Tuesday, November 20, 2018

11 คีย์ลัดสัญลักษณ์และคำสั่งพิเศษในเอกสาร Word

 คีย์ลัดใน Microsoft Office Word นั้นมีมากมาย แต่ที่อยากจะแนะนำในวันนี้เป็นคีย์ลัดสัญลักษณ์และคำสั่งพิเศษที่คิดว่าน่าจะใช้งานบ่อยและมีประโยชน์ โดย 11 มีคีย์ลัด ที่จะทำให้การทำงานบนเอกสาร Word นั้นง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น อย่างเช่นการใช้คีย์ลัดขึ้นหน้าใหม่ที่หลายคนชอบที่จะกด Enter รัวๆ หลายสิบทีเพื่อขึ้นหน้าใหม่ หรือจะเป็นคีย์ลัดพิมพ์เลขหน้าทีจะมีประโยชน์มากหากมีเลขหน้าหลักร้อยหลักพัน หรือแม้แต่วันเดือนปีหรือเวลาก็ใช้คีย์ลัดได้โดยไม่ต้องไปดูนาฬิกาหรือปฏิทินให้วุ่นวาย ส่วนคีย์ลัดที่อยากแนะนำจะมีอะไรบ้างติดามบทความนี้ได้เลยครับ 1.Enter การกดปุ่ม Enter จะขึ้นบรรทัดใหม่แบบย่อหน้าซึ่งมีระยะห่างมากพอสมควร 2.Shift+Enter ส่วนการกดปุ่ม Shift+Enter...

แทนที่ข้อความหลายบรรทัดอัตโนมัติด้วย Auto Correct

 เราได้เคยเสนอทิป-เทคนิค เปลี่ยนคีย์เวิร์ดให้เป็นสัญลักษณ์ที่ใช้บ่อยแบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถพิมพ์ข้อความให้กลายเป็นสัญลักษณ์ที่ไม่มีในแป้นพิมพ์ได้มาแล้ว แต่คุณทราบหรือไม่ว่าเราก็สามารถแทนข้อความหลายบรรทัดได้จากการพิมพ์แค่คีย์เวิร์ดไม่กี่คำซึ่งก็จะมีวิธีการคล้ายๆ กันครับ คือพิมพ์ข้อความที่มีหลายบรรทัดที่ใช้งานบ่อยๆ แล้วเพิ่มเข้าไปใน Word Options ตามด้วย Proofing แล้วก็เลือกคำหรือคีย์เวิร์ดที่ใช้แทนข้อความหลายบรรทัด ส่วนวิธีการนั้นทำอย่างไรนั้น เราจัดเตรียมไว้ให้แล้วครับ สมมุติว่าผมใช้งานคำสั่ง HTML ในการสร้าง Table บ่อยมาก ซึ่งหากต้องมานั่งพิมพ์แบบนี้บ่อยๆ คงไม่ค่อยสนุกนัก 1. แต่อย่างไรก็ต้องพิมพ์ข้อความครั้งแรกก่อน 2.จากนั้นก็เลือกข้อความทั้งหมดที่ต้องการใช้คำแทนที่ 1. จากนั้นคลิ้กปุ่ม Office 2. ตามด้วยกดปุ่ม Word Options 3....

ทางลัดไปยังตารางถัดไปไม่ต้องเลื่อน Scroll Bar

 ในกรณีที่เอกสาร Word ของคุณเต็มไปด้วยข้อมูลมากมายและก็มีตารางอยู่ภายในเอกสาร หากจะแก้ไขตารางหรือดูรายละเอียดภายในตารางต่างๆ นั้นก็ต้องเลื่อน Scroll Bar จนเมื่อยนิ้วกว่าจะเจอตารางซักอัน จะง่ายกว่าไหมหากคลิ้กแค่ไม่กี่คลิ้ก กดไม่กี่ปุ่มก็สามารถค้นหาตารางเหล่านั้นได้ง่ายดายมากกว่านั่งลายตาเมื่อยมือหาตารางที่อยากดู วิธีการก็ง่ายแสนง่ายครับ แค่กด F5 แล้ว Goto ... Table กด Next หรือ Previous ก็จะไปยังตารางที่อยู่ภายในเอกสารนั้นทันที ช่างง่ายอะไรแบบนี้ ลองเอาไปใช้ดูกันครับ 1.ในกรณีที่ยังไม่เจอตารางในเอกสารหรือเจอแล้วต้องการจะไปยังตารางถัดไปซื้อไม่รู้อยู่ไหน...

ตั้งค่า Template เริ่มต้นสำหรับเอกสาร Word ตามสไตล์คุณเอง

 เป็นที่รู้กันดีอยู่แล้วว่าเมื่อเปิดหน้าเอกสารใหม่ หน้าเอกสารก็จะว่างเปล่า และการตั้งค่าทั้งหมดก็จะเหมือนที่ได้ตั้งไว้จากโปรแกรม แต่ถ้าคุณมีความจำเป็นที่จะต้องต้องตั้งค่าใหม่เป็นประจำ มันคงไม่ดีที่จะต้องมานั้งปรับแต่งการตั้งค่าของคุณให้วุ่นวายทุกครั้งที่เปิดเอกสารใหม่ ดังนั้นผมจึงแนะนำเทคนิคในการตั้งค่าเอกสารแล้วเก็บไว้ใช้ในยาที่เปิดเอกสารใหม่ ไม่ต้องมานั่งปรับแต่งเหมือนเดิมที่ผ่านมาอีกต่อไป เรามาดูวิธีการที่ว่ากันครับ 1.เปิด My Computer แล้วเข้าไปที่โฟลเดอร์ Path ดังนี้ c:usersyour usernameAppDataRoamingMicrosoftTemplates ในส่วนของ your username จะเปลี่ยนไปตามที่คุณแต่ละคนตั้งชื่อไว้ 2.เมื่อเข้ามาแล้วให้คลิ้กที่ไฟล์ Normal.dotm แล้วกดคัดลอกโดย Ctrl+C 3.จากนั้นกดวาง Ctrl+V จะได้ไฟล์ที่คัดลอกอีกไฟล์คือ...

ใส่ Comment อ้างอิงในเอกสาร Word

 ในกรณีที่เอกสาร Word นั้นมีคำหรือข้อความที่ต้องการอธิบายเพิ่ม หรือต้องมีคำบรรยายเพื่อให้เข้าใจคำๆ นั้นหรือข้อความนั้นได้อย่างชัดเจน แต่ติดที่ไม่สามารถใส่คำอธิบายหรือที่เรียกว่า Comment เข้าไปได้ แต่ MS Office ได้จัดเตรียมเครื่องมือที่ทำให้ใส่ Comment ลงไปได้โดยไม่ส่งผลกระทบกับเอกสารต้นฉบับแต่อย่างใด ซึ่งผมมักจะประยุกต์ใช้กับคำศัพท์ที่ไม่ทราบหรือเป็นพวกโค้ดของโปรแกรมพวกตัวแปรต่างๆ ที่ต้องอธิบายถึงจะเข้าใจ และยังนำไปประยุกต์ใช้ได้อีกมากมาย ซึ่งเรามาดูกั้นว่าเราจะเพิ่ม Comment เข้าไปในเอกสารอย่างไร มาติดตามกันได้เลยครับ 1.เลือกคำหรือข้อความที่ต้องการใส่ Comment ซึ่งคำเหล่านั้นจะถูกไฮไลท์เป็นสีชมพู 2.คลิ้กที่เมนู Review 3.คลิ้กที่ปุ่ม...

ใช้เครื่องพรินเตอร์แทนเครื่องพิมพ์ดีด กรอกแบบฟอร์มอย่างรวดเร็ว

 ถ้าเป็นงานเอกสารที่ต้องพิมพ์ดีดบนแบบฟอร์มเปล่าๆ เชื่อว่าหลายคนคงยังใช้กันอยู่ แต่ถ้าคุณไม่มีเครื่องพิมพ์ดีดแต่มีเครื่องพรินเตอร์ล่ะแล้วจะพิมพ์ข้อความลงในแบบฟอร์มนั้นอย่างไร ผมมีเทคนิคดีๆ ที่จะช่วยให้คุณสามารถพิมพ์ข้อความลงในแบบฟอร์มได้ด้วยเครื่องพรินเตอร์มาฝากกันครับ โดยวิธีที่ผมจะแนะนำต่อไปนี้ไม่จำเป็นต้องทำอะไรให้ยุ่งยากแค่แสกนแบบฟอร์มเป็นรูปภาพ แล้วค่อยมาใส่ข้อมูลลงไปใน Word แล้วสั่งพรินต์ง่ายๆ แต่ก็ได้ผลดีเหมือนกับการพิมพ์ดีดเลยครับ จะทำอย่างไรนั้นมาดูกันเลย 1.ก่อนอื่น ต้องดับเบิ้ลคลิ้กที่หัวกระดาษก่อน 2.ก็จะเข้าสู่โหมด Header&Footer โดยมีเส้นประกำกับด้วย Header ปรากฏขึ้นมาดังภาพ 3.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Insert 4.แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Picture 5.เมื่อหน้าต่างเลือกไฟล์รูปปรากฏขึ้นมาก็ให้คลิ้กเลือกรูปที่เราแสกนแบบฟอร์มไว้แล้ว 6.เสร็จแล้วกดปุ่ม Insert 1.เมื่อนำรูปเข้ามาแล้วก็ปรับขนาดรูปแบบฟอร์มให้เท่ากับต้นฉบับ โดยกะขนาดเอาให้ใกล้เคียงที่สุดครับ 2.จากนั้นดับเบิ้ลคลิ้กที่รูปแบบฟอร์ม 3.คลิ้กที่ปุ่ม Arrange 4.คลิ้กที่ปุ่ม Text Wrappping 5.เสร็จแล้วคลิ้กที่ปุ่ม Behind...

เลือกเลข Numbering ทั้งหมด ใช้แค่คลิ้กเดียว

 ข้อดีอีกอย่างของ Numbering หรือ Bullet นอกจากจะเรียงให้อัตโนมัติแล้ว การที่จะเปลี่ยนเลขเรียงลำดับไม่ให้เหมือนกับข้อความก็ทำได้ง่ายกว่า เพียงแค่คลิ้กที่ตัวเลข Numbering 1 หรืออื่นๆ เพียงแค่ตัวเดียว ก็จะเป็นการเลือก Numbering หรือ Bullet นั้นทั้งหมดทันที เพราะถ้าพิมพ์เลขลำดับเองก็จะต้องค่อยๆ เลือกทีละตัวเลข หรือบางคนใช้ Numbering แต่ไม่ได้เลือกที่ตัวเลขดันไปเลือกข้อความทั้งหมดแล้วค่อยเปลี่ยนลักษณะตัวเลข แต่ก็เท่ากับว่าเปลี่ยนข้อความต่อท้ายตัวเลขไปด้วยทันที วันนี้ผมเลยจะมาแนะนำวิธีการคลิ้กเลือก Numbering...

เคล็ดลับย่อคำสั่งพรินต์หน้าให้สั้นลง

 หลายคนคงเคยใช้คำสั่งพรินต์โดยใส่เลขหน้าเช่นการใส่เลขหน้า 1 - 71 หรือพรินต์เฉพาะหน้าที่ต้องการอย่าง 1,5,10 แต่ในกรณีของการใส่เลขหน้า 1 - 71 นั้นเราสามารถย่อให้มันสั้นลงได้ โดยใส่แค่ 1- โดยไม่ต้องใส่หน้าสิ้นสุด ทำให้ไม่ต้องไปดูหรือสนใจเลขหน้าสุดท้ายคือ 71 และก็ยังมีเทคนิคย่อการสั่งพรินต์เอกสารอีก ลองมาดูวิธีทำกันครับ 1.กดปุ่ม Office 2.แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Print หรือจะใช้ Ctrl+P แทนขั้นตอนที่ 1 และ 2...

แทรกบรรทัดว่างเหนือตารางที่สร้างไว้ชิดขอบบน

 หากคุณสร้างตารางในบรรทัดแรกชิดขอบกระดาษบน แล้วเกิดอยากจะใส่หัวข้อเหนือตารางโดยการเว้นบรรทัดให้ตารางลงไปอีกบรรทัด แต่คลิ้กยังไงก็คลิ้กวางเคอร์เซอร์ให้อยู่บนตารางไม่ได้ เพราะคลิ้กแล้วก็จะเป็นการเลือกคอลัมน์แรกเสมอ จนบางครั้งถึงกับต้องลบตารางแล้วใส่หัวข้อก่อนแล้วค่อยใส่ตารางในบรทัดต่อไป แต่ผมมีเทคนิคง่ายๆ ที่จะทำให้ตารางที่ติดขอบบนสามารถเลื่อนบรรทัดลงมาได้แบบคาดไม่ถึง จะมีวิธีการอย่างไร ติดตามได้ ณ บัดนี้ครับ 1.ลองคลิ้กจะวางเคอร์เซอร์เหนือตาราง เพื่อจะใส่ข้อความหรือแทรกบรรทัดวางเหนือตารางไม่ได้ 2.ผลที่ได้คือ คลิ้กอย่างไรก็ทำไม่ได้สักที เพราะจะเลือกคอลัมน์แรกเสมอ 1.วิธีแก้ง่ายๆ แค่วางเคอร์เซอร์ไว้หน้าข้อความในคอลัมน์และแถวแรกดังเห็นขีดเคอร์เซอร์ในรูป 2.จากนั้นกดปุ่ม Enter (ห้ามใช้ Shift + Enter เด็ดขาด) 3.ผลที่ได้คือสามารถแทรกบรรทัดว่างเหนือตารางได้อย่างง่ายดาย แล้วก็ใส่หัวข้อลงไปเป็นอันเรียบร้อย ----- เป็นไงครับเทคนิคนี้ ผมเชื่อว่าหลายคนเคยเจอปัญหานี้แน่นอน...

ใส่ลายน้ำด้วยภาพกราฟิกแบบไม่ซ้ำใคร

 จากบทความ ใส่ลายน้ำให้เอกสารในแบบคุณด้วย Watermark  หลายคนฝากถามมาว่าแล้วถ้าไม่อยากได้แค่ข้อความแต่อยากได้เป็นรูปภาพกราฟิกลายน้ำล่ะจะทำอย่างไร เพราะค้นหาอย่างไรก็ไม่มีคำสั่งใส่รูปภาพให้ทำได้เลย ดังนั้นวันนี้จะเป็นทิป เทคนิคเกี่ยวกับการสร้างลายน้ำให้เอกสารแบบภาพกราฟิกไม่ว่าจะเป็นรูปภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งรูปโลโก้ของคุณ แต่ว่าขั้นตอนอาจจะยาวไปนิด แต่รับรองได้อย่างที่คุณคิดไว้แน่นอนครับ 1.เมื่อเปิดหน้าเอกสารเปล่าแล้วก็ดับเบิ้ลคลิ้กที่หัวกระดาษเหมือนที่นิ้วชี้ ก็จะเข้าสู่โหมด Header & Footer ทันที 2.คราวนี้ให้คลิ้กที่ปุ่ม Picture เพื่อเป็นการเลือกรูปภาพ 3.หน้าต่าง Dialog box จะเปิดขึ้นมาให้ค้นหารูปภาพที่ต้องการทำเป็นลายน้ำ 4.เมื่อเลือกได้แล้วกดปุ่ม Insert ได้เลยครับ 1.เมื่อแทรกรูปเข้ามาแล้วให้ดับเบิ้ลคลิ้กที่รูปภาพ 2.จากนั้นจะเข้าสู่โหมด Format รูปภาพทันที 3.กดปุ่ม Arrage 4.ต่อด้วยปุ่ม Text Wrapping 5.แล้วคลิ้กเลือกเมนู...
4,904FansLike
8,835FollowersFollow

MUST READ