ในยุคที่อุปกรณ์เคลื่อนที่มีบทบาทสำคัญในการทำงานเป็นอย่างมาก พนักงานส่วนใหญ่ต้องการที่จะใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ของตนเอง ไม่ว่าจะเป็นโน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน สำหรับการทำงานเพื่อความคล่องตัว ด้วยอุปกรณ์ที่คุ้นเคย และสามารถทำงานได้ตลอดเวลาที่ต้องการ แต่การทำงานจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ โดยเฉพาะจากภายนอกนั้น มีความเสี่ยงที่อาจจะทำให้ข้อมูลต่างๆ ของบริษัทมีการรั่วไหลออกไปสู่บุคคลภายนอกได้ ซึ่งข้อมูลของบริษัทล้วนแล้วแต่มีความสำคัญที่แตกต่างกันออกไปดังนี้
หน้าที่และความสำคัญของข้อมูลในบริษัท
- ข้อมูลขององค์กรที่มีความสำคัญกับการทำธุรกิจ เช่น ใบเสนอราคาของบริษัทคู่ค้า ซึ่งอาจก่อให้เกิดความได้เปรียบและเสียเปรียบ หากข้อมูลดังกล่าวหลุดออกไปยังบริษัทคู่แข่ง ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่ายในการปกป้องข้อมูลที่ถูกส่งออกไปยังบุคคลภายนอก
- ข้อมูลสำหรับผู้มีอำนาจตัดสินใจ เช่น ทิศทางของบริษัทที่มีผลกับการดำเนินธุรกิจ ต้องเก็บไว้เป็นความลับเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องในการทำงานเท่านั้น หากมีการส่งต่อไปยังบุคคลภายนอก เช่น คู่ค้าทางธุรกิจ จะต้องมีระบบความปลอดภัยที่ไว้ใจได้
- ข้อมูลที่สำคัญในการกำหนดทิศทางขององค์กร จำเป็นจะต้องมีความปลอดภัย ที่สอดคล้องกับข้อกำหนด และกฏระเบียบต่างๆ ของบริษัท และสามารถเผยแพร่ให้กับคู่ค้าเพื่อการเจรจาทางธุรกิจ ได้อย่างปลอดภัย
- ผู้เชี่ยวชาญด้านไอที ซึ่งมีหน้าที่ในการดูแล และจัดการเอกสารต่างๆ ที่สำคัญให้เป็นไปตามกฏระเบียบของบริษัท ควบคุมและจัดการการใช้งานเอกสารให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นและปลอดภัย
- ข้อมูลสำหรับนักพัฒนา ที่ต้องปรับปรุงและพัฒนาแอปพลิเคชันให้มีความสมบูรณ์ และปลอดภัยอยู่เสมอ มีความเข้าใจถึงรูปแบบการทำงาน และการพัฒนาแอปพลิเคชัน บนแพลตฟอร์มต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Windows, Macintosh, iOS,หรือ Android ที่มีความแตกต่างกันออกไป
เครื่องมือสำหรับจัดการด้านความปลอดภัยของข้อมูล
จากความต้องการของผู้ใช้ในแต่ละหน่วยงาน ซึ่งมีความสำคัญ และความต้องการด้านความปลอดภัยที่แตกต่างกันออกไป จำเป็นต้องมีระบบที่ช่วยในการจัดการให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสะดวก และมีความปลอดภัย ภายใต้การควบคุมตามกฏระเบียบของบริษัท ซึ่งไมโครซอฟท์ได้พัฒนาระบบบริหารจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ Azure Rights Management Services ที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบ สามารถควบคุมและจัดการทำงานของพนักงานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆ ให้สามารถทำงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และมีความปลอดภัย สอดคล้องกับนโยบายของบริษัท
การจัดการความปลอดภัยบนอุปกรณ์เคลื่อนที่
Azure Rights Management Services เป็นเครื่องมือสำหรับจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ในการใช้งานระบบต่างๆ ของบริษัท ซึ่งเครื่องมือนี้จะทำงานอยู่บนคลาวด์ ให้อุปกรณ์ต่างๆ สามารถเชื่อมต่อการทำงานจากภายนอกได้อย่างสะดวก มีความสามารถในการจัดการ และควบคุมการทำงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น
- การเข้ารหัสเอกสารสำคัญ เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล โดยเฉพาะเมื่อมีการดึงไปใช้งานภายนอก หากมีการรั่วไหล จะไม่สามารถเปิดใช้งานได้
- เข้าถึงข้อมูลต่างๆ ได้อย่างสะดวกและปลอดภัย ด้วยการทำงานผ่านคลาวด์ ที่สามารถเรียกใช้งานได้ตลอดเวลา มีการควบคุมดูแลการเข้าถึงเอกสาร และการใช้งานจากภายนอกได้อย่างปลอดภัยที่สุด
- แบ่งปันเอกสารเพื่อการทำงานร่วมกันได้อย่างสะดวก สามารถส่งต่อข้อมูลผ่านอีเมล หรือคลาวด์ที่ใช้งานอยู่ ทั้ง Microsoft OneDrive และ DropBox ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถแก้ไขและทำงานร่วมกันได้อย่างปลอดภัย จะมีเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้นจึงจะสามารถใช้งานได้
- มีความสามารถในการทำงานที่ยืดหยุ่น ด้วยการทำงานบนคลาวด์ทำให้สามารถทำงานได้ตลอดเวลาแม้ว่าจะไม่ได้อยู่ภายในบริษัท และยังช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมและจัดการทำงาน ของแต่ละอุปกรณ์ให้เป็นไปตามนโยบายของบริษัทได้ตามที่ต้องการ
- ตรวจสอบการใช้งานที่น่าสงสัย ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดหน้าที่การทำงานของผู้ใช้ในแต่ละคน ให้สามารถแก้ไขเอกสาร หรือทำงานต่างๆ พร้อมกันได้อย่างปลอดภัย สามารถตรวจสอบการทำงานย้อนหลังของผู้ใช้แต่ละคน มีการแก้ไขข้อมูลในส่วนใดบ้าง ถูกต้องตามที่กำหนดหรือไม่
Azure Rights Management Services เป็นระบบการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ในสำนักงานที่ช่วยให้พนักงานสามารถใช้งานข้อมูล รวมถึงระบบการทำงานต่างๆ ในบริษัทได้อย่างปลอดภัย ด้วยอุปกรณ์ของตัวเอง ซึ่งจะรองรับระบบปฏิบัติการต่างๆ ทั้งบน Windows, Android, หรือ IOS เน้นการใช้งานที่ง่ายและรวดเร็ว เข้าถึงได้ในทุกๆ เมื่อที่ต้องการด้วยการทำงานผ่านคลาวด์ในแบบ Single sign-on หรือการลงชื่อเข้าใช้เพียงครั้งเดียว สามารถเข้าถึงข้อมูลและระบบต่างๆ ในองค์กรได้อย่างปลอดภัยที่สุด ซึ่งผู้ดูแลระบบจะสามารถเข้ารหัสข้อมูล กำหนดสิทธิ์การใช้งานให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเป็นรายบุคคล และสามารถติดตามการใช้งาน รวมถึงการแก้ไขข้อมูลย้อนหลัง ตรวจสอบการใช้งานที่ผิดปกติ เพื่อการแก้ไขปัญหาความปลอดภัยได้อย่างทันท่วงที