admin

 ถ้าใครที่เคยอ่านข้อมูลในตารางที่มีข้อมูลเยอะๆ หลายคอลัมน์ หลายๆ แถว อาจทำให้คุณลายตา จนไล่ข้อมูลผิดแถวผิดบรรทัด แต่มีวิธีการหนึ่งที่สามารถทำให้การไล่อ่านตารางที่ละเอียดๆ ได้ง่าย และผิดพลาดน้อยลง ก็คือการใส่พื้นหลังสีขาวสลับสีอื่นสลับแถวกัน ทำให้การไล่ดูข้อมูลนั้นเห็นได้ชัดเจนขึ้น แต่การจะใส่สีสลับแถวในตารางทีละแถว คงไม่ใช่เรื่องสนุกนัก แต่เราสามารถใส่สีสลับแถวให้กับตารางได้เพียงแค่ไม่กี่คลิ้กเท่านั้นครับ เรามาดูวิธีการที่ว่านั้นเลย 1.ตารางปกติจะไล่อ่านข้อมูลในแต่ละแถวค่อนข้างยากเพราะไม่มีแนวสีพื้นหลังให้ไล่อ่าน 1.เปิดเอกสารที่มีตารางหรือสร้างตารางข้อมูลขึ้นมาแล้วเลือกทั้งหมด โดยคลิ้กที่มุมซ้ายบนของตารางหรือเลือกเองก้ได้ครับ 2.คลิ้กที่เมนู Design 3.คลิ้กเลือกรูปแบบตาราง ในหัวข้อ Table Styles ผลลัพธ์ ----- ผลลัพธ์ที่ได้แถวในตารางก็จะสลับสีในแต่ละแถว ทำให้ไล่อ่านข้อมูลได้ง่ายและชัดเจนขึ้น ยังมีรูปแบบหรือสไตล์ให้เลือกอีกมากมาย หรือคุณสามารถใส่สไตล์ใดแล้วค่อยไปเพิ่มเติมเส้นขอบตารางได้อีกและยังเก็บเอาไว้ใช้ในคราวหลังได้ด้วย...

 เอกสารมาตรฐานทั่วไป จะต้องเว้นขอบกระดาษให้ได้ระยะเพื่อความเรียบร้อยสวยงาม ซึ่งบางคนก็อาจชอบตั้งขอบกระดาษน้อยๆ จะได้ใส่ข้อความในเอกสารได้มากๆ ในหน้าเดียว แต่สำหรับคนที่ใช้ตั้งขอบกระดาษมาตรฐานที่กินพื้นที่เนื้อหาไปมาก การกะระยะแนวของเอกสารให้ตรงกับหน้าอื่นนั้นอาจจะกะได้ยากมาก บางทีถึงขนาดเอาไม้บรรทัดมาทาบที่จอก็มี แต่เราสามารถซ่อพื้นที่วางตรงขอบกระดาษ เหลือไว้เฉพาะเนื้อหาเพื่อทำให้การกะแนวเอกสารนั้นตรงกัน โดยเแพาะในบรรทัดแรกของหน้า ซึ่งอาจพบปัญหาการเว้นบรรทัดโดยไม่ได้ตั้งใจ จนทำให้เอกสารแต่ละหน้าไม่ตรงในแนวบรรทัดแรกเดียวกัน วันนี้เราจะมาดูเทคนิคการซ่อนพื้นที่วางตรงขอบกระดาษกันครับ 1.จะเห็นว่ามีพื้นที่ว่างตรงขอบกระดาษในเอกสารที่ไม่สามารถใส่เนื้อหาลงไปได้ 2.ถ้าต้องการซ่อนพื้นที่ที่ว่านี้ให้ดับเบิ้ลคลิ้กที่เส้นแบ่งหน้า ผลลัพธ์ ----- ผลลัพธ์ก็คือ พื้นที่ขอบกระดาษจะถูกซ้อนชั่วคราว หน้าเอกสารแต่ละหน้าเนื้อหาก็จะต่อกัน หรือบรรทัดติดกัน ช่วยทำให้การจัดหน้าเอกสารทำได้ง่ายและถูกต้องมากขึ้น โดยเฉพาะบรรทัดแรกๆ ที่ผมชอบเว้นบรรทัดไว้เสมอ -----

 บางครั้งที่เรามีความจำเป็นต้องพรินต์เฉพาะข้อความส่วนใดส่วนหนึ่งของเอกสาร หลายคนก็อาจสร้างหน้าเอกสารใหม่แล้วคัดลอกเฉพาะข้อความส่วนนั้นวางลงไป แล้วค่อยสั่งพรินต์ แต่ว่าผมมีวิธีในการสั่งพรินต์เฉพาะข้อความนั้นๆ ได้ง่ายกว่า ด้วยการพิมพ์แบบ Selection  1.เปิดเอกสารแล้วทำการเลือกข้อความในส่วนที่ต้องการพรินต์ลงกระดาษ 2.กดสั่งพรินต์ด้วยคีย์ลัด Ctrl+P 1.คลิ้กที่หัวข้อ Selection ใน Page Range 2.จากนั้นกดปุ่ม OK ------ ด้วยขั้นตอนง่ายๆ แค่นี้สามารถทำให้การพรินต์ข้อความในส่วนใดส่วนหนึ่งได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณไม่ต้องคัดลอกไปยังหน้าเอกสารใหม่ หรือพรินต์ทั้งหน้า ซึ่งจะช่วยประหยัดหมึกได้ แต่ก็ไม่ค่อยประหยัดกระดาษซักเท่าไหร่ เพราะพรินต์ไม่เต็มแผ่น แต่บางครั้งเราก็อาจต้องพรินต์บางส่วนเพื่อนำไปใช้งานให้รวดเร็วที่สุดก็ได้นะครับ -----

   ถ้าหากว่าในเอกสาร Excel มีข้อมูลในคอลัมน์ซ้ำๆ กันเป็นจำนวนมาก แต่คุณอยากจะได้ข้อมูลทั้งหมดที่ไมซ้ำกันจะทำอย่างไร คำตอบก็คือ มีสองวิธี นั้นคือ วิธีที่ 1 ใช้ Data > AutoFilter จากนั้นเมื่อข้อมูลถูกกรองแล้ว ก็ต้องมีขั้นตอนมากมายในการกรองไม่ให้ข้อมูลซ้ำกัน แต่แนวทางของ EZOffice คือต้องทำให้ง่าย ผมจึงอยากแนะนำวิธีที่ 2 ที่จะทำให้การคัดลอกข้อมูลไม่ให้ซ้ำกันจากข้อมูลจำนวนมากได้ง่ายกว่าเดิมหลายเท่าครับ ด้วยการใช้ Advance...

 จากทิป-เทคนิค ปรับหน้าเอกสาร Word ให้เป็นแนวนอน ก็มีคนถามผมมาว่าแล้วถ้าต้องการให้เอกสารมีทั้งแนวตั้งและแนวนอนในหน้าเดียวกันล่ะสามารถทำได้ไหม เพราะปกติก็มักจะสร้างเอกสารที่เป็นแนวตั้งและแนวนอนแยกกันโดยสิ้นเชิง ซึ่งคำตอบก็คือสามารถทำได้ครับ โดยใช้คำสั่ง Page Break แต่ว่าจะมีวิธีการอย่างไรนั้น มาติดตามกันได้เลยครับ 1. ก่อนอื่น สร้างหน้าเอกสารขึ้นมาใหม่ จากนั้นคลิ้กที่เมนู Page Layout 2. คลิ้กที่ปุ่ม Page Breaks 3. คลิ้กเลือกที่เมนู Next Page 1. ก็จะได้หน้าเอกสารใหม่ขึ้นมา 1 ให้เลือกว่าจะเอาหน้าแรกหรือหน้าที่...

  การใส่เลขเรียงลำดับหน้าหัวข้อ ถือเป็นเรื่องปกติที่ทำกันอยู่ แต่หากเราต้องการใส่ข้อความไปที่หน้าตัวเลขเหล่านั้น เช่น ข้อที่ 1 , บทที่ 1 หรือข้อความอะไรก้แล้วแต่ โดยที่ตัวเลขยังเรียงลำดับได้เหมือนเดิม ผมก็มีเทคนิคในการทำแบบนี้มาฝากกันครับ 1.พิมพ์หรือเลือกหัวข้อที่เว้นบรรทัดเพื่อใส่เลขเรียงลำดับ 2.คลิ้กที่เมนู Home 3.คลิ้กที่ปุ่ม Numbering 4.คลิ้กที่เมนู Define New Number Format 1.ใส่ข้อความลงไปหน้าหมายเลข โดยแนะนำว่าอย่าแก้ไขส่วนของตัวเลขเด็ดขาด ไม่เช่นนั้นตัวเลขจะไม่เรียงให้ 2.กดปุ่ม OK 3.เราก็จะได้ข้อความที่ตัวเลขเรียงลำดับเหมือนปกติ ซึ่งทำให้ไม่ต้องพิมพ์คำว่าหัวข้อที่อีกด้วย ----- วิธีนี้จะช่วยให้เราใส่ข้อความด้านหน้าของตัวเรียงที่เรียงลำดับได้ และยังไม่ต้องไปพิมพ์ข้อความซ้ำๆ...

ปกติแล้วเอกสารใน Word จะเป็นแนวตั้ง แต่ในบางครั้งที่ต้องวางเอกสารในแนวนอน โดยเฉพาะการใส่แผนผังหรือรูปที่มีความยาวมากๆ ดังนั้นก็ต้องมีการปรับให้เอกสารเป็นแนวนอน ซึ่งมีวิธีง่ายๆ ดังนี้ครับ 1.เปิดโปรแกรม MS Word ขึ้นมาจะเห็นว่าเอกสารเป็นแนวตั้ง 2.คลิ้กที่เมนู Page Layout 3.คลิ้กที่ปุ่ม Orientation 4.คลิ้กที่ปุ่ม Landscape ในกรณีทีึ่กลับเป็นแนวตั้งให้คลิ้กที่ปุ่ม Portrait ผลลัพธ์ ----- ด้วยขั้นตอนง่ายๆ แค่นี้ก็สามารถเปลี่ยนแนวเอกสารให้เป็นแนวนอนได้แล้วครับ -----

   บางครั้งเราอาจเจอปัญหาข้อความภายในเซล โดยเฉพาะที่เป็นหัวข้อมีความยาวมากเกินกว่าที่จะแสดงในเซลได้ แต่กลับมีพื้นที่เซลแถวอื่นว่างอยู่มาก เราสามารถใช้พื้นที่ว่างเหล่านั้นได้ โดยการพลิกข้อความให้อยู่ในแนวตั้งแทนที่จะเป็นแนวนอนในแบบปกติ ซึ่งวิธีนี้ก็คือการทำ Orientation ให้กับข้อความในเซล 1.พิมพ์ข้อความที่ต้องการพลิกในแนวตั้งลงไปในเซลซึ่งมีเงื่อนไขคือพื้นที่เซลด้านล่างเหลือมากพอดังรูป 2.จากนั้นคลิ้กที่เมนู Home 3.แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Merge 4.คลิ้กที่เมนู Merge & Center 1.เมื่อรวมเซลได้แล้วคลิ้กเมาส์ขวาที่เซลนั้น 2.คลิ้กที่เมนู Format Cells 3.คลิ้กที่แถบ Alignment ในหน้าต่าง Format Cells 4.กำหนดองศาเป็น 90 Degrees 5.กดปุ่ม OK ผลลัพธ์ ----- ผลลัพธ์ที่ได้คือข้อความพลิกไปเป็นแนวตั้ง ลดขนาดเซลให้พอดีกับข้อความนิดหน่อยก็เป็นอันเรียบร้อย ซึ่งหากเปรียบเทียบกับเซลก่อนหน้านี้จะเห้นได้ว่าการพลิกข้อความช่วยทำให้เซลดูดีขึ้นกว่าเดิม...