โดย Juan Mi Pung
เมื่อเร็วๆนี้ ทาง Google ได้เปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ใน Gmail เรียกว่า Priority Inbox ซึ่งเป็นมุมมองใหม่ในการอ่านอีเมล์ในกล่องจดหมายเข้า ไม่รวมในจดหมายขยะ โดยจะแยกอีเมล์เป็น 3 กลุ่ม ได้แก่ จดหมายที่สำคัญ จดหมายที่ติดดาว และจดหมายอื่นๆ เรามาลองดูกันว่าการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้จะรุ่งหรือจะร่วง
สำหรับฟีเจอร์การทำงานใหม่นี้ เป็นการกำหนดระดับความสำคัญของจดหมาย (อีเมล์) เพื่อที่ผู้ใช้งานจะสามารถอ่านดูจดหมายเหล่านั้นได้ก่อน โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาจดหมายในกลุ่มอีเมล์ไร้สาระหรือโฆษณาทั้งหลาย ซึ่งตัวกรองจดหมายนั้นสามารถเรียนรู้พฤติกรรมผู้ใช้งานและคัดแยกได้ว่าอีเมล์ไหนควรจะแสดงในลำดับต้นๆ บ้าง
จากการทดสอบนั้น ทางกูเกิ้ลเผยว่าผู้ใช้งาน Priority Inbox นั้นสามารถลดเวลาที่ใช้อ่านอีเมล์ลงไปได้ถึง 15 เปอร์เซ็นต์ทีเดียว และใช้เวลาอ่านจดหมายที่มีความสำคัญมากกว่าเดิม 43% เปรียบเทียบกับจดหมายทั่วไป เพราะว่าปกติแล้วในกล่องจดหมายนั้นมีอีเมล์สารพัดอย่าง ทั้งอีเมล์จากเพื่อนร่วมงาน อีเมล์ของลูกค้า อีเมล์แจ้งเตือนนัดหมาย อีเมล์โดยระบบอัตโนมัติ ตลอดจนอีเมล์แจ้งข่าวสาร โฆษณาต่างๆ นั่นเองครับ
สำหรับผู้ใช้ Gmail อยู่ประจำคงจะทราบว่าอีเมล์ใน Inbox จะถูกแบ่งหมวดหมู่ออกเป็น
- สำคัญและยังไม่ได้อ่าน (Important and unread)
- ติดดาว (Starred) ตัวเลือกนี้เหมาะสำหรับการปักหมุดข้อความที่จะจัดการในภายหลังครับ
- อย่างอื่นที่เหลือ (Everything Else)
ซึ่งเราสามารถบอกระบบได้ว่า อีเมล์จากใครเป็นอีเมล์ที่สำคัญ ก็โหวตเลือกให้อยู่ในหมวด Important เมื่อมีอีเมล์จากคนนี้เข้ามาใหม่ ก็จะย้ายไปอยู่ในหมวดหมู่ Important and unread โดยอัตโนมัติ
โดยปกติแล้ว ทาง Gmail จะพิจารณาปัจจัยหลากหลายประการในการมองหาอีเมล์ที่สำคัญ รวมถึงข้อความที่คุณเปิดและตอบกลับ ถ้าคุณเปิดข้อความจากใครบ่อยๆ หรือตอบกลับอีเมล์ฉบับไหน ระบบก็จะมองว่าอีเมล์นั้นมีความสำคัญ
สำหรับการคัดแยกนี้จะมีความแม่นยำถูกใจผู้ใช้มากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป เนื่องจากคุณสามารถบอกกับคุณลักษณะนี้ว่าจะให้ใช้หลักเกณฑ์แยกจดหมายอย่างไร ด้วยการใช้ปุ่มสัญลักษณ์ + หรือ – กับอีเมล์แต่ละฉบับ ถึงแม้ว่าตอนแรก Gmail แยกให้คุณไม่ถูกต้องตามที่ควรจะเป็นก็ตาม
โดยหากคุณนำเมาส์ไปวางเหนือธงสีเหลือง (Important) จะแสดงข้อความว่าทำไมจดหมายนี้ถึงสำคัญ เช่น Important because you marked it as important (คุณได้ทำเครื่องหมายเอาไว้) หรือ Important mainly because of the people in the conversation (บุคคลในการสนทนามีความสำคัญ) เป็นต้น
– เวอร์ชันโมบายล์ก็มีด้วย
จากการทดลองใช้งานมาระยะหนึ่ง โดยมีการคลิกเพื่อคัดแยก Mark as important / unimportant เป็นระยะๆ ก็พบว่าฟังก์ชันการแยกอีเมล์ Gmail Priority Inbox นั้นมีความแม่นยำสูงกว่า 80% สามารถคัดแยกได้อย่างถูกต้อง อาจมีบางฉบับที่หลุดรอดไปอยู่ใน Everything else แต่ถ้าเคยมาร์กไว้แล้วอีเมล์ลักษณะเดียวกันในวันหลังก็จะปรากฏใน Important เองโดยไม่ต้องมาสั่งอะไรอีกครับ
สร้างตัวกรองจดหมาย เพื่อคัดแยกจดหมายที่สำคัญออกมาก
อันนี้เอาไว้ใช้ในกรณีที่ Gmail ดื้อด้าน ไม่ยอมแยกจดหมายให้เราอ่านง่ายๆ ก็สามารถสร้างฟิลเตอร์ไว้กรองจดหมายใหม่ได้เลยครับ
1. คลิกที่ลิงค์ “Create a filter” ด้านบนขวามือ
2. กรอกอีเมล์แอดเดรสของคนที่คุณต้องการกำหนดว่าเป็นจดหมายสำคัญ คุณยังอาจเลือกใช้คีย์เวิร์ดในเนื้อหา หรือข้อความในหัวข้อ (Subject) ก็ได้ จากนั้นคลิก Next Step >>
3. ทำเครื่องหมายที่หน้าข้อความ “Always mark it as important” ถ้าต้องการให้ใส่ไว้ในหมวด Important หรือ “Never mark it as important” ถ้าไม่ต้องการให้ย้ายไปไว้ในหมวด Important นอกจากนี้ยังสามารถเลือกตัวเลือกอื่นร่วมกันได้ เช่น การติดดาว ติดป้ายกำกับ ส่งต่อโดยอัตโนมัติ ลบจดหมาย เป็นต้น
4. คลิกปุ่ม “Create Filter” เป็นอันเสร็จเรียบร้อย
การตั้งค่า Priority Inbox
คลิกที่ลิงค์ Settings มุมบนขวามือ แล้วคลิกแท็บ Priority Inbox จะมีตัวเลือกดังนี้
Default inbox: สำหรับเลือกรูปแบบการแสดงกล่องจดหมายเข้าเมื่อเข้าสู่ Gmail มีให้เลือกระหว่าง Inbox, Priority Inbox และ The last inbox I used (แสดงรูปแบบที่ใช้ครั้งล่าสุด)
Priority Inbox sections: กำหนดการแบ่งส่วนต่างๆ ของกล่องจดหมาย สูงสุด 4 ส่วน สามารถกำหนดประเภทอีเมล์ที่จะแสดงในแต่ละส่วน กำหนดจำนวนอีเมล์ที่จะให้แสดง การสั่งเพิ่มหรือลบ Section
Filtered mail: อาจเลือก Override filters เพื่อกำหนดให้แสดง Important messages ในกล่องจดหมายเข้า แม้ว่าจะถูกตัวกรองคัดไปไว้ในส่วนอื่นๆ
Importance markers: แสดงเครื่องหมายสำหรับข้อความที่สำคัญ
Show Priority Inbox: สั่งเปิดหรือปิดการทำงานของ Priority Inbox
สำหรับ Priority Inbox ฟีเจอร์ใหม่นี้ผมว่าทางกูเกิ้ลทำออกมาได้ดีทีเดียว ช่วยให้เราไม่พลาดการเปิดอีเมล์สำคัญๆ นอกจากนี้ยังประหยัดเวลาดูอีเมล์โฆษณาทั้งหลาย น่าจะเป็นที่ชื่นชอบของทุกคน ใครยังไม่ใช้ก็รีบไปลองนะครับ เดี๋ยวจะตกเทรนด์ไปซะก่อน