Excel Tips

   เมื่อต้องใส่ข้อความที่ยาวมากๆ ใน Excel จำเป็นต้องใช้คำสั่ง Wordwarp ให้มีการตัดข้อความให้อยู่ภายในเซลเดียว แต่ปัญหาที่ตามมาก็คือ เซลนั้นจะขยายให้แถวทั้งหมดกว้างตามข้อความที่ตัดคำ เพราะถ้ามีข้อมูลอยู่ในแถวเดียวกับแถวที่ใช้ Wordwaprt ตัดคำ ก็จะดูไม่ค่อยสวยงามนัก วิธีที่จะมาแก้ปัญหาในการตัดคำอีกแบบก็คือก็ตัดคำไปอยู่คนละแถว ซึ่งหากต้องเสียเวลามานั่งตัดคำเอง ไม่ใช่เรื่องน่าสนุก ดังนั้นผมจึงหาทิปเทคนิคในการตัดคำได้ง่ายๆ โดยแยกข้อความไปอยู่เซลแถวถัดไปโดยอัตโนมัติ นั้นคือ Fill Justify ครับ 1.ก่อนอื่นคลิ้กที่เซลที่ต้องการตัดข้อความที่ยาวทะลุเซล 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Home 3.ในหัวข้อ Editing คลิ้กที่ปุ่ม...

 บ่อยครั้งที่ผมใส่เศษส่วนอย่าง 1/2 ในเซลของโปรแกรม Excel ผลปรากฏว่ามันกลายเป็น 1-ก.พ. อัตโนมัติ ทำให้ต้องไปตั้งค่าที่เซลนั้นให้เป็นตัวเลข แต่ผมมีวิธีที่จะทำให้ใส่เศษส่วนลงไปแล้วไม่เป็นวันที่มาแนะนำ เพียงแค่ใส่ 0 เว้นแล้วตามด้วยเศษส่วนแค่นั้นเองครับ 1.พิมพ์ 1/2 ลงไปในเซล แล้วกด Enter 2.ผลปรากฏว่ากลายเป็นวันที่ 1-ก.พ. อัตโนมัติ 1.พิมพ์ 0 เว้นวรรค แล้วค่อย 1/2 แล้วกด Enter 2.ผลลัพธ์จะได้เศษส่วนอย่างที่ต้องการ ----- เนื่องจาก...

 ในกรณีที่มีเซลจำนวนมาก การใช้ปุ่ม Page Up Page Down หรือจะเป็น Home หรือ End อาจไม่ใช่คำตอบในการเลื่อนไปยังเซลสุดท้ายที่มีข้อมูลอยู่ ผมจึงขอแนะนำเทคนิคในการเลื่อนไปยังเซลสุดท้ายได้รวดเร็วจนไม่แทบต้องเลื่อนหน้าจอเองให้วุ่นวายด้วยปุ่ม Ctrl ค้างกับปุ่มทิศทาง ขึ้นลงซ้ายขวาครับ 1.คลิ้กเลือกที่เซลแรก 2.ในกรณีที่ต้องการเลื่อนไปยังเซลสุดท้ายของคอลัมน์นั้นก็เพียง กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ กดปุ่มลูกศรลง 3.ในกรณีที่ต้องการเลื่อนไปยังเซลสุดท้ายของแถว ให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วกดปุ่มลูกศรขวา 1.ผลลัพธ์จากการกดปุ่ม Ctrl...

   เทคนิคที่จะนำเสนอนี้ การสร้างคีย์ลัด  ให้สามารถสลับข้อความในเซลแบบข้อความที่ยาวทะลุเซลหรือข้อความขึ้นบรรทัดใหม่ ที่เรียกว่า Word Wrap ซึ่งการจะสลับให้เป็น Word Warp นั้นต้องคลิ้กขวาที่เซลนั้นแล้วเข้า Format Sell เพื่อไปตั้งค่า Warp Text ในแถบ Align จะเห็นได้ว่าต้องทำหลายขั้นตอน จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมเราต้องสร้างคีย์ลัดกันไงครับ วิธีขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลเดียวด้วย Word Wrap แบบเดิม 1.จะเห็นว่าข้อความที่ยาวทะลุเซลเป็นแบบข้อความปกติ 2.คลิ้กเมาส์ขวาในเซลที่มีข้อความยาวเลยเซล 3.คลิ้กเมนุ Format Cells 4.คลิ้กแถบ...

   ในบางครั้งที่เราสร้างชุดข้อมูลเรียงเป็นคอลัมน์ลงมาแต่เกิดเปลี่ยนใจ ต้องการเรียงให้เป็นแถวเดียวกัน หรือสลับกลับไปมา โดยปกติเราจะใช้วิธีย้ายข้อมูลทีละเซลให้เรียงต่อๆ กันตามที่เราต้องการจะเปลี่ยน แต่แท้จริงแล้ว Excel ได้เตรียมเครื่องมือพิเศษที่เรียกว่า Transpose ซึ่งจะทำให้การสลับแถวและคอลัมน์ไปมาได้รวดเร็วทันใจ เรามาดูวิธีการสลับกันดีกว่าครับ 1.ให้เราคัดลอกชุดข้อมูลในตัวอย่างนี้คือลำดับที่กับวันจันทร์ถึงศุกร์ซึ่งวางชุดข้อมูลในแนวคอลัมน์ โดยเลือกชุดข้อมูลทั้งหมด จากนั้นกด Ctrl+C 2.หรือไม่ก็คลิ้กที่เมนู Home 3.แล้วกดปุ่ม Copy 1.จากนั้นให้เลือกเซลที่ต้องการจะวาง 2.แล้วคลิ้กที่เมนู Home 3.คลิ้กที่ปุ่ม Paste 4.แล้วคลิ้กเลือกที่เมนู Paste Special 5.จากนั้นกาถูกที่ Transpose 6.เสร็จแล้วกดปุ่ม OK 1.ผลลัพธ์ที่ได้คือชุดข้อมูลได้ทำการสลับจากเรียงแบบคอลัมน์ในแนวตั้ง 2.กลายเป็นการเรียงแบบแถวในแนวนอนทันทีครับ ------ เป็นเทคนิคในการจัดวางข้อมูลลงใน Excel...

 ในกรณีที่มีการซ่อนเซลจำนวนมาก จนนับไม่ถ้วน การจะแสดงเซล (Unhide) เหล่านั้นทีละแถวหรือคอลัมน์ คงเป็นเรื่องยุ่งยากมากๆ แต่ผมมีวิธีลัดที่จะทำให้การแสดงเซลที่ซ่อนทั้งหมด Unhide เพียงแค่ 3 คลิ้กเท่านั้น ทำตามวิธีดังต่อไปนี้ได้เลยครับ ในตัวอย่างนี้ เรามีชีทที่ภายในได้ซ่อนคอลัมน์ไว้หลายสิบคอลัมน์ ถ้า Unhide ทีละอันเหมือนที่เคยทำ คงกินเวลานานมากแน่ๆ 1.ให้คลิ้กที่ปุ่มเลือกทุกเซล ซึ่งอยู่มุมบนของคอมลัมน์และแถวของเซล เมื่อคลิ้กแล้วจะทำการเลือกทุกคอลัมน์และแถวทั้งหมดทุกเซล 2.จากนั้นให้ดับเบิ้ลคลิ้กที่เส้นกั้นคอลัมน์ระหว่าง Cell ที่ถูกซ่อน ผลลัพธ์ที่ได้คือเซล ในคอลัมน์ที่ถูกซ่อนจะปรากฏออกมาทันที ส่วนแถวนั้นจะไม่แสดงออกมานะครับ ถ้าต้องการให้แถวแสดงออกมา...

   การใส่สีพื้นหลังให้กับ Cell ตามเงื่อนไขของค่าที่แตกต่างกันนั้น ช่วยให้เราเปรียบเทียบค่าได้โดยไม่จำเป็นต้องดูจำนวนแต่ให้ดูโทนสีแทน ซึ่งเป็นเทคนิคที่ทำให้การมองภาพรวมนั้นชัดเจนยิ่งขึ้น และวิธีการที่กล่าวมานั้นคือ Colors Scales ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้ครับ 1.ขั้นแรกเลือก Cell ที่ต้องการใส่ Color Scales 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Home 3.ในหัวข้อ Style คลิ้กที่ปุ่ม Conditional Formating 4.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Color Scales 5.แล้วเลือกโทนสีตามใจชอบครับ ผลลัพธ์ที่ได้จะเห็นว่า ค่าที่สูงที่สุดจะกลายเป็นสีเขียวและค่อยๆ ไล่โทนสีมาเป็นสีแดงสำหรับค่าที่น้อยที่สุด ---- ในตัวอย่างก็เป็นค่าของเกรด ซึ่งหากนำไปใช้จริงเราจะได้เห็นภาพรวมว่าเกรดของเรานั้นออกไปในโทนสีเขียวหรือสีแดง...

   การทำงานกับตัวเลขสำหรับ Excel นั้นไม่มีอะไรจะเหมาะสมไปกว่านี้แล้ว แต่ในบางครั้ง ตัวเลขที่มากมายอาจทำให้คุณมองภาพโดยรวมได้ไม่ชัดเจน ดังนั้นการใช้สีสันเข้ามาช่วยจึงทำให้เอกสารที่เต็มไปด้วยตัวเลขดูได้ง่ายขึ้น โดยเราสามารถกำหนด Style ของ Cell ให้แสดงแถบสีตามค่าที่อยู่ใน Cell นั้นๆ และยังสามารถเปรียบเทียบค่ามากน้อยกับ Cell ที่ใช้ Sytle เดียวกัน และแถบสีที่กล่าวมาเรียกว่า Data Bar 1.เลือกกลุ่ม Cell ที่ต้องการจะไล่ระดับสี ซึ่งควรเป็น...