admin

   การซ้อมก่อนนำเสนอจะช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาได้พอดีกับเวลาที่กำหนดการณ์ระบุไว้ ที่บางคนอาจใช้นาฬิกาจับเวลาเอง แต่ว่า PowerPoint ก็ได้เตรียมเครื่องมือในการจับเวลาไว้แล้วด้วย Rehearse Timmings ซึ่งมีขั้นตอนใช้งานดังต่อไปนี้ครับ 1.เปิดเอกสารที่ต้องการซ้อมการนำเสนอก่อนแล้วไปที่เมนู Slide Show 2.จากนั้นกดปุ่ม Rehearse Timings 1.ลองซ้อมการบรรยายในแต่ละสไลด์ เสร็จแล้วกดปุ่ม Next เพื่อบรรยายในสไลด์ต่อไป 2.เมื่อบรรรยายจนจบจะมีหน้าต่างขึ้นมาบอกเวลาทั้งหมดที่ใช้ไปกับการบรรยาย ซึ่งถ้าต้องการบันทึกเวลาที่ใช้ในแต่ละสไลด์กดปุ่ม Yes 1.PowerPoint จะเปลี่ยนเป็นหน้าต่าง Slide Sorter ซึ่งในแต่ละสไลด์จะมีเวลาระบุว่าใช้ไปนานแค่ไหน 2.ถ้าต้องการกลับไปหน้าต่างเดิมกดที่ Normal หรือถ้าต้องการนำเสนอให้กด F5 ----- ด้วยวิธีนี้จะทำให้คุณสามารถกำหนดเวลาในการนำเสนอในแต่ละสไลด์ได้ รวมถึงผลรวมในการนำเสนอทั้งหมดว่าใช้ไปกี่นาที...

   การใส่ข้อความหรือข้อมูลลงใน Excel นั้นอาจจะเป็นข้อมูลที่ไม่พอดีกับขนาดความกว้างและยาวของเซล ซึ่งบางคนก็จัดการขนาดเซลด้วยวิธีลากเส้นแบ่งที่หัวคอลัมน์เพื่อกำหนดขนาดเซลใหม่ทีละเซล ซึ่งเสียเวลาเป็นอย่างมาก แต่เรามีวิธีที่จำทำให้เซลเหล่านั้นสามารถจัดขนาดความกว้างและสูงได้พอดีกับข้อมูลของเราด้วยการดับเบิ้ลคลิ้กที่เส้นแบ่งระหว่างหัวคอลัมน์และหัวแถว ผลก็คือ เซลที่ต้องการจัดก็จะพอดีกับข้อความโดยอัตโนมัติครับ เรามาดูรุปภาพประกอบเพื่อเสริมความเข้าใจกันเลยดีกว่าครับ 1.คลิ้กที่ปุ่มมุมบนของหัวคอลัมน์และหัวแถวดังภาพ เพื่อเลือกเซลทั้งหมด 2.ดับเบิ้ลคลิ้กที่เส้นแบ่งระหว่างหัวคอลัมน์ดังภาพเพื่อจัดเซลในแนวคอลัมน์ 3.ดับเบิ้ลคลิ้กที่เส้นแบ่งระหว่างหัวแถวดังภาพเพื่อจัดเซลในแนวแถว ผลลัพธ์ ----- ผลลัพธ์ก็คือ เซลทั้งหมดที่มีข้อมูลอบู่ภายในจะย่อขนาดเซลให้พอดีกับข้อมูลนั้นๆ โดยจะย่อให้เซลมีความกว้างเท่ากับขนาดความยาวของข้อความที่ยาวที่สุด เช่นในตัวอย่าง เซลจะย่อให้ขนาดพอดีกับวันที่ เพราะเป็นข้อมูลที่ยาวที่สุดนั้นเอง ในกรณีที่ต้องการย่อขนาดเซลให้พอดีกับข้อความเฉพาะในคอลัมน์หรือในแถวนั้นๆ ไม่ต้องคลิ้กเลือกเซลทั้งหมด ให้คลิ้กทีเซลเดียวเซลไหนก้ได้ แล้วดับเบิ้ลคลิ้กที่เส้นแบ่งคอลัมน์และแถวเฉพาะเซลนั้นก็พอครับ วิธีนี้จะช่วยให้ไม่ต้องจัดขนาดเซลเองทีละเซลอีกต่อไป และทำให้เอกสารดูสวยและกระชับมากขึ้น ลองใช้ให้ชินแล้วจะมีประโยชน์มากครับ -----

   ถ้าคุณมีเอกสาร Excel ที่มีสูตรลับอยู่ภายใน หรือเป็นสูตรที่ไม่อยากเปิดเผยให้คนอื่นเห็น หรือเหตุผลอื่นๆ ที่ต้องการซ่อนสูตรเหล่านั้น คุณสามารถซ่อนสูตรเหล่านั้นได้ครับ และยังสามารถป้องกันการแก้ไขข้อมูลได้อีกด้วย โดยการ Protect Sheet ให้กับ Work Sheet ได้ด้วยวิธีการดังต่อไปนี้ครับ 1.สร้างข้อมูลจำนวน 2 เซล หรือหากมีข้อมูลที่ใช้กับสูตรอยู่แล้วข้ามไปได้เลยครับ 2.สร้างสูตรโดยพิมพ์ = คลิ้กที่เซล 1 พิมพ์ + แล้วคลิ้กที่เซล...

 ในกรณีที่ต้องการรวมข้อความจากหลายๆ คอลัมน์ให้มาอยู่ภายในเซลเดียวกัน หลายคนอาจคัดลอกข้อความแต่ละคอลัมน์แล้วมาวางต่อๆ กันในเซลเดียว แต่ว่าเราสามารถใช้คำสั่งที่มีใน Excel เพื่อรวมข้อความหรือข้อมูลเหล่านั้นให้มาต่อกันได้เพียงแค่ใช้ & ดังขั้นตอนต่อไปนี้ครับ 1.สร้างข้อมูลที่มี 3 คอลัมน์แยกจากกันเช่นคำนำหน้าชื่อ ชื่อจริง และ นามสกุล 2.คลิ้กที่เซลว่างๆ หรือดับเบิ้ลคลิ้กเพื่อเข้าไปใส่ข้อมูลได้ 1.พิมพ์ = 2.คลิ้กเมาส์ไปเลือกที่เซลคำนำหน้าชื่อ 3.พิมพ์ & 4.คลิ้กเมาส์ไปเลือกที่เซลชื่อจริง 5.พิมพ์ &"  "& 6.คลิ้กเมาส์ไปเลือกที่เซลนามสกุล 7.เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter 1.เราก็จะได้ข้อความที่เกิดจากการต่อกันของ 3 คอลัมน์ คลิ้กเมาส์ซ้ายค้างที่มุมล่างของเซลจนปรากฏเครื่องหมายบวก 2.แล้วลากไปยังเซลสุดท้าย ผลลัพธ์ก็คือคำนำหน้าชื่อ ชื่อจริง และนามสกุลวางต่อกันในเซลเดียวกัน -----...

 ปกติแล้ว Butllet ที่ใช้กันอยู่มักจะมีรุปแบบ จุดสีดำ ไม่ก็ดอกจัน หรือสี่เหลี่ยมขนมเปียกปูน แต่ว่าเราสามารถเปลี่ยน bullet ที่น่าเบื่อเหล่านี้ให้กลายเป็น bullet สวยๆ อย่างเช่น ดอกไม้ อมยิ้ม หรือภาพอะไรก็ได้ที่กว้างและยาวเท่าๆ กัน ส่วนวิธีการนั้นก็ง่ายแสนง่ายแถมได้ผลดีกว่าที่คิดอีก เรามาดูกันเลยครับ 1.พิมพ์หัวข้อหรือเลือกหัวข้อที่มีอยู่เดิม แล้วคลิ้กให้เคอร์เซอร์อยู่ในบรรทัดนั้น 2.คลิ้กไปที่เมนู Home 3.คลิ้กที่ปุ่ม Bullets 4.คลิ้กที่เมนู Defince New Bullet... 1.คลิ้กที่ปุ่ม...

 ถ้าคุณต้องการเปรียบเทียบข้อมูลของเอกสาร Excel 2 ไฟล์คุณสามารถใช้คำสั่ง Arange All เพื่อย่อให้เห็นทั้ง 2 หน้าต่าง แต่ถ้าต้องการเปรียบเทียบ Sheet จากภายในไฟล์เอกสารเดียวกัน จะมีวิธีอย่างไรเพื่อให้เปรียบเทียบข้อมูลของทั้ง 2 ชีทได้ ลองทำตามนี้ดูครับ 1.เมื่อเปิดเอกสารที่ต้องการเปรียบเทียบข้อมูบของทั้ง 2 ชีทแล้วคลิ้กที่ View 2.คลิ้กที่ปุ่ม New Windows ในหัวข้อ Window 3.หน้าต่างใหม่ก็จะถูกเปิดขึ้นมาซึ่งเป็นอกสารเดิมที่เปิดไว้แล้ว 1.คลิ้กที่ปุ่ม Arange All...

 สำหรับคนที่ใช้ Outline เป้นประจำ คุณสามารถตัดข้อความที่ยาวจนเกินสไลด์เพื่อขึ้นสไลด์ใหม่ได้ โดยไม่จำเป็นต้องสร้างสไลด์ใหม่แล้วคัดลอกข้อความไปอีกสไลด์ เพียงแค่กด Enter ที่ข้อความใน Ouline เพียงเท่านี้ก็จะได้ข้อความที่พอดีกับพื้นที่ของสไลด์และข้อความที่เกินก็จะไปอยู่อีกไสลด์หน้าใหม่ทันที เรามาดูวิธีทำกันครับ 1.คลิ้กที่ Outline 2.จากนั้นวางข้อความที่คัดลอกลงมาแล้วลงไปที่ Ouline 3.จะเห็นว่าข้อความนั้นล้นเกินหน้าสไลด์ 4.หาตำแหน่งตัดข้อความที่ตอ้งการขึ้นบรรทัดใหม่แล้วกด Enter 1.จะเห็นได้ว่าข้อควาที่ตัดแยกไปเป็นอีกสไลด์ทันที 2.สไลด์แรก ข้อความก็จะพอดีไม่เกินหน้าสไลด์ ----- คุณสามารถวางข้อความที่ยาวมากๆ ลงไปใน Outline แล้วค่อยๆ กด Enter ตัดแบ่งข้อความทีละส่วน โดยแต่ละส่วนก็จะแยกเป็นแต่ละสไลด์โดยอัตโนมัติ ทำให้การสร้างสไลด์ประเภทข้อความมากๆ...

   ปกติเวลาพรินต์เอกสารก็จะพิมพ์เซลทั้งหมดในหน้านั้น และถ้าเกินหน้าก็จะพรินต์ในแผ่นกระดาษหน้าต่อไป แล้วถ้าต้องการพิมพ์เฉพาะเซลที่ต้องการบางคนก็คัดลอกไปยังชีทใหม่แล้วสั่งพรินต์ แต่ว่าไม่จำเป็นต้องทำแบบนั้นครับ เพราะเรามีวิธีสั่งพิมพ์เฉพาะเซลที่เลือกไว้ ด้วย Set Print Area 1.เลือกเซลบริเวณที่ต้องการพรินต์ 2.คลิ้กที่เมนู Page Layout 3.คลิ้กที่ปุ่ม Print Area 4.คลิ้กที่เมนู Set Print Area 5.ถ้าต้องการยกเลิกการพรินต์เฉพาะบริเวณให้คลิ้กที่ Clear Print Area 1.จากนั้นก็กดปุ่ม Print เพื่อพิม์เอกสาร 2.จะเห็นว่ามีข้อมูลในส่วนที่ได้เลือกเซลไว้เท่านั้น ----- วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่จำเป็นต้องคัดลอกเฉพาะเซลที่ต้องการไปยังขีทใหม่ให้เสียเวลา แถมคัดลอกไปแล้ว โครงสร้างข้อมูลต่างๆ...