admin

 จากที่แนะนำ SmartArt ในบทความก่อน มาบทความนี้ผมจะเจาะลึกวิธีใช้ SmartArt ให้ลึกขึ้นไปอีก โดยจะแนะนำการแทรกแผนภูมิลงไปด้วย Add Shapes ครับ การวาดแผนภูมิแบบเก่านั้นจะวาดลงในเอกสารทีละอัน แต่สำหรับ SmartArt การจะวาดแผนภูมิเพิ่มเติมนั้นต้องอาศัยคำสั่งที่เรียกว่า Add Shapes โดยจะเพิ่มก่อนหรือหลัง บนหรือล่างแผนผังเพื่อเป็นการกำหนดตำแหน่งการแทรกแผนผัง ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องวาดเอง เพราะแค่ใช้ Add Shape แล้วกำหนดตำแหน่งแผนผังที่ต้องการเพิ่มเท่านั้น เรามาดูวิธีเพิ่มแผนผังกันเลยครับ ขั้นตอนการสร้างแผนผังด้วย...

 ปัญหาหนึ่งที่หลายคนเคยเจอคือการวาดแผนผังในรูปแบบต่างๆ ที่ต้องแทรกรูปทรงแล้วใส่ข้อความลงไป แล้วยังต้องลากเส้นเชื่อมโยงแผนผังทีละอัน สุดท้ายก็นั่งประดิษฐ์ประดอยตกแต่งให้ดูสวยงามจนเป็นที่น่าพอใจ ซ้ำร้ายเวลาจะย่อขยายแผนภูมิ ข้อความก็ดันไม่ลดขนาดให้สัมพันธ์กับแผนผังที่วาดไปอีก ต่อไปนี้ฝันร้ายแบบนี้จะหายไป ด้วยการใช้เครื่องมือที่มีใน MS Office Word 2007 ขึ้นไป ด้วย Smart Art เครื่องมือที่ใช้สร้างแผนผังอัตโนมัติที่สามารถย่อขยายได้อย่างสวยงาม จะเจ๋งแค่ไหนลองมาใช้กันดูครับ สร้างแผนผังด้วย Shape 1.แผนภูมิที่สร้างจาก Shape นั้น ข้อความและกล่องก็จะพอดีกัน 2.แต่เมื่อมีการย่อขยายแผนผังจะเห็นว่ากล่องเล็กลงก็จริงแต่ข้อความนั้นขนาดไม่เล็กลงทำให้ข้อความถูกตัดขาดหายไป สร้างแผนผังด้วย Smart Art 1.แผนภูมิก่อนขยายอัตราส่วนของข้อความและกล่องจะพอดีกัน 2.แผ่นภูมิหลังขยายเมื่อใช้...

 บางครั้งเราอาจต้องใส่สัญลักษณ์แปลกๆ ที่ไม่มีอยู่บนแป้นพิมพ์ อย่างเช่น เครื่องหมายถูก รูปโทรศัพท์ และอื่นๆ อีกมากมาย จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ผมเคยเห็นบางคนอาจะใช้วิธีการคัดลอกสัญลักษณ์เหล่านั้นเป็นรูปมาแทรกใน เอกสาร ทั้งที่จริงๆ แล้ว เราสามารถใส่สัญลักษณ์เหล่านั้นได้อย่างไม่ยากเย็นอะไรนัก ด้วยการใช้ Symbol ครับ 1.คลิ้กที่เมนู Insert 2.จากนั้นในหัวข้อ Symbols คลิ้กที่ปุ่ม Symbol 3.แล้วคลิ้กที่เมนู More Symbols... 1.ปกติใน Normal Text...

 บางครั้งการจัดวางเอกสารนั้นเพียงมองแค่ตาอาจไม่ทราบว่าใช้รูปแบบใดในการจัด ซึ่งสิ่งที่เห็นอาจไม่ใช่อย่างที่ตั้งใจไว้ เช่นเห็นเว้นวรรคเหมือน Tab แต่ดันเป็นการใช้ Space Bar หรือการขึ้นบรรทัดใหม่ตั้งใจให้เป็นแบบขึ้นย่อหน้า แต่ดันเป็นแบบตัดบรรทัดใหม่ ซึ่งแม้จะแสดงผลเหมือนกันแต่การทำงานต่างกัน ดังนั้นคนที่เชียวชาญในการจัดวางเอกสารนั้นจะนิยมใช้ Formatting Mark ซึ่งจะทำให้การจัดวางเป็นไปได้อย่างถูกต้องตรงกับที่ตั้งใจไว้ เรามาดูวิธีการใช้งานกันดีกว่าครับ 1.เมื่อต้องการแสดง Formatting Marks ให้คลิ้กที่ปุ่ม Formatting Mark ในหัวข้อ Paragraph ที่อยู่ในเมนู Home 2.ซึ่งเมื่อกดแล้วจะแสดงเครื่องหมายแทนหรือต่อท้ายดังภาพครับ และนี่ก็เป็นความหมายของสัญญลักษณ์ครับ -----...

 ถ้าถามว่าคุณจะรู้ได้อย่างไรว่า ข้อความที่กำลังพิมพ์อยู่มีขนาดเท่าไหร่ ใช้ฟอนต์อะไร หรือขนาดกระดาษ ขอบกระดาษกว้างแค่ไหน อาจจะต้องเข้าไปดูในหลายๆ หน้าต่าง แต่ผมมีวิธีที่จะดูข้อมูลเหล่านี้ภายในหน้าต่างเดียวด้วย Reveal Formatting 1.เปิดเอกสารขึ้นมาแล้วลากคลุมข้อความที่ต้องการจะดูรายละเอียด 2.จากนั้นกดปุ่ม Shift + F1 3.เพียงเท่านี้หน้าต่าง Reveal Formatting ก็จะเปิดขึ้นมาด้านขวามือ ----- หน้าต่างนี้จะบอกรายละเอียดของข้อความและหน้าเอกสาร ซึ่งแสดงผลในหน้าต่างเดียว ซึ่งจะมีประโยชน์มากในการดูรูปแบบการจัดวางข้อความเพื่อนำค่านั้นไปใช้กับเอกสารอื่นๆ ได้ครับ -----

 แม้จะใช้งาน MS Office 2007 มาหลายปีแล้ว จนตอนนี้ก็มี MS Office 2010 ออกมาให้ใช้อีก แต่ผมเชื่อว่าบางคนก็ยังไม่คุ้นเคยกับ อินเทอร์เฟซแบบใหม่ซักที วันนี้เลยอยากมาแนะนำว่าไอ้อินเทอร์เฟซแบบใหม่นั้นแต่ละส่วนเขามีชื่อเรียกว่าอย่างไรคับ 1. Ribbon จะเป็นเมนูแบบใหม่ที่รวมเอาปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆแยกเป็นหมวดหมู่ 2. Contextual Tabs ปกติจะมี Tab มาตรฐานเช่น Home หรือ Insert ซึ่งจะแสดงให้เห็นตลอด แต่ในบางครั้งจะมี Contextual Tabs...

   การใส่สีพื้นหลังให้กับ Cell ตามเงื่อนไขของค่าที่แตกต่างกันนั้น ช่วยให้เราเปรียบเทียบค่าได้โดยไม่จำเป็นต้องดูจำนวนแต่ให้ดูโทนสีแทน ซึ่งเป็นเทคนิคที่ทำให้การมองภาพรวมนั้นชัดเจนยิ่งขึ้น และวิธีการที่กล่าวมานั้นคือ Colors Scales ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้ครับ 1.ขั้นแรกเลือก Cell ที่ต้องการใส่ Color Scales 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Home 3.ในหัวข้อ Style คลิ้กที่ปุ่ม Conditional Formating 4.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Color Scales 5.แล้วเลือกโทนสีตามใจชอบครับ ผลลัพธ์ที่ได้จะเห็นว่า ค่าที่สูงที่สุดจะกลายเป็นสีเขียวและค่อยๆ ไล่โทนสีมาเป็นสีแดงสำหรับค่าที่น้อยที่สุด ---- ในตัวอย่างก็เป็นค่าของเกรด ซึ่งหากนำไปใช้จริงเราจะได้เห็นภาพรวมว่าเกรดของเรานั้นออกไปในโทนสีเขียวหรือสีแดง...

   การทำงานกับตัวเลขสำหรับ Excel นั้นไม่มีอะไรจะเหมาะสมไปกว่านี้แล้ว แต่ในบางครั้ง ตัวเลขที่มากมายอาจทำให้คุณมองภาพโดยรวมได้ไม่ชัดเจน ดังนั้นการใช้สีสันเข้ามาช่วยจึงทำให้เอกสารที่เต็มไปด้วยตัวเลขดูได้ง่ายขึ้น โดยเราสามารถกำหนด Style ของ Cell ให้แสดงแถบสีตามค่าที่อยู่ใน Cell นั้นๆ และยังสามารถเปรียบเทียบค่ามากน้อยกับ Cell ที่ใช้ Sytle เดียวกัน และแถบสีที่กล่าวมาเรียกว่า Data Bar 1.เลือกกลุ่ม Cell ที่ต้องการจะไล่ระดับสี ซึ่งควรเป็น...