ในปัจจุบัน การรักษาความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ทำให้มาตรฐานต่างๆ ต้องยกระดับให้สูงขึ้นตาม ฝ่ายไอทีในบริษัทต้องคอยติดตามดูตลอดเวลาว่า ใครกำลังทำอะไรกับข้อมูล เพื่อคอยดูแลให้ทุกกิจกรรมที่เกิดขึ้นสอดคล้องกับมาตรฐานที่กำหนด ดังนั้น เพื่อช่วยลดภาระงานของฝ่ายไอที ไมโครซอฟท์ได้ปรับปรุงความสามารถในการตรวจสอบและการทำรายงานบันทึกกิจกรรมเหล่านี้ภายใน SharePoint Online และ OneDrive for Business พร้อมทั้งเพิ่มขนาดของไฟล์ที่อัปโหลดและพื้นที่ที่ใช้ทำงานร่วมกัน โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
ตรวจสอบและทำรายงานบันทึกกิจกรรมของผู้ใช้และผู้ดูแลระบบได้
ก่อนที่จะสามารถใช้งานคุณลักษณะการตรวจสอบและการทำรายงานบันทึกกิจกรรมต่างๆ ได้จะต้องมี Exchange Online อยู่ในแผนการใช้งาน Office 365 ก่อน จากนั้นจะสามารถดูบันทึกกิจกรรมของผู้ใช้และผู้ดูแลระบบได้ใน SharePoint Online, OneDrive for Business, Azure Active Directory และ Exchange Online โดยให้คลิกที่ Start recording user and admin activities ในแท็บ Reports ของ Compliance Center สิ่งที่บันทึกออกมาได้จะเป็นกิจกรรมที่เกี่ยวกับไฟล์และโฟลเดอร์ เช่น การดู การสร้าง การแก้ไข การอัปโหลด/ดาวน์โหลด การลบ หรือกิจกรรมที่เกี่ยวกับการแชร์ เช่น การส่งคำเชิญ การเข้าใช้งาน และกิจกรรมเกี่ยวกับการซิงค์ข้อมูล
ปัจจุบันข้อมูลการตรวจสอบจะถูกเก็บไว้ 90 วัน แต่ผู้ดูแลระบบสามารถดาวน์โหลดเก็บออกมาเป็นไฟล์ CSV เพื่อสร้างเป็นรายงานในรูปแบบที่ต้องการใน Excel ได้ หรือจะใช้ Office 365 Management Activity API เพื่อจัดการให้การแสดงผลข้อมูลบันทึกการตรวจสอบมีลักษณะแบบเดียวกัน ทั้งยังอนุญาตให้บริษัทและคู่ค้าต่างๆ รวมบันทึกข้อมูลการตรวจสอบของ Office 365 ลงในโซลูชันการทำรายงานและการตรวจสอบข้อมูลให้ตรงกับข้อกำหนดนโยบายและการรักษาความปลอดภัยของตนเองได้อีกด้วย และในอีกไม่นาน ไมโครซอฟท์จะมีรายงานตัวใหม่ที่สามารถแสดงผลการวิเคราะห์การใช้งานได้ ซึ่งรายงานนี้จะแสดงตัวชี้วัดที่สำคัญต่างๆ ให้ผู้ดูแลระบบได้เห็นภาพชัดเจนขึ้น เช่น จำนวนผู้ใช้ที่ใช้งานเป็นประจำ จำนวนไฟล์และพื้นที่เก็บข้อมูลทั้งหมดที่ถูกใช้งานไปแล้ว รวมไปถึงการตรวจสอบว่าผู้ใช้แต่ละรายมีการใช้งาน OneDrive อย่างไรบ้าง
อัปโหลดไฟล์ขนาดใหญ่ได้ถึง 10 GB ต่อไฟล์
ต่อไปนี้ลูกค้าไม่จำเป็นต้องเก็บไฟล์ขนาดใหญ่ในฮาร์ดไดรฟ์ของตัวเองอีกต่อไปแล้ว เพราะไมโครซอฟท์ได้เพิ่มขนาดไฟล์ที่สามารถอัปโหลดได้เป็น 10 GB ต่อไฟล์สำหรับ Team Sites, Office 365 Groups, OneDrive for Business และ Office 365 Video
จัดสรรพื้นที่เก็บข้อมูลให้อีก 1 TB สำหรับใช้ร่วมกันใน SharePoint Online
เพราะข้อมูลใน Office 365 มีปริมาณเพิ่มมากขึ้นถึง 300% ทุกปี ไมโครซอฟท์จึงขยายพื้นที่เก็บข้อมูลเริ่มต้นให้เป็น 1 TB และบวกให้อีก 0.5 GB ต่อหนึ่งผู้ใช้สำหรับ SharePoint Online, Office 365 Groups และ Office 365 Video ส่วนลูกค้า Office 365 ระดับพรีเมียมที่สมัครใช้งานแผน Enterprise, Government และ Education จะได้รับ OneDrive for Business แบบไม่จำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล ที่สำคัญ ไมโครซอฟท์ยังได้ประกาศอีกว่า การดำเนินการขั้นแรกเพื่อการจัดสรรพื้นที่ให้ 5 TB แก่ผู้ใช้แต่ละรายได้เสร็จสมบูรณ์แล้ว อย่างไรก็ตามพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันนี้ไม่นับผู้ใช้ภายนอกและลูกค้าที่สมัครใช้งานแบบ Kiosk
สำหรับลูกค้าคลาวด์แบบไฮบริดที่ติดตั้ง SharePoint แบบใช้ในองค์กรจะได้รับสิทธิในการสร้างดัชนี 1 ล้านรายการต่อพื้นที่ 1 TB ที่ใช้ร่วมกัน ส่วนลูกค้า SharePoint Online จะได้รับสิทธิประโยชน์ที่ครอบคลุมสิ่งเหล่านี้อยู่แล้วในแผนการใช้งาน อย่างไรก็ตาม หากต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมจากที่จัดสรรไว้ให้ ก็สามารถสั่งซื้อได้จากใน SharePoint Online Admin Center โดยคิดราคาต่อหนึ่งกิกะไบต์ต่อเดือน และสามารถจัดการกับพื้นที่เก็บข้อมูลที่จัดสรรให้ใช้ร่วมกันได้ตามโมเดลการใช้งานแบบใหม่ (ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความนี้)
อัปเดตบริการเพิ่มเติม
นอกจากการตรวจสอบและการทำรายงานแล้ว ไมโครซอฟท์ยังได้ปรับปรุงคุณลักษณะ Discovery และ Navigation ของ SharePoint ผ่านอินทราเน็ตในองค์กร พร้อมด้วยวิธีการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อมีการแชร์ไฟล์และวิธีการแจ้งเตือนแบบต่างๆ ด้วยการอัปเดตอื่นๆ ที่มี เช่น
- Sites page refresh: ในส่วนของ Recommended Sites มีการปรับปรุงอย่างมาก โดยใช้คุณลักษณะอัจฉริยะของ Office Graph ช่วยให้มองเห็นรายการ Recent Sites ได้ง่ายขึ้น ทำให้การค้นหาไซต์และพอร์ทัลใน Office 365 ทำได้อย่างง่ายดาย
- Exchange Web Services และ Exchange Online Protection (EOP): ต่อไปนี้อีเมลที่ลูกค้าสร้างขึ้นใน SharePoint Online (เช่นเวลาที่มีการแชร์เอกสาร) จะถูกส่งจาก Exchange Online ของผู้ใช้ ทำให้การดำเนินการมีความปลอดภัยและน่าเชื่อถือมากขึ้น
สุดท้ายนี้ เหมือนเช่นเคย หากต้องการเสนอแนะหรือติชมใดๆ สามารถส่งมาได้ทาง Office 365 UserVoice หรือทางทวิตเตอร์ที่ @SharePoint หรือ @Office365 ไมโครซอฟท์ยินดีรับฟังความคิดเห็นจากทุกท่านเพื่อนำไปปรับปรุงผลิตภัณฑ์ของเรา