วันนี้ไมโครซอฟท์ปล่อย Office 2016 ตัวใหม่ออกมา ถ้านับจากครั้งสุดท้ายที่มีการอัปเดตครั้งใหญ่ก็เป็นเวลาสามปีแล้วนะครับ Microsoft Office มีผู้ใช้กว่า 1.2 พันล้านคนและอยู่ในชีวิตประจำวันของเราแทบจะเรียกได้ว่าตลอดเวลาเลยทีเดียว ตั้งแต่เขียนรายงานบน Word จัดการการเงินบน Excel ธุรกิจขนาดใหญ่เองก็ใช้การคำนวณอันทรงพลังของ Excel ในการวิเคราะห์ข้อมูลมหาศาล การนำเสนองานทั้งที่โรงเรียนและที่ทำงานก็ขาด PowerPoint ไม่ได้กันเลยทีเดียว Office ตัวเดิมเต็มไปด้วยฟีเจอร์ดีๆ มากมายอยู่แล้ว มาดู Office 2016 กันว่ามีอะไรใหม่ๆ บ้าง 

ไมโครซอฟท์ค่อยๆ ขัดเกลา Office แต่ละเวอร์ชันให้ปราณีตขึ้นเรื่อยๆ เวอร์ชัน 2016 นี้เน้นการออกแบบเพื่อให้การทำงานร่วมกันและการแชร์เอกสารเป็นเรื่องง่ายบนทุกอุปกรณ์ไม่ว่าจะใช้ Office บนเดสก์ท็อปพีซี แล็ปท็อป หรืออุปกรณ์พกพา ผมสามารถสร้างไฟล์ Office บนพีซี จากนั้นไปเปิดและแก้ไขไฟล์นั้นบนมือถือหรือแท็บเล็ตได้โดยไม่ต้องเสียเวลาย้ายไฟล์จากเครื่องหนึ่งไปอีกเครื่องหนึ่งก่อนอีกแล้ว ทุกอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติเพราะไฟล์ถูกเก็บไว้บนคลาวด์

Office เวอร์ชันใหม่นี้ให้คุณทำงานได้โดยไม่รู้สึกขาดตอนเพราะไมโครซอฟท์ยังคงรักษารูปลักษณ์ของ Office แบบเดิมไว้ เมื่อเปิดใช้งานเป็นครั้งแรก คุณก็จะสามารถเริ่มทำงานได้ทันทีด้วยความคุ้นเคยเพราะคำสั่งและฟีเจอร์ใน Word, Excel และ PowerPoint ยังคงอยู่บน Ribbon เหมือนเดิม ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาว่าอะไรอยู่ที่ใด แต่ถ้าคุณต้องการให้ Office หน้าตาแปลกใหม่ไปบ้าง ก็ทำได้ด้วยการเลือกธีมใหม่ซึ่งเป็นสีเทา เข้ากับรูปลักษณ์เข้มๆ ของ Windows 10 ดีเหมือนกันครับ

New_grey_theme_in_Word_2016.0

แน่นอน Office 2016 มีฟีเจอร์ใหม่ๆ รอคุณอยู่ สำหรับ Word มีฟีเจอร์ใหม่ที่ยอดเยี่ยมจริงๆ ครับ นั่นก็คือการทำงานเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์หรือ Co-Authoring (ก่อนหน้านี้ใช้ได้กับเวอร์ชันบนเว็บเท่านั้น) ที่ให้คุณทำงานบนไฟล์ Word ที่เก็บไว้บนคลาวด์ไปพร้อมๆ กับเพื่อนร่วมงานคนอื่นและเห็นว่าพวกเขาแก้ไขอะไรได้ในทันที หากคุณกำลังคิดว่า แล้วมีอะไรแตกต่างจาก Google Docs ซึ่งมีการเขียนร่วมกันแบบเรียลไทม์เช่นกัน คำตอบคือ ไม่ต้องอาศัยเบราว์เซอร์ในการทำงาน ผมและเพื่อนร่วมงานสามารถสร้างและแก้ไขเอกสารบน Microsoft Word ในเครื่อง ซึ่งสะดวกกว่าและมีคำสั่งครบมากกว่าเวอร์ชันบนเว็บ และยังสริมการป้องกันไม่ให้คุณและเพื่อนร่วมงานแก้ไขงานบรรทัดเดียวกันได้ โดยจะล็อกคนใดคนหนึ่งไว้ และฟีเจอร์สำคัญที่จะมาช่วยคุณยามคับขันคือ ฟีเจอร์ History ที่แสดงให้เห็นเวอร์ชันก่อนๆ ของเอกสารนั้น ถ้าคุณเคยทำงานพร้อมกับคนอื่นบนไฟล์เดียวกันมาแล้ว คุณคงจำได้ถึงความปวดหัวเวลาที่เพื่อนร่วมงานทำเอกสารนั้นพัง ซึ่งหากเหตุการณ์ตรงนี้เกิดขึ้นกับ Word คุณสามารถเลือกคืนค่ากลับเป็นไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าได้อย่างสบายใจ

นอกจากนี้ Word ยังมีฟีเจอร์ฉลาดๆ อย่าง Tell Me ที่ช่วยค้นหาฟีเจอร์อื่นๆ ให้ได้ เพียงพิมพ์ชื่อฟีเจอร์ คำสั่ง หรือสิ่งที่คุณต้องการทำ เช่น “สร้างแผนภูมิ” Tell Me จะเสนอตัวเลือกที่มีความเกี่ยวข้องให้ทันที ผมลองใช้ดูหลายครั้งแล้วและพบว่ามันช่วยได้มากจริงๆ เพราะ Word มีฟีเจอร์และตัวเลือกมากมายเกินกว่าที่ผมจะจำได้ทั้งหมด แม้ว่านี่จะเป็นเพียงการปรับปรุงเล็กๆ แต่ก็มีประโยชน์มากครับModern_attachments_in_Outlook_2016_make_it_easy_to_find_and_attach_files.0

สำหรับ Outlook 2016 ใหม่มีการปรับปรุงวิธีการแนบเอกสารให้ง่ายขึ้น ถ้าเป็นไฟล์ที่คุณเพิ่งใช้ล่าสุด ชื่อไฟล์จะปรากฏให้เลือกทันทีบนรายการดรอปดาวน์ของ Insert File โดยจะแสดงไฟล์ที่เพิ่งใช้เมื่อเร็วๆ นี้ คุณไม่จำเป็นต้องคลิกเลือกไฟล์ที่ต้องการผ่านกล่องโต้ตอบอีกต่อไป และสำหรับไฟล์ที่เก็บไว้บน OneDrive, OneDrive for Business หรือบริการคลาวด์อื่นๆ ของไมโครซอฟท์ เมื่อผู้ใช้เลือกไฟล์ที่ต้องการส่งแล้ว ไฟล์จะไม่ถูกแนบส่งไปกับอีเมล แต่ Outlook จะส่งลิงก์ของไฟล์นั้นไปให้กับผู้รับแทน ซึ่งเป็นการประหยัดพื้นที่เก็บไฟล์สำหรับผู้รับได้อีกด้วย นอกจากนี้ หากคุณชอบการแยกอีเมลอัตโนมัติ คุณจะชอบ Clutter เครื่องมือจัดระเบียบอีเมลใหม่ Clutter จะจัดลำดับความสำคัญของอีเมลและแยกอีเมลที่มีความสำคัญต่ำไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหากให้คุณด้ว

รู้จัก Sway กันหรือยังครับ หนึ่งในแอปน้องใหม่ของ Office ที่น่าประทับใจที่สุด Sway คือส่วนผสมอย่างลงตัวของ Word และ PowerPoint ที่ช่วยคุณนำเสนอเรื่องราวผ่านการสร้างเว็บไซต์ได้ง่ายๆ คุณสามารถใส่รูปภาพ วิดีโอ ทวีต และแผนภูมิต่างๆ ได้มากมาย ผมเองได้สร้างเว็บไซต์ที่เก๋ไก๋ด้วยรูปถ่ายจากการไปเที่ยวพักร้อนหลายๆ ครั้งที่ผ่านมา ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีเองครับ และเนื่องจากเครื่องมือทุกอย่างอยู่บนเว็บ คุณจึงเข้าถึง Sway ได้ฟรี แต่ถ้าคุณมี Office 365 คุณสามารถใช้ Sway ได้จากเครื่องของคุณ นอกเหนือจากบนบราวเซอร์ ซึ่งช่วยให้การเล่าเรื่องเป็นเรื่องง่ายDesign_Tab_Sway_2016.0

Office เวอร์ชันล่าสุดมีความคุ้มค่ามากเมื่อคุณสมัครใช้งาน Office 365 เพราะคุณจะอยู่บนเส้นทางอัปเกรดอย่างถาวรและสามารถใช้ Office บนอุปกรณ์ใดๆ ก็ได้ไม่ว่าจะเป็น Windows PC, Mac, iPhone, iPad มือถือและแท็บเล็ต Android อีกทั้งยังสามารถใช้แอป Office Mobile สำหรับ Windows 10 ที่โหลดได้อย่างรวดเร็วและมีฟีเจอร์พื้นฐานให้คุณแก้ไขเอกสารได้อีกด้วย 

ยุคนี้เราต้องมองไมโครซอฟท์กันใหม่แล้วนะครับ เพราะไมโครซอฟท์มีวิสัยทัศน์ที่เปลี่ยนไปในด้านการส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการ เลิกคาดหวังการเปลี่ยนแปลงครั้งยิ่งใหญ่ทุกๆ สามปีได้แล้วครับ ต่อไป Office ก็จะเหมือน Windows 10 ซึ่งเข้าสู่ยุคที่การเปลี่ยนแปลงจะเป็นแบบการอัปเดตเล็กน้อยแต่มาเป็นประจำสม่ำเสมอและเน้นไปที่การแชร์ข้อมูลและการใช้ฟีเจอร์ของคลาวด์ ถ้าคุณใช้ Office ที่ทำงาน เวอร์ชัน 2016 นี้ ชีวิตคุณจะง่ายขึ้นทั้งที่บ้านและที่ทำงานเหมือนผม เพราะคุณจะมี OneDrive เพื่อจัดเก็บไฟล์ได้มากถึง 1 TB และมีแอป Office สำหรับอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณด้วย ดูเหมือนว่าไมโครซอฟท์ได้ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำให้ Office ทำงานได้ในทุกที่ ซึ่งนับว่าเป็นการโฟกัสที่ดีครับexcel2016.0

ตลอดเวลา 20 ปีที่ผ่านมา Office อยู่กับเราในทุกที่ทุกแห่งที่เราใช้ PC และเมื่อเวลาผ่านไป Office 2016 และ Office 365 ก็ได้ทำให้ชุด Office กลับมาอยู่ในทุกหนทุกแห่งอีกครั้ง คราวนี้ไม่ใช่แค่บน Windows PC แต่ใช้ได้กับทุกที่ทุกแห่งและบนทุกอุปกรณ์ การใช้งานได้ในทุกที่นี่ช่างดีจริงๆ ครับ!

ที่มา: https://www.theverge.com/2015/9/22/9366013/microsoft-office-2016-review

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here