาตรฐานทั่วไปกลับไม่เป็นเช่นนั้น เพราะเลขหน้าจะวางอยู่ตรงข้ามกันเสมอเมื่อเปิดหน้าคู่ โดยหน้าเลขคู่จะชิดขวา ส่วนเลขคี่จะชิดซ้าย แล้วจะชิดหน้าแบบนั้นได้อย่างไร ผมมีคำตอบให้ครับ 1.คลิ้กที่ไหนก็ได้ในหน้าแรกหรือหน้าคี่ 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Insert 3.แล้วกดปุ่ม Header 4.คลิ้กเลือก Austere (Odd Pag) ก็จะได้เลขหน้าในหน้าคี่ 1.ยังคงอยู่ในหน้าเดิมในเมนู Design 2.จากนั้นกาถูกที่ Different Odd & Even Pages 3.กดปุ่ม Next Session 4.เคอร์เซอร์ก็จะไปอยุ่ที่หน้าถัดไป 5.กดปุ่ม...

   บางครั้งที่เราสร้างไฟล์เอกสารอาจจะมีส่วนที่ต้องอธิบายความที่ไม่อยากให้แสดงผลในเอกสาร และก็ไม่อยากจะนั่งพิมพ์ข้อความอธิบายให้เมื่อยนิ้ว เรามีวิธีการแทรกเสียงอธิบายไว้ในหน้าเอกสารโดยที่เอกสารยังคงรุปแบบเดิมแค่มีเส้นขีดสีแดงและกล่องสำหรับคลิ้กเปิดไฟล์เสียงอธิบายเท่านั้น ที่เหลือก็แค่อัดเสียงใส่โปรแกรม Recorder เท่านั้น ซึ่งใครที่ใช้ windows 7 หรือเวอร์ชันอื่นๆ จะมีโปรแกรมสำหรับอัดเสียงที่ชื่อว่า Sound Recoder ส่วนวินโดวส์เวอร์ชั่นอื่นๆ ก็มีโปรแกรมนี้เช่นกันครับ 1.คลิ้กที่ปุ่ม Start 2.คลิ้กที่เมนู Accessories 3.คลิ้กที่โปรแกรม Sound Recorder 4.เมื่อโปรแกรมเปิดขึ้นมาให้กดปุ่ม Start Recording เพื่อบันทึกข้อความที่คุณอยากอธิบายแล้วก็บันทึกเป็นไฟล์ wma 1.เนื่องจาก Word นั้นไม่มีปุ่ม Insert...

   ถ้าเกิดมีการเปลี่ยนแปลงขอบกระดาษด้านข้างไม่ว่าจะเป็นทางซ้ายหรือทางขวา นอกจากข้อความในเอกสารจะขยาย จนเลื่อนบรรทัดขึ้นมาแล้ว สิ่งที่ได้รับผลกระทบอีกอย่างคือตารางที่เราได้บรรจงวาดให้พอดีชิดขอบอย่างสวยงาม แต่ผลปรากฏว่าตารางกลับไม่พอดีกับหน้าที่จัดไว้อีกต่อไป เราจะมีวิธีอะไรบ้างที่จะช่วยให้ตารางชิดชอบโดยที่ไม่ต้องไปยืดหดตารางทีละช่อง แต่สามารถจัดตารางให้ชิดขอบพอดีโดยช่องยังสมส่วนเหมือนเดิม มาดูเทคนิคนี้กันครับ 1.ให้เราหาหรือสร้างตารางที่ไม่ชิดขอบมาซัก 1 ตาราง 2.เลือกตารางทั้งหมดด้วยการลากคลุมตารางนั้น 3.จากนั้นคลิ้กเมาส์ขวา 1 ครั้งจะปรากฏเมนูขึ้นมาให้คลิ้กเลือกเมนู AutoFit 4.แล้วคลิ้กเลือกที่ AutoFit to Windows ผลลัพธ์ที่ได้คือตารางจัดชิดชอบพอดี อีกทั้งช่องในต่างรางก็ไมขยายขนาดเท่าๆ กันพอดีเหมือนกับตารางก่อนที่จะจัดชิดขอบ ----- ผมเชื่อว่าหลายคนคงจะเลื่อนตารางโดยลากขอบตารางไปชิดหน้ากระดาษเอง ซึ่งผลที่ได้ในคอลัมน์สุดท้ายจะมีช่องที่ใหญ่กว่าช่องอื่น แต่ด้วยวิธีที่ผมแนะนำไปนั้น ช่องในตารางจะยังคงสมส่วนเหมือนเดิม แถมสั่ง AutoFit ก็ง่ายอีกด้วย...

 บ่อยครั้งที่ผมใส่เศษส่วนอย่าง 1/2 ในเซลของโปรแกรม Excel ผลปรากฏว่ามันกลายเป็น 1-ก.พ. อัตโนมัติ ทำให้ต้องไปตั้งค่าที่เซลนั้นให้เป็นตัวเลข แต่ผมมีวิธีที่จะทำให้ใส่เศษส่วนลงไปแล้วไม่เป็นวันที่มาแนะนำ เพียงแค่ใส่ 0 เว้นแล้วตามด้วยเศษส่วนแค่นั้นเองครับ 1.พิมพ์ 1/2 ลงไปในเซล แล้วกด Enter 2.ผลปรากฏว่ากลายเป็นวันที่ 1-ก.พ. อัตโนมัติ 1.พิมพ์ 0 เว้นวรรค แล้วค่อย 1/2 แล้วกด Enter 2.ผลลัพธ์จะได้เศษส่วนอย่างที่ต้องการ ----- เนื่องจาก...

 ใครที่เคยใช้ PowerPoint ในการสร้างสไลด์นำเสนอเจ๋งๆ ให้มีการเคลื่อนไหวของวัตถุต่างๆ เช่นรูปวาด รูปภาพ หรือข้อความ ที่บางทีอาจเล็กมากจนเกินคลิ้กด้วยเมาส์ไม่โดน หรือซ้อนกันจนคลิ้กไงก็ไม่โดน การที่จะเลือกวัตถุเหล่านั้นเพื่อแก้ไขก็ต้องลากย้ายไปแอบบ้าง หรือค่อยๆ บรรจงคลิ้กให้ถูกบ้าง ทำให้การทำงานกับเอกสารลำบากเป็นอย่างมาก แต่โชคดีที่มีเทคนิคในการเลือกวัตถุเหล่านั้นได้ง่ายขึ้น โดยใช้ปุ่มเดียวนั้นคือปุ่ม Tab ไงครับ กด Tab ไปเรื่อยๆ จะเลือกวัตถุโดยสังเกตเห็นได้จากวัตถุที่ถูกเลือกจะมีกรอบสีเหลี่ยนเล็กๆ ล้อมรอบ เลือกจนกว่าจะเลือกโดนวัตถุที่ต้องการ จากนั้นก็สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าวัตถุที่เลือกยากได้แล้วครับ ----- เทคนิคนี้จะช่วยให้เราสามารถเลือกวัตถุที่ไม่สามารถใช้เมาส์คลิ้กได้...

   ความสามารถหนึ่งของ MS Office ที่ผมชอบอย่างหนึ่งก็คือการสะกดคำผิด แล้วก็แก้ให้เป็นคำศัพท์ที่ถูกต้อง คำที่สะกดผิดนั้นก็เกิดได้จากที่รู้และเผลอพิมพ์ หรือไม่ก็ไม่รู้ว่าสะกดอย่างไร ก็สะกดมั่วๆ ไปก่อน ดังนั้นเครื่องมือนี้จะช่วยแจ้งเตือนและระบุว่าคำที่เขียนอยู่นั้นสะกดผิดหรือไม่ ทำให้เราสามารถแก้ไขคำศัพท์ได้อย่างถูกต้องครับ 1.เมื่อเจอคำศัพท์ที่สะกดผิดมันจะขีดเส้นใต้หยักสีแดง 2.ให้ไปที่เมนู Review 3.แล้วกดปุ่ม Spelling & Grammar 4.หรือไม่ก็กดแค่ปุ่ม F7 1.เมื่อหน้าต่าง Spelling & Grammar เปิดขึ้นมาจะมีคำศัทพ์ที่ถูกต้องปรากฏขึ้นในกล่องรายการ Suggestion ซึ่งในกรณีที่มีคำเหมือนกันหลายๆ คำจะมีหลายรายการให้เลือก แต่ในกรณีนี้มีแค่รายการเดียว โดยโปรแกรมจะเดาคำศัพท์ที่ถูกต้องมากให้ เลือกคำที่คิดว่าถูก 2.จากนั้นก็กดปุ่ม Change...